Coworking einmal anders: Der Aktivtag

Vor kurzem habe ich das Buch “Drive” zu lesen begonnen, in dem Daniel H. Pink betrachtet, was uns wirklich motiviert und antreibt. Die “intrinsische Motivation”, also der Antrieb, der nicht von außen, sondern aus uns selbst heraus entsteht, spielt darin eine wichtige Rolle. Diese antreibende Wirkung haben zum Beispiel die Freude an den eigenen Fortschritten und der positive Wettbewerb innerhalb eines Teams. Dazu passt ein interessanter Kommunikationsansatz, den ich auf GigaOm gefunden habe. Der Artikel bezieht sich auf das Buch “9 Steps to Work Less and Do More“. Darin beschreibt “Get It Done Guy” Stever Robbins den “action day”, was ins Deutsche recht gut mit “Aktivtag” zu übersetzen ist. Robbins beschreibt die Besonderheit des Aktivtags mit folgenden Worten:

“Du besorgst dir mit deinen Freunden eine Konferenzleitung. Ihr vereinbart einen stündlichen Termin, zum Beispiel immer zur vollen Stunde. Zu jedem Termin liest eine Person (du?) die Teilnehmerliste vor. Jede genannte Person erklärt, was sie in der vergangenen Stunde getan hat. Dann erklärt sie, was sie in der kommende Stunde erledigen wird. Hat jeder Bericht erstattet, legt ihr wieder auf und geht an die Arbeit!”

Es geht also darum, mindestens eine Stunde vorauszudenken und sich gegenüber dem Team auf eine Aufgabe festzulegen. Nach einer Stunde legt man dann Rechenschaft darüber ab, wie das Ganze in der Praxis aussah. Diese Mischung aus Planung, Transparenz und Verbindlichkeit hat mich sofort fasziniert und heute haben wir sie zum ersten Mal in der Firma ausprobiert.

Als virtuelles Internet-Unternehmen kam für uns aber natürlich kein antiquiertes synchrones Medium mit enorm verlustbehafteter Audio-Übertragung in Frage. ;-) Statt dessen nutzten wir eine eigens für den Aktivtag in unserem Yammer-Netzwerk eingerichtete Gruppe. Jeweils (mehr oder weniger) zur vollen Stunde informierten wir einander durch kurze Postings, was wir seit der letzten Meldung erledigt hatten. Hier einige Beispiele:

  • “9:00-10:00 E-Mails und Tickets bearbeitet”
  • “12:00-13:00 sipgate client reparieren und Recherche für Angebot”
  • “14:00 bis 15:00 Kanban-Buch lesen”
  • “14:00-15:30 Pause und Besuch im Reisebüro”
  • “16:00-17:30 weiterer Git-Support”

Es hat wirklich Spaß gemacht, die eigenen Fortschritte mitzuteilen und gleichzeitig zu sehen, an was der Kollege gerade arbeitet. Auch die Transparenz im virtuellen Team wurde auf diese Weise deutlich verbessert. Entsprechend positiv war auch das Feedback: “Das Konzept Aktivtag gefällt mir! Fühlt sich fast so an, als würden wir in einem Büro zusammensitzen.”

Zugegeben, der Verbindlichkeitsfaktor kam dieses Mal zu kurz, das werden wir bei den nächsten Malen verbessern.

Ab sofort ist der Mittwoch also unser offizieller Aktivtag. Ich bin aber jetzt schon sicher, dass sich unsere Fortschrittsmeldungen nicht mehr allein auf diesen Wochentag beschränken werden…

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Auf Ziele zuarbeiten

“Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will.” Dieses Zitat von Michel de Montaigne trifft auf alle Aspekte des Lebens zu. Erst wenn wir wissen, wohin die Reise gehen soll, können wir uns auf dieses Ziel ausrichten, den Weg beginnen und unterwegs immer wieder prüfen, ob eine Kurskorrektur notwendig ist. Deshalb soll es in diesem Eintrag um Ziele gehen.

Für eine Neuorientierung gibt es zwei Ansätze: einen schweren und einen leichten.

Die schwere Variante besteht darin, das Ruder komplett herumzureißen und auf einen Schlag große Umwälzungen in Gang zu setzen. Dieser Ansatz wird oft von Menschen gewählt, die wichtige Veränderungen immer wieder vor sich her geschoben haben und plötzlich, zum Beispiel durch einen Herzinfarkt, deren dringende Notwendigkeit erkennen. Ich will gar nicht lästern, denn ich kenne diese Art der Neuorientierung aus eigener Erfahrung. Zum Beispiel habe ich nach meinem Studium meine Finanzen so lange vernachlässigt, bis mich meine Bank in freundlichem, aber bestimmtem Ton zu einem Gespräch einlud, um mit mir die Ziele meiner Rückzahlungen zu besprechen.

Heute ist mir der leichte Ansatz lieber. Er besteht darin, in kurzen Abständen behutsame Kurskorrekturen vorzunehmen. Die japanische Sprache kennt dafür ein eigenes Wort: “kaizen”. Über die Lean-Manufacturing-Bewegung hielt es auch in die Geschäftswelt Einzug und bezeichnet mittlerweile weltweit das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung auf allen Ebenen eines Unternehmens.

Dieses Prinzip der kleinen Schritte hilft, den größten Feind der Veränderung in Schach zu halten: die Angst. Große Umwälzungen rufen sofort bei den Betroffenen Widerstand und Beharrungskräfte auf den Plan. Kleine Korrekturen hier und da hingegen sind einfach zu nehmen, liefern schnelle Ergebnisse und zeigen Alternativen für die nächsten Schritte auf.

Wie schon eingangs erklärt, ist dabei wichtig, definierte Ziele zu haben, auf die alle Korrekturen ausgerichtet sind. Solche Ziele können wir für alle Aspekte des Lebens definieren:

  • Finanzen
  • Karriere, geschäftliche Ziele
  • Freizeit, Familie
  • Gesundheit, Erscheinungsbild
  • Beziehungen (Geschäftspartner, Freundschaft, Ehe)
  • Persönliches Wachstum (Weiterbildung, Spiritualität)
  • Dinge bewegen (Soziales Engagement, Träume verwirklichen)

Für jeden dieser Aspekte können wir ein oder mehrere Ziele definieren, indem wir zunächst Inventur halten, was uns im jeweiligen Bereich wichtig ist. Aus diesen Erkenntnissen leiten wir dann klare, messbare Ziele sowie konkrete Maßnahmen ab.

Nehmen wir als Beispiel den ersten Bereich, “Finanzen”. Angenommen, mir ist es wichtig, finanziell auf stabilen Beinen zu stehen und kurzfristige Rückschläge gut überstehen zu können. Dann könnte ein messbares Ziel lauten: “Bis Ende dieses Jahres werde ich einen Notgroschen in Höhe von X Euro zur Seite legen.” Und die passende Maßnahme: “Dazu überweise ich jeden Monat Y Euro auf ein Tagesgeldkonto.” Viele mögen sich auch mit dem Thema “Gesundheit” identifizieren: “Bis Ende des Jahres werde ich mein Gewicht auf 85kg verringern. Dazu werde ich mindestens zwei Mal in der Woche das Fitnessstudio besuchen und Bier nur noch während der Sportschau1 trinken”.

Und dieses Ziel schreibe ich dann, zusammen mit den Maßnahmen zu seiner Erreichung, auf. Das ist die wichtigste Handlung, um ein Ziel zu erreichen! Aufschreiben: mindestens das Ziel und am besten auch die konkreten Schritte, die mich ihm näher bringen. Schwarz auf weiß (oder grün auf schwarz, falls man dafür lieber WordStar einsetzt) dokumentiert, kann ich mir meine Ziele immer wieder unverfälscht vor Augen führen, wie ich sie ursprünglich definiert hatte.

Noch stärker wird ein Ziel, wenn ich es öffentlich mache. Es muss ja nicht gleich eine Anzeige in der FAZ sein. Es reicht schon, eine Freundin, einen Berater oder Lebenspartner hinzuzuziehen, denen ich mitteile, welches Ziel mir wichtig ist. So gewinne ich Mitstreiter, die mir helfen können, auf Kurs zu bleiben. Außerdem baut sich dabei ein bisschen Druck auf, was manchmal auch ganz gut ist. Auch Social Media kann dafür eine Plattform sein: Für das “Berichten über die eigene Gewichtsentwicklung im Web” hat sich schon vor Jahren ein kürzerer Begriff eingebürgert: “Fatblogging”.

Wenn ich aus leidhafter Erfahrung befürchten muss, dass ich mich gern an entscheidenden Stellen aus der Affäre ziehe und schnell eine triftige Ausrede für Kursabweichungen zur Hand habe, dann kann ich mich dem Freund, Berater oder Partner gegenüber auch zur Rechenschaft verpflichten. Ich lege nicht nur offen, was ich gern erreichen möchte, sondern auch, welche Maßnahmen ich ergreifen werde, um meinem Ziel Schritt für Schritt näher zu kommen. Wichtig ist dabei, von Anfang an konkret zu sein: Was werde ich tun? Wann werde ich es tun? Wie erhält mein Rechenschafts-Partner Einblick in meine Fortschritte? Dann beginnt ein Kreislauf aus Berichterstattung, Analyse der Fortschritte und daraus abgeleiteten Entscheidungen, der mich schließlich zum Ziel führt. Nicht umsonst ist das die Standardmethode im professionellen Coaching.

Manchmal kann es auch passieren, dass ich mich bewusst entscheide, mein Ziel nicht zu erreichen. Vielleicht haben sich die Umstände geändert, vielleicht hat das Ziel mittlerweile seinen ursprünglichen Sinn für mich verloren. Kein Problem. Es ist besser, schon nach einem Stück des Weges zu erkennen, dass er für mich nicht mehr der richtige ist, als große und vielleicht sogar schmerzhafte Umwälzungen durchzustehen und erst dann zu erkennen, dass sie sinnlos waren.

Zum Schluss fasse ich zusammen, was wichtig ist, wenn wir Veränderungen bewusst und zielsicher herbeiführen wollen:

  1. Definiere Ziele. Formuliere sie messbar und konkret, damit du jederzeit erkennen kannst, wie weit sie noch entfernt sind und ob du noch auf dem richtigen Weg bist.
  2. Definiere Maßnahmen. Formuliere sie ebenfalls messbar und konkret: Was ist wann zu tun?
  3. Verpflichte dich anderen gegenüber zur Rechenschaft und ziehe ggf. jemanden hinzu, der dich in der Rolle eines Coachs auf deinem Weg begleitet.
  4. Prüfe regelmäßig, ob deine Ziele für dich immer noch den gleichen Wert haben wie am Anfang. Ersetze sie ggf. durch neue, sinnvollere Ziele.

Wie sehen eure Erfahrungen mit Zielen aus? Was hilft euch, den richtigen Kurs zu finden und beizubehalten?


  1. Die Sportschau gibt’s noch, oder? Ich habe schon lange keinen Fernseher mehr… ↩

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Eine GTD-Webanwendung (ver)heißt Nirvana

Mittlerweile gibt es eine Reihe ansprechend gestalteter und effizient zu bedienender Desktop-Anwendungen für mehr Produktivität. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist Things. Leider gibt es die Software nur für Mac-Anwender, und auch für die natürlich nur auf den Rechnern, auf denen sie installiert ist.

“Getting Things Done”-Anwendungen im Web hingegen kann man von jedem Browser der Welt aus nutzen. Ihr Design und Bedienungskonzept lässt leider oft zu wünschen übrig. Dass das auch anders geht, zeigt Nirvana.

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Der Newcomer unter den GTD-Umsetzungen ist momentan im geschlossenen Betatest und deshalb nur mit Einladungscode zugänglich. Er zieht alle Register moderner Webanwendungen, um eine ansprechende und flüssig zu bedienende Benutzerschnittstelle zu schaffen. Platzhirsche wie Remember The Milk, aufgepasst!

Nach dem Login präsentiert sich Nirvana in einem aufgeräumtem Layout, das frappierend an Things erinnert. So findet sich in der linken Seitenleiste außer dem Eingangskorb (“Inbox”) und den Sektionen für Projekte, geparkte Aufgaben (“Waiting”) und Aufgaben mit bestimmtem (“Scheduled”) und unbestimmtem Termin (“Someday”) auch die Liste der heute zu erledigenden Aufgaben (“Today”). Rechts wird der jeweils aktive Ausschnitt der Aufgabensammlung dargestellt.

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Wer die Handhabung von Mac- und iPhone-Anwendungen gewohnt ist, findet sich in Nirvana sofort zurecht. Ich habe den Eindruck, dass man sich beim kanadischen Hersteller PeopleLikeUs gesagt hat: “Lieber Gutes kopieren als Schlechtes erfinden.” Und am Ergebnis gemessen erweist sich das als eine schlaue Taktik. Alle Arbeitsschritte der Aufgabenverwaltung sind hier schnell erledigt — schließlich geht es darum, mit der knappen Zeit möglichst produktiv umzugehen. Schon bei der Erfassung neuer Aufgaben wird das beherzigt, indem sie durch die Eingabe des Aufgabentitels eingeleitet wird. Das anderswo notwendige Klicken eines “New”-Buttons bleibt dem Anwender erspart.

Wenig überraschend können Aufgaben in Nirvana neben Titel und Beschreibung noch mit einem Startdatum und einem Endtermin sowie mit Stichworten (“Tags”) versehen werden. Über diese Tags erfolgt auch die Zuordnung einer Aufgabe zu denjenigen Kontexten, in denen sie sinnvoll bearbeitet werden kann. Weil das GTD-System auf Prioritäten verzichtet und die nächste anzupackende Aufgabe dynamisch nach gerade passendem Zeit- und Energieaufwand ausgewählt wird, sieht Nirvana auch Angaben für diese beiden Kriterien vor.

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So entstehen schnell die dem GTD-System zugrunde liegenden Listen von Aufgaben, die einfach per Ziehen an der gepunkteten “Greiffläche” geordnet werden können. Mit einem Mausklick kann eine Aufgabe für den heutigen Tagesplan vorgemerkt und nach ihrer Erledigung abgehakt werden.

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Auch wer gern mit der Tastatur arbeitet, kommt bei Nirvana auf seine Kosten. Für die Anwender von Smartphones und Tablets hält Nirvana angepasste Bildschirm-Layouts bereit; die bei Desktop-Anwendungen nötige (und oft lästige) Synchronisation entfällt hier natürlich komplett. Fairerweise muss dabei auch erwähnt werden, dass eine Möglichkeit zum Offline-Arbeiten bislang fehlt.

Alles in allem bin ich beeindruckt, wie effizient das Arbeiten in Nirvana vonstatten geht. Diese Webanwendung hat das Zeug dazu, eine der führenden Anwendungen auf dem GTD-Markt zu werden. Dabei wird natürlich auch die Preisgestaltung eine Rolle spielen, denn Nirvana wird nach dem Ende der Testphase nur in einer Basisvariante kostenlos bleiben.

Zum Schluss frage ich mich lediglich noch, ob es wohl mit ein wenig mehr Kreativität möglich wäre, den schalen Beigeschmack nach Plagiat zu beseitigen, der mich bei meinen Tests beschlichen hat.

Update 2010-08-27: Eine Offline-Funktion auf Basis von HTML 5 ist bereits in Arbeit.

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Das 22-Minuten-Meeting

30 Minuten. Meistens die Standard-Dauer von Besprechungen, die über Outlook organisiert werden. Sie hat zur Folge, dass so manche Besprechung länger dauert als nötig und außerdem danach die Zeit fehlt, pünktlich zur nächsten Besprechung zu erscheinen, weil diese ebenfalls wieder auf einer 30-Minuten-Grenze liegt.

Nicole Steinbok hat sich dafür eine Lösung ausgedacht und präsentiert sie in folgendem (englischsprachigen) Video in Form eines iGNiTe-Vortrags:

Das im Vortrag erwähnte Poster findest du auf www.22minutemeeting.info.

Das Format der iGNiTe-Vorträge mit exakt 20 Folien à 15 Sekunden ist übrigens eine weitere Abhilfe für einen weit verbreiteten Zeitfresser: lange, ineffiziente Präsentationen.

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Meetings verkürzen mit der Besprechungskosten-Uhr

Schon oft habe ich es erlebt, wie Teilnehmer nach einer mehr oder weniger fruchtlosen Besprechung mal kurz überschlugen, was diese Zusammenkunft dem Unternehmen in etwa an Kosten verursachte. Es ist gut, sich diese Gedanken zu machen, denn Zeit ist hier wirklich Geld. Nur ist es im Nachhinein zu spät!

Früher setzt die Besprechungskosten-Uhr an, auf die ich über Gerald Hensel gestoßen bin:

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Man stellt sie einfach zu Beginn einer Besprechung auf den Tisch und gibt die Anzahl der Teilnehmer sowie deren durchschnittlichen Stundensatz ein. Ein Druck auf den beleuchteten Knopf startet den Kostenzähler. Er erinnert alle Teilnehmer daran, dass es nicht nur Zeit und Nerven spart, sich kurz zu fassen und auf ein konkretes Ergebnis hinzuarbeiten.

Das Gerät trägt den Namen “Bring TIM!®”, wobei “TIM” für “Time Is Money” steht, und ist auf http://www.bringtim.com/ erhältlich.

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