Vor Jahren war die ABC-Methode das Patentrezept des Zeitmanagements, und heute ist es wohl “Getting Things Done”. “GTD” ist in aller Munde, aber um was geht es denn da?
Getting Things Done ist ein System der Selbstorganisation, das David Allen in seinem populären gleichnamigen Buch vorgestellt hat. Sein Konzept hat das Ziel, den Anwender zu entlasten, seinen “Arbeitsspeicher” so leer wie möglich zu halten. Allen hat dazu einen Organisationsprozess entworfen, der es ermöglicht, Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen — entweder, weil sie erledigt sind oder weil sie sicher in einer guten Ablage verwahrt wurden.
Dieser Artikel soll einen kurzen Einblick in das GTD-System geben, ohne den Anspruch der Vollständigkeit zu erheben. Wer das System einmal selbst ausprobieren will, sollte wirklich das Buch lesen und beginnen, seine Ansätze in der Praxis anzuwenden.
Effektiv und Effizient
Getting Things Done hat das Ziel, die beiden Schlagwörter “effektiv” und “effizient” in die Praxis umzusetzen. “Effektiv” arbeiten heißt, sich für ein Vorgehen zu entscheiden, das den gewünschten Effekt optimal erzielt (“Das Richtige tun”). Und was wir tun, sollten wir so angehen, dass es möglichst wenig Aufwand erzeugt. Dann arbeiten wir auch effizient (“Es richtig tun”).
Oft sieht es aber anders aus, wie folgende Parabel veranschaulicht:
Ein weiser taoistischer Mönch wurde einmal von seinen Schülern gefragt: “Meister, ihr seid ein so vielbeschäftigter Mann, und trotzdem seid ihr immer ruhig und gelassen, wie schafft ihr das?” Da antwortete der Mönch: “Ganz einfach: Wenn ich sitze, dann sitze ich, wenn ich stehe, dann stehe ich, und wenn ich gehe, dann gehe ich.” “Das tun wir auch”, entgegneten die Schüler. “Nein”, sprach der Mönch, “wenn ihr sitzt, dann steht ihr schon, wenn ihr steht, dann geht ihr schon, und wenn ihr geht, dann seid ihr schon am Ziel.”
GTD will durch einen wiederkehrenden Ablauf (“Workflow”) und ein Ablagesystem (“Sammlung”) den Rahmen schaffen, in dem wir uns gezielt genau dann mit einer bestimmten Aufgabe auseinandersetzen, wenn das effektiv ist. Der Satz “Daran muss ich unbedingt denken” ist eine verbreitete Quelle von Stress und Erschöpfung. GTD will ihn durch “Daran werde ich beizeiten denken” ersetzen.
Sammelleidenschaft
Die wichtigste Ablage innerhalb der Sammlung ist der Eingangskorb. Egal, ob es sich dabei um eine reale Kiste für Gegenstände handelt, um den E-Mail-Eingang oder um eine Sammlung von Dateien — hier setzt der GTD-Prozess an. Alles, was meiner Aufmerksamkeit bedarf — jetzt oder später — kommt erst mal in die “Inbox”, unsortiert, ohne Priorität, ohne über ihre Erledigung nachzudenken. Das Motto lautet “Hier ist die Angelegenheit erst einmal gut aufgehoben, du kannst dich ihr jederzeit widmen, also entspann dich”.
Sehen, Urteilen, Handeln
Der GTD-Workflow besteht aus zwei Teilen: Da gibt es zunächst die periodische Betrachtung (“Review”), bei der ich meine Sammlung so ordne, dass ich sie möglichst effizient abarbeiten kann. Im zweiten Schritt geht es dann um die Erledigung meiner Jobs, die mir letztlich kein noch so tolles Verwaltungskonzept ersparen kann.
Bei der Betrachtung geht es darum, Ordnung in meine Sammlung zu bekommen. Für jede Sache muss ich ein für allemal entscheiden, wie es mit ihr weitergeht.
Nun ist zum Beispiel “Party vorbereiten” keineswegs konkret und “Einladungen verschicken, Einkaufen, Partyraum schmücken” gleich eine ganze Reihe von Aktionen. Wir haben es mit einem Projekt zu tun. Projekte mit ihren Aktionslisten lege ich gesondert ab. Das Prinzip der “nächsten Aktion” lässt mich später angesiedelte Aufgaben zunächst ignorieren.
Aufgaben werden in die Liste der nächsten Aktionen eingereiht oder, wenn sie zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen, in den Kalender eingetragen.
Dabei gilt eine Ausnahme: Leichtgewichtige Aktionen, die uns weniger als zwei Minuten kosten, werden sofort erledigt. Was weg ist, ist weg!
Im Zusammenhang
Auch die größeren Brocken müssen irgendwann aus der Welt geschafft werden. Um Aktionen gezielt auszuführen, brauche ich einen Überblick, welche von ihnen ich in der aktuellen Situation überhaupt sinnvoll angehen kann. Am Schreibtisch im Büro brauche ich mich nicht mit “Rasendünger einkaufen” zu beschäftigen (es sei denn, ich bestelle ihn online). Deshalb ordnet das GTD-Konzept jede Aktion einem oder mehreren “Kontexten” zu. Sollte ich gerade mal nicht in einer Besprechung sitzen, kann ich nachschauen, welche Aktionen aus dem Kontext “Büro” als nächstes zu erledigen sind. Und bevor ich mich aufs Fahrrad setze, lohnt es sich, einen Blick in den Kontext “Unterwegs” zu werfen, damit der Rasen nicht verhungert. Der Kontext “Am Telefon” lässt sich vielerorts anpacken: am Schreibtisch, in der Bahn (ich achte natürlich auf meine Lautstärke…) oder zuhause.
Zusammenfassung
Die Basis von Getting Things Done ist das Sammeln und die periodische Pflege der Aufgabensammlung. Die Erkenntnis “Aus den Augen, aus dem Sinn” wird hier bewusst genutzt: Dinge, die mich nur von momentan Wichtigerem ablenken würden, werden ausgeblendet.
Kommen neue Aufgaben, kann ich durch sofortiges Erledigen kleiner Aktionen sowie durch konsequentes Wegwerfen und Delegieren die Sammlung so klein wie möglich halten.
Und wann immer ich Zeit habe, sie noch weiter zu verkleinern, kann ich meiner Sammlung entnehmen, welche Aktionen im aktuellen Kontext als nächste zu erledigen sind und diese gezielt anpacken.
GTD ist unkompliziert, aber wirkungsvoll. So ist es kein Wunder, dass sich viele Anwender, Websites und Softwarehersteller dafür begeistern. Auch hier im Blog wird es einen festen Platz haben.
Mai 3rd, 2007 at 17:49
[...] ausführlicher als meine kurze Einführung in Getting Things Done beschreibt Johannes Kleske auf imgriff.com das Organisationskonzept von David [...]
Mai 10th, 2007 at 12:28
[...] ausführlicher als meine kurze Einführung in Getting Things Done beschreibt Johannes Kleske auf imgriff.com das Organisationskonzept von David [...]
Juli 5th, 2007 at 08:38
[...] in meinem Artikel über Getting Things Done habe ich die Parabel zitiert, in der ein Mönch feststellt: “Wenn ihr steht, dann geht ihr [...]