Meetings Are a Matter of Precious Time
it is certain that every organization has too many meetings, and far too many poorly designed ones.
ShoveBox catches all those little scraps of information that you can’t act on now but would rather not forget. It sits up in your menubar, waiting for you to drag in text, images, URLs, and more.
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Auf 18 Tricks to Instantly Improve your GTD System habe ich eine Liste mit nützlichen Anregungen gefunden, die helfen, das eigene System zu optimieren. Sie sind sinnvollerweise in die verschiedenen GTD-Phasen unterteilt:
Halte das Wichtigste aus jedem Anruf und jedem Gespräch fest, bevor du zum nächsten übergehst.
Dein Werkzeug zum Allzeit-Notieren sollte auch wirklich allzeit bereit sein.
Versieh alles, auch Sprachnotizen, mit einer Zeitangabe.
Entwickle ein persönliches Notiz- und Abkürzungssystem.
Filtere im voraus.
Arbeite stets an einem sauberen Schreibtisch mit nur einem Gegenstand vor dir.
Verwende wirklich einen 2-Minuten-Timer.
Halte das Ergebnis deines Nachdenkens und Arbeitens immer fest.
Halte alle Werkzeuge und Materialien in Griffweite bereit.
Suche die Hemmschuhe in deinem System.
Halte dich strikt an die Konzepte “Projekt”, “Sammler” (tickler file) und “Irgendwann-Aufgaben”.
Gehe stets anhand einer Checkliste vor.
Reserviere dafür einen wöchentlichen Termin.
Belohne dich für eine saubere Nachbearbeitung.
Führe täglich eine kleine Nachbearbeitungsrunde durch.
Markiere und gruppiere zu Beginn jedes Tages deine wichtigsten Aufgaben.
Erledige ähnliche Aufgaben auf einmal.
Erledige das “Krötenschlucken” immer zuerst.
Socialize OmniFocus by synchronizing it with 37signals’ Basecamp.
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Im Artikel “Betriebsam vs. Produktiv” im Toolblog wird auf Brad Bollenbach verwiesen, wie er den Unterschied zwischen “betriebsam” und “produktiv” herausarbeitet: Viele Menschen fallen zwar durch Aktivität und Wirbelei auf, sind dabei aber in keiner Weise produktiv.
Hier Brads Kriterien, anhand derer wir Effekthascherei von Effektivität unterscheiden können:
| Betriebsam | Produktiv |
|---|---|
| Es muss selbst gebaut sein. | Man kann auch Vorhandenes wiederverwenden. |
| Es ist “elegant” und “ausbaufähig”. | Es funktioniert. |
| Beantwortet E-Mail innerhalb von Minuten. | Beantwortet E-Mail innerhalb weniger Tage. |
| Fertig. Zielen. Zielen. Zielen. | Fertig. Schuss. Zielen. |
| Sucht den Konsens. | Ermutigt zu kreativer Selbstverwirklichung. |
| Schreibt eine ausführliche Spezifikation. | Baut einen Prototyp. |
| Sieht beschäftigt aus. | Sieht unbeschäftigt aus. |
| Macht den Chef glücklich. | Macht den Kunden glücklich. |
| Macht die Arbeit bis zum Abend fertig. | Macht die Arbeit morgen fertig. |
| “Was können wir hinzufügen?” | “Was können wir weglassen?” |
| “Wie sollen wir es verbessern?” | “Müssen wir das verbessern?” |
| Betrachtet Werkzeuge als Wettbewerbsvorteil. | Betrachtet Kunde-Rockt-Wie-Sau als Wettbewerbsvorteil. |
| “Erst mal alle nach Feedback fragen.” | “TU ES.” |
Zeitmanagement: Die Kunst, zu entscheiden
Wenn die Auswahl zu groß ist, und wir über die Konsequenzen nur spekulieren können, wird das Entscheiden schwer. Zeitmanagement jedoch ist die Kunst, zu entscheiden. “Getting Things Done” kann dabei helfen.
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