Im Artikel “Top 10 Email Productivity Boosters” listet das Lifehacker-Blog wichtige Tipps auf, die den Umgang mit E-Mail effizient machen:
Insbesondere im beruflichen Umfeld erhält man viele E-Mails, weil man zu einem Verteiler gehört oder im “CC”-Feld (“Carbon Copy”, eigentlich also die altertümliche Durchschlagskopie per Schreibmaschine) eingetragen wurde. Für einen Empfänger unter vielen haben solche Mails meist keine große Wichtigkeit. Ich lasse solche E-Mails in einen eigenen Ordner namens “Notme” wegsortieren. Alternativ kann man natürlich E-Mails, bei denen man (vielleicht sogar als einziger) im “To”-Feld steht, besonders hervorheben lassen.
E-Mails, die von Newslettern, Mailinglisten und anderen weniger wichtigen Quellen stammen, kann man per Filterfunktion automatisch wegsortieren lassen. Damit verbleiben im Eingangskorb weitestgehend nur noch die wirklich relevanten Nachrichten.
Viele E-Mail-Programme (z.B. Apple Mail) und Web-Maildienste (allen voran Google Mail) haben leistungsfähige Suchfunktionen. Hat man erst einmal die Gewissheit erlangt, E-Mails bei Bedarf schnell wiederfinden zu können, verwendet man die Archiv-Funktion gern und häufig, was den Eingangskorb von antiken Mitteilungen säubert.
Das alte Übel der Unterbrechungen: ein Eingangsanzeiger, der die Ankunft jeder einzelnen E-Mail optisch oder gar akustisch signalisiert, verleitet dazu, sich ständig neu mit dem Posteingang zu beschäftigen. Weitaus effizienter ist es, zu wenigen, definierten Zeiten einen ganzen Rutsch an Mitteilungen zu bearbeiten.
Diesen Tipp halte ich für ein Gimmick: Natürlich kann man ein E-Mail-Programm trainieren, auf den Eingang einer E-Mail bestimmten Inhalts mit dem Versand einer Datei zu antworten. Zu diesem Zweck eignen sich aber spezialisierte Dienste wie Dropbox deutlich besser.
Ein leicht zu verstehender und umzusetzender Hinweis: gut organisierte Kontakte erleichtern es, ganze Gruppen von Empfängern zu erreichen.
Ob das dann drei oder dreißig Ordner sind, ist Geschmackssache. Wichtig ist, dass man sich diszipliniert an das selbst gegebene System hält. Sonst bleibt man nur auf einem Haufen “Zu bearbeiten”-Ordnern sitzen.
Jedem ist es schon passiert: “Anbei das Dokument als Datei” im Text, “Senden” gedrückt und dann: “Mist, das Anhängen vergessen!”. Inzwischen bieten manche Programme und Web-Maildienste eine Funktion, die Stichworte wie “Attachment” oder “Anhang” erkennen und vor dem Senden prüfen, dass auch Dateien angefügt wurden.
Die Verwendung mehrerer Postfächer zum Zweck vielfältiger Absenderadressen ist oft vermeidbarer Aufwand. Ich lasse alle eingehenden E-Mails unabhängig von der Empfängeradresse (von denen ich im Laufe der Zeit viele angesammelt habe) an mein zentrales Google-Mail-Postfach weiterleiten und kann dort wiederum für meine E-Mails die jeweils zu verwendende Absenderadresse auswählen.
Mit Hilfsprogrammen wie TextExpander kann man sich viel Tipparbeit für ständig wiederkehrende Phrasen ersparen. So kann ich zum Beispiel mit eingängigen Kürzeln verschiedene Grußformeln einfügen (MFG: “Mit freundlichem Gruß”, LGR: “Liebe Grüße”, HGR: “Herzliche Grüße”, usw.). Auch größere Textbausteine wie die Vorlage für meinen täglichen Statusbericht kann ich mit wenigen Tastendrücken abrufen. Textexpander rechnet sogar mit, wie viel Zeit mir das erspart.
Was sind eure Tipps für den effizienten Umgang mit elektronischer Post? Schreibt sie in die Kommentare!
Mai 7th, 2009 at 20:45
Hat schon jemand so ein Hilfsprogramm unter Linux im Einsatz. Mein Glück wäre (was den Schriftverkehr betrifft) perfekt.
Ansonsten sind die hier genannten Tipps schon zeit einiger Zeit in Gebrauch.
Norbert
Mai 9th, 2009 at 08:04
[...] 10 Tipps zur E-Mail-Produktivität Jochen Lillich hat im Selbstadministrations-Blog zehn Tipps rund um das Thema E-Mail beschrieben, basierend auf einem Posting im [...]
Mai 10th, 2009 at 11:09
[...] Selbstadministration – Die 10 besten Tipps für E-Mail-Produktivität [...]
Juni 11th, 2009 at 00:04
Die Expansion von Abkürzungen beherrschen eigentlich alle Linux-Text-Editoren (Emacs, vim, Kate,…). Bei Kmail weiss ich es nicht und für Thunderbird gibt es bestimmt ein AddOn (Text Complete, Clippings)…
Juli 2nd, 2009 at 19:56
Mein Tipp zu den mails: sich selbst bei mails ins bcc setzen, wenn man auf eine Antwort wartet. Dann eine Regel bauen, die solche mails in einen bestimmten Ordner verschiebt und man vergisst zumindest das nicht mehr.