Effektiv mit Prioritäten arbeiten

Dawn Foster gesteht auf WebWorker Daily ihr “Dirty Little Task Management Secret“: Das Vergeben von Prioritäten an ihre Aufgaben klappte hinten und vorne nicht. Das war die Aufteilung ihrer Aufgaben zum Zeitpunkt ihrer Erkenntnis: 95% “sehr hoch”, 4% “hoch”, 1% “normal” Priorität und keine einzige Aufgabe in den Kategorien “niedrig” und “sehr niedrig”.

Ihr Schema zur Vergabe von Prioritäten sah so aus:

  • “Sehr hoch”: Alles, wofür Kunden sie bezahlen
  • “Hoch”: Wichtige Aufgaben, die jedoch keinen direkten Umsatz erzeugen (Blogeinträge, Nebenprojekte)
  • “Normal”: Aufgaben, die bei Gelegenheit zu erledigen sind

Dawn geriet damit schnell in das Problem, dass sie ständig Aufgaben mit “sehr hoher” Priorität auf den nächsten Tag verschieben musste, weil für sie einfach nicht genug Zeit zur Verfügung stand.

Um aus diesem Trott auszubrechen, stellte sie ein neues Schema auf:

  • “Sehr hoch”: Alles, das auf jeden Fall im Lauf des Tages erledigt werden muss
  • “Hoch”: Bezahlte Arbeiten und Projekte, bei denen jemand darauf zählt, dass möglichst noch heute ein Ergebnis geliefert wird.
  • “Normal”: Bezahlte Arbeiten und Projekte, bei denen jemand ein Ergebnis erwartet.
  • “Niedrig”: Nicht dringende Ausgaben, die keinen direkten Umsatz erzeugen und die Arbeit anderer nicht berühren (persönliche Blogeinträge, private Projekte)
  • “Sehr niedrig”: Etwas, das bei Gelegenheit erledigt werden kann

Mit dieser Aufteilung hofft sie, eine gesündere Aufteilung ihrer Aufgaben zu erzielen und besser mit deren Erledigung voran zu kommen. Ich bin optimistisch, dass ihr das gelingt.

Das offizielle “Getting Things Done”-Konzept kennt keine Prioritäten, um so dynamisch wie möglich zu bleiben. Dennoch muss man bei der Entscheidung, welche Aufgaben als nächste dran sind, irgendeine Art der Differenzierung anwenden. Dawns Schema, die unwichtigen von den wichtigen Aufgaben und die wichtigen von den dringenden zu unterscheiden, ist eine Möglichkeit, diese Entscheidung zu treffen.

Ganz ähnlich gehe auch ich vor, wenn ich morgens meine MIT-Liste der “Most Important Tasks” aufstelle. Ich benutze OmniFocus und setze bei jeder Aufgabe, der ich mich heute auf jeden Fall widmen muss, die Flaggen-Markierung. Den Überblick über meine MIT gibt mir ein entsprechend konfigurierter Filter.

Vergibst du Prioritäten an deine Aufgaben? Schreib einen Kommentar, nach welchem Schema du dabei vorgehst!

3 Responses to “Effektiv mit Prioritäten arbeiten”

  1. Ilya Krasnov Says:

    Vielen Dank für die interessante Zusammenfassung. Ich finde Prioritäten sehr wichtig, ihre Umsetzung erfordert aber Disziplin und sehr hohe Arbeitskultur. Ich habe vor kurzem auf meinem Blog einen Artikel “Warum Prioritäten nicht helfen?”, wo ich weitere Bedenken zum Thema äußere.

    Beste Grüße, Ilya

  2. JQ Says:

    ich habe von einem System gehört, dass vier Prioritäten kennt:1. wichtig und dringend;2. nur dringend; 3. nur wichtig; 4. weder wichtig noch dringend. hat jemand schon mal damit gearbeitet? und kann Erfahrungen teilen? Grüße JQ

  3. Jochen Says:

    Hi JQ,

    das ist ein klassisches Prioritäten-Schema, auch als ABCD-Prinzip bekannt. Aufgaben der D-Kategorie werden dabei der sofortigen Entsorgung zugeführt.

    Ich finde das Prinzip sehr hilfreich, weil es mir dabei hilft, die pompösen Aufgaben der Kategorie “dringend” in ihre Schranken zu verweisen und mich bewusst den wichtigen Aufgaben zu widmen, die mich am besten weiter bringen.

    Gruß, Jochen

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