Neben der Höflichkeit, beim Schreiben einer E-Mail auf Rechtschreibung und Grammatik zu achten, kann man noch auf einige Kleinigkeiten achten, damit die Nachricht einen professionellen Eindruck erweckt.
In Setup Your Email to Look Professional gibt Mark Shead dazu einige gute Tipps:
Lasse deinen Namen statt deiner Adresse anzeigen. Wenn du eine E-Mail verschickst, sollte sie deinen Namen als Absender anzeigen, nicht (nur) deine E-Mail-Adresse. Dazu muss er im Mailprogramm eingetragen und ggf. noch eine Option aktiviert werden.
Gib deinen vollen Namen an. Manche Leute benutzen gern allein ihren Vornamen, aber wenn jemand deine Mails in einem vollen Postfach sucht, könnte die Erkenntnis, welcher “Tom” das wohl ist, schwer werden.
Verwende keinen Spitznamen. Herauszufinden zu müssen, wer hinter einem Pseudonym steckt, nervt. Es mag aus Gründen der Privatsphäre sinnvoll erscheinen, den realen Namen zu verstecken, aber dann nimmt der Empfänger die Nachricht eventuell nicht ernst oder wertet sie im schlimmsten Fall als Spam.
Vermeide komplizierte Formatierungen. Aus den Möglichkeiten, die das eigene Mailprogramm bietet, um Mitteilungen hübsch zu gestalten, sollte man nicht schließen, dass sie beim Empfänger in gleicher Form angezeigt werden. Das Ergebnis kann im schlimmsten Fall ein unverständliches Durcheinander sein.
Wähle einen professionellen Kontonamen. Vielleicht war “hanfmeister@web.de” seinerzeit eine gute Idee und deine Freunde verstehen den versteckten Humor. Jemand, der dich noch nicht kennt, wird jedoch nicht die gleichen Schlüsse ziehen.
Verwende deine eigene Domain. Wer eine Website mit einer eigenen Domain betreibt, sollte letztere auch für E-Mail verwenden. Ich verstehe es nicht, wenn Firmen zwar mit einer eigenen Web-Domain werben, dann aber eine T-Online-Adresse für E-Mail angeben. Schließlich sind beides Internet-Dienste und eine gemeinsame Domain hilft beim Merken der Kontaktdaten.
Nutze Textbausteine. Wer immer wieder die gleichen Texte in E-Mails schreibt (zum Beispiel Grußformeln oder Antworten auf häufig gestellte Fragen), sollte sich durch eine Textbaustein-Software helfen lassen. Unter Mac OS X gibt es dafür RapidoWrite oder MailTemplate.
Halte Signaturen kurz. Zwei bis vier Zeilen sind genug. Niemand hat Interesse an deiner Lebensgeschichte, immer und immer wieder. Wer sich für Details interessiert, wird dem Link folgen, der sicherlich in der Signatur enthalten ist. Und bitte verzichte vor allem auf diese unsinnigen Rechtshinweise (“Wenn Sie diese Mail unberechtigt erhielten, vergessen Sie bitte sofort alles, was sie gerade an Peinlichkeiten gelesen haben.”)
Als Bonus füge ich noch hinzu:
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