Fast jeder von uns kennt das “Projekt des Grauens” — jenen Eintrag in der Aufgabenliste, dessen Termin unmittelbar bevorsteht oder sogar schon lange verstrichen ist, der aber einfach immer zu beängstigend war und ist, um ihn anzupacken. Wir erledigen alles außer dem Projekt des Grauens — im vollen Bewusstsein, dass es eigentlich momentan am wichtigsten ist.
Im Folgenden zeige ich Ihnen einen Weg auf, um Herr über das Projekt des Grauens zu werden. Er umfasst 8 Stufen bis zum Abhaken und Aufatmen. (Bis dann das nächste Projekt des Grauens auftaucht, aber das werden Sie auf die gleiche Weise ad acta legen können.)
Was ist denn eigentlich los? Nimm dir 5 Minuten Zeit, über das Projekt des Grauens nachzudenken. Was verunsichert dich, warum willst du es nicht anpacken? Die Gründe für das Aufschieben sind oft unausgesprochen und wir drücken uns davor, uns Gedanken dazu zu machen. Es liegt sichtbar vor uns, aber schon der Gedanke daran widerstrebt uns. Nimm dir jetzt 5 Minuten für diesen Gedanken. Oft ist es gar nicht so schlimm wie es scheint. Und wenn uns das Problem erst einmal klar ist, können wir auch seine Lösung angehen. Also, stelle fest, wo die Hürden liegen und plane einen Weg um sie herum.
Das Ergebnis vor Augen: Nimm dir weitere 5 Minuten, um dir den Zustand des Projekts auszumalen, wenn du erst einmal fertig bist. Wie wird es aussehen? Wie wird es riechen? (Okay, letzeres kannst du lassen, wenn es nicht um einen Gegenstand geht.) Schaffe dir ein klares Bild des fertigen Projekts und schreibe ein, zwei Sätze auf, die es definieren. (“Ich werde einen Artikel über das Projekt des Grauens schreiben, der den Lesern hilft, dieses Problem zu lösen.”) Selbst wenn es dir albern vorkommt, solltest du diesen Schritt tun, weil das Ergebnis sich damit geistig manifestiert. Es ist viel schwerer, ein Ziel zu erreichen, von dem man nicht weiß, wo es liegt. Dieser eine Schritt, der gern übersprungen wird, kann einen großen Unterschied ausmachen. Zudem ist er der Abschluss unserer Projektplanung, du kannst dich danach also erst mal zurücklehnen.
Reserviere einen halben Tag: Mache einen halben Tag frei, um dieses Projekt zu erledigen. Auch, wenn nur zwei Stunden gebraucht werden, reserviere wirklich den halben Tag. Und auch, wenn es voraussichtlich zwei Tage braucht, reserviere zunächst nur einen halben Tag — so kommst du auf jeden Fall gut in Gang und wenn du so weit gekommen bist, kannst du einen weiteren halben Tag reservieren. Meist ist der Vormittag am besten geeignet, weil sich da noch kein Chaos ausgebreitet hat. Sage deine Termine ab oder verschiebe sie und stelle andere Aufgaben zurück. Die einzige Sache, der du dich an diesem halben Tag widmest, ist dein Projekt. (Ab sofort kannst du es von “Projekt des Grauens” in “Projekt, dem ich in den Hintern trete” umtaufen.)
Abschalten: Eliminiere alle Ablenkungen. Zieh den Stecker für Internet und Telefon. Ja, das ist drastisch, aber notwendig. Mobiltelefon aus! Informiere die Leute um dich herum, dass du nicht gestört werden willst. Kein Fernsehen, keine Spiele, kein Smalltalk in der Kaffeeküche. Räume deinen Tisch frei (am einfachsten stapelst du erst einmal einfach alles außerhalb des Sichtfelds). Klinke dich für einen halben Tag einfach aus. Sei versichert, dass die Welt nicht untergeht, wenn du mal für einige Stunden ohne E-Mail, RSS-Feeds, Twitter, IM oder Digg auskommen musst. Ehrlich. Anmerkung: Wenn du das Internet zur Erledigung des Projekts brauchst, erledige das vor dem halben Tag. Recherchiere alles Nötige und speichere es ab, sodass du offline gehen kannst, wenn die Zeit für die eigentliche Arbeit da ist.
Konzentriere dich auf einen Schritt: Jetzt bist du soweit, an die Arbeit zu gehen und brauchst einen ersten Happen zum Kauen. Nimm dir für den Anfang eine kleine Aufgabe heraus, die du in einer Viertelstunde erledigen kannst. Und jetzt fokussiere dich auf diese Aufgabe. Es spielt keine Rolle, was es ist, solange es dich dem vorher definierten Ergebnis aus Schritt 2 näher bringt. Beiß kein zu großes Stück ab, du willst dich erst mal auf eine kleine Aufgabe konzentrieren.
Singletasking: Erlaube dir keine Beschäftigung abseits dieser kleinen Aufgabe. Halte den Fokus auf ihre Erledigung. Widerstehe dem Drang, E-Mails zu checken, und anderen Versuchungen. Wenn du merkst, dass du mit etwas anderem beschäftigt bist, hör auf damit und geh wieder auf Kurs. Blende alles aus außer dieser einen Aufgabe und widme dich ihr allein.
Belohnung: Wenn du mit dieser kleinen Aufgabe fertig bist, gönne dir ein paar Minuten Pause. Du hast sie verdient — hey, du hast das Projekt angepackt! Mach ein paar Schritte raus, sag Hallo zu der netten Kollegin zwei Büros weiter, ruf kurz zuhause an. Du checkst jetzt keine E-Mails, zurück an die Arbeit!
Nächste Schritte: Okay, Zeit, sich wieder zu konzentrieren. Wähle eine weitere kleine Aufgabe (geschätzter Aufwand: 15-20 Minuten) aus, die dich näher zum Ergebnis bringt. Fokussiere dich erneut voll darauf, bis sie erledigt ist. Auf diese Weise gehst du Schritt für Schritt voran, machst kleine Pausen und so weiter. Sieh zu, dass du im Singletasking bleibst. Mach so weiter, bis entweder das Projekt des Grauens vollendet oder der halbe Tag vorbei ist. Lass nicht zu, dass du dich mit etwas anderem beschäftigst (von den Minipausen abgesehen), bis du fertig bist. Wenn du das Projekt nach einem halben Tag noch nicht geschafft hast, mache entweder weiter, solange du kannst, oder reserviere einen neuen Zeitraum für die Fortsetzung.
Mit diesem Plan können Sie jedes Projekt, und sei es noch so grauenvoll, in den Griff bekommen: Machen Sie sich bewusst, was Sie hemmt, vor allem aber, was Sie wirklich erreichen wollen. Durch die Salami-Taktik, das Projekt in kleine, handhabbare Aufgaben zu zerlegen, nehmen Sie ihm den Schrecken und schaffen für sich Handlungsspielraum. Arbeiten Sie dann konsequent und konzentriert auf Ihr definiertes Ergebnis zu und es wird sich einstellen — oft schneller Sie erwartet haben.
August 28th, 2009 at 00:45
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September 17th, 2009 at 11:33
DANKE – das werde ich nutzen, gleich heute