Produktiv trotz übervollem Terminkalender

Scott H Youngs Artikel “10 Tips for Staying Productive While Being Scheduled to Death” kam genau pünktlich, als hätte Scott meine mentalen Hilferufe gehört. “Zu Tode verplant” ist eine gute Beschreibung meiner aktuellen Situation, in der ich andauernd Besprechungen mit mehr Leuten halten muss als ich auf Anhieb aufzählen kann.

Der daraus resultierende Terminplan ist das genaue Gegenteil von dem, was man zur Erledigung von Aufgaben braucht. Hierfür sind nämlich längere freie Zeiträume ideal.

Zunächst unterscheidet Scott Projekte von Ereignissen. Während Projekte wenig bis keine zeitlichen Einschränkungen haben, sind Ereignisse an feste Termine gebunden. Das meistgehasste Ereignis im Berufsleben dürfte das “Meeting” sein. In einem Minenfeld von Ereignissen wird es schwer, mit den Projekten weiterzukommen. Scotts folgende Tipps helfen aber dabei:

  1. Morgenritual: Früh am Morgen ist oft noch am meisten Zeit. Das ist die Gelegenheit, Projektaufgaben anzupacken und den Rest des Tages zu planen.
  2. Aufgabenplanung: Die Lücken im Terminkalender von 15, 20 oder 45 Minuten verplant man am besten im voraus. An einem zerstückelten Tag ist es keine gute Idee, einfach zu tun, was einem in den Sinn kommt. Vorausplanen verhindert, diese Zeit zu vergeuden.
  3. Nein sagen: Leicht fällt man in die Falle, zu glauben, dass jedes Ereignis Vorrang hat. Projektarbeit kann oft einen weitreichenderen Einfluss haben als unwichtigen Besprechungen oder anderen Ereignissen beizuwohnen, nur weil andere das erwarten. Der beste Weg, einen fragmentierten Terminkalender zu überstehen, ist, erst gar keinen zuzulassen.
  4. Wichtige Arbeit betonen: Trag eine Aufgabenliste für wichtige Projekte mit dir herum, die Endtermine enthält. So erinnerst du dich ständig an die Jobs, die vielleicht ansonsten untergingen.
  5. Meide die Versuchung der Prokrastination: Wenn du nur 20 Minuten Platz zwischen Terminen hast, ist es verlockend, die Zeit einfach vorbei gleiten zu lassen. Geh offline, schalte das Telefon und andere Unterbrecher ab, wenn du nur ein paar Minuten Platz hast.
  6. Mach die Arbeit nicht zu: Wenn man Arbeit wegen eines Termins ruhen lassen muss, hilft es beim späteren Anknüpfen, wenn du die Fenster, Bücher oder Geräte nicht schließt. Sie erinnern dich bei der Rückkehr an die unterbrochene Arbeit und es kann gleich weiter gehen.
  7. Erkläre einen Projektkiller-Tag: Räum einen Tag in der Woche frei, um mit wichtigen Projekten weiterzukommen. Wenn ein ganzer Tag nicht drin ist, versuche es wenigstens mit einem Vormittag. Wenn du keine Zeit für Wichtiges reservierst, wer dann?
  8. Kein Multitasking: Aufgaben gleichzeitig zu erledigen ist verlockend, aber ineffizient. Nur wenige Leute beherrschen wirklich mehrere Tätigkeiten gleichzeitig. Anstatt zwei Aufgaben in der Zeit abzuhaken, die eine erfordert, schaffst du am Ende zwei — und zwar schlecht — in der Zeit, in der du vier hättest erledigen können.
  9. Sei mobil: Je nach Projekt mag es nicht möglich sein, es mitzunehmen. Aber fast jeder kann ein Buch oder einen Laptop mitnehmen und auch außerhalb des Büros kleine Aufgaben erledigen.
  10. Finde deine Sweet Spots: Der “sweet spot” ist das Gebiet auf einem Golf- oder Baseballschläger, auf dem sich die Kraft so verteilt, dass ein idealer Schlag entsteht. Wenn dein Tag zerstückelt ist, musst du die “Sweet Spots” in deinem Terminkalender ermitteln. Das könnten längere Abschnitte ununterbrochener Zeit sein oder Zeiten, an denen du mehr Energie aufbringen kannst. Wenn du diese Zeiten kennst, lass nicht zu, dass du sie mit Aufschieberei oder unwichtigen Aufgaben vergeudest.

Den Hinweis auf das mobile Arbeiten kann ich bestätigen. Ich liebe meinen MacBook Pro, seine ganze hilfreiche Software und das Überall-Büro im Web. Virtuelle Desktops erlauben es mir, alle Programme, die ich zur Planung und für meine aktuelle Arbeit benutze, offen zu lassen und einfach zwischen ihnen zu wechseln. Was ich noch nicht umgesetzt habe, aber seit einigen Wochen plane, ist der Projektkiller-Tag. In der kommenden Woche werde ich den wohl mal ausprobieren.

Dieser Artikel wurde von Jochen am Sonntag, 2. März 2008, um 20:02 veröffentlicht und unter Organisation abgelegt. You can skip to the end and leave a response. Pinging is currently not allowed. Du kannst die Kommentare auf den Artikel als RSS 2.0 Feed abonnieren.

4 Responses to “Produktiv trotz übervollem Terminkalender”

  1. Tom Schimana Says:
    März 2nd, 2008 at 21:05

    zu Punkt 6:

    Mach die Arbeit nicht zu..aber speichere sie ab. :-)

    Das vergessen viele dabei.

  2. konqui Says:
    März 2nd, 2008 at 21:49

    Die Tipps sind sind schlecht, leider lassen die sich oft nicht Umsetzen, zumal wenn es bei Ereignissen fast immer darum geht schnell zu handeln.

    Programme bzw. Fenster offen zu lassen das habe ich schon perfektioniert. Aktuell habe ich 66 xterms offe :) .

    Ich glaube was ich noch mal verinnerlichen sollte ist das nein sagen. Mal schauen wie sich die kommende Woche verhält :)

  3. Sebastian Says:
    März 14th, 2008 at 14:31

    Danke fuer die Muehe des Uebersetzens. Sehr gut geschrieben. ;-)

  4. Jochen Says:
    März 14th, 2008 at 19:59

    Danke, Sebastian! Freut mich, dass er dir nützt.

    Gruß, Jochen

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