Ich nutze Google Mail seit mehreren Jahren und es gefällt mir sehr, wie nicht nur die Größe des Postfachs, sondern auch der Funktionsumfang des Dienstes kontinuierlich wächst.
Die neue Funktion “Inbox Preview” aus den Google Labs soll den Benutzern Frust ersparen, die mit einer langsamen Internet-Verbindung arbeiten. Ein paar Minuten auf den Aufbau der E-Mail-Übersicht zu warten, nur um dann festzustellen, dass gar keine wichtigen E-Mails eingegangen sind, soll damit nun der Vergangenheit angehören.
Aktiviert man “Inbox Preview” in den Labs-Einstellungen, wird bereits beim Laden des Posteingangs eine statische Vorschau auf die zehn neuesten E-Mails angezeigt. An dieser Stelle kann man dann schon entscheiden, ob man die volle Anzeige abwarten möchte oder nicht.
moreIm Artikel “Top 10 Email Productivity Boosters” listet das Lifehacker-Blog wichtige Tipps auf, die den Umgang mit E-Mail effizient machen:
Insbesondere im beruflichen Umfeld erhält man viele E-Mails, weil man zu einem Verteiler gehört oder im “CC”-Feld (“Carbon Copy”, eigentlich also die altertümliche Durchschlagskopie per Schreibmaschine) eingetragen wurde. Für einen Empfänger unter vielen haben solche Mails meist keine große Wichtigkeit. Ich lasse solche E-Mails in einen eigenen Ordner namens “Notme” wegsortieren. Alternativ kann man natürlich E-Mails, bei denen man (vielleicht sogar als einziger) im “To”-Feld steht, besonders hervorheben lassen.
E-Mails, die von Newslettern, Mailinglisten und anderen weniger wichtigen Quellen stammen, kann man per Filterfunktion automatisch wegsortieren lassen. Damit verbleiben im Eingangskorb weitestgehend nur noch die wirklich relevanten Nachrichten.
Viele E-Mail-Programme (z.B. Apple Mail) und Web-Maildienste (allen voran Google Mail) haben leistungsfähige Suchfunktionen. Hat man erst einmal die Gewissheit erlangt, E-Mails bei Bedarf schnell wiederfinden zu können, verwendet man die Archiv-Funktion gern und häufig, was den Eingangskorb von antiken Mitteilungen säubert.
Das alte Übel der Unterbrechungen: ein Eingangsanzeiger, der die Ankunft jeder einzelnen E-Mail optisch oder gar akustisch signalisiert, verleitet dazu, sich ständig neu mit dem Posteingang zu beschäftigen. Weitaus effizienter ist es, zu wenigen, definierten Zeiten einen ganzen Rutsch an Mitteilungen zu bearbeiten.
Diesen Tipp halte ich für ein Gimmick: Natürlich kann man ein E-Mail-Programm trainieren, auf den Eingang einer E-Mail bestimmten Inhalts mit dem Versand einer Datei zu antworten. Zu diesem Zweck eignen sich aber spezialisierte Dienste wie Dropbox deutlich besser.
Ein leicht zu verstehender und umzusetzender Hinweis: gut organisierte Kontakte erleichtern es, ganze Gruppen von Empfängern zu erreichen.
Ob das dann drei oder dreißig Ordner sind, ist Geschmackssache. Wichtig ist, dass man sich diszipliniert an das selbst gegebene System hält. Sonst bleibt man nur auf einem Haufen “Zu bearbeiten”-Ordnern sitzen.
Jedem ist es schon passiert: “Anbei das Dokument als Datei” im Text, “Senden” gedrückt und dann: “Mist, das Anhängen vergessen!”. Inzwischen bieten manche Programme und Web-Maildienste eine Funktion, die Stichworte wie “Attachment” oder “Anhang” erkennen und vor dem Senden prüfen, dass auch Dateien angefügt wurden.
Die Verwendung mehrerer Postfächer zum Zweck vielfältiger Absenderadressen ist oft vermeidbarer Aufwand. Ich lasse alle eingehenden E-Mails unabhängig von der Empfängeradresse (von denen ich im Laufe der Zeit viele angesammelt habe) an mein zentrales Google-Mail-Postfach weiterleiten und kann dort wiederum für meine E-Mails die jeweils zu verwendende Absenderadresse auswählen.
Mit Hilfsprogrammen wie TextExpander kann man sich viel Tipparbeit für ständig wiederkehrende Phrasen ersparen. So kann ich zum Beispiel mit eingängigen Kürzeln verschiedene Grußformeln einfügen (MFG: “Mit freundlichem Gruß”, LGR: “Liebe Grüße”, HGR: “Herzliche Grüße”, usw.). Auch größere Textbausteine wie die Vorlage für meinen täglichen Statusbericht kann ich mit wenigen Tastendrücken abrufen. Textexpander rechnet sogar mit, wie viel Zeit mir das erspart.
Was sind eure Tipps für den effizienten Umgang mit elektronischer Post? Schreibt sie in die Kommentare!
moreIm work.innovation-Blog fand ich ein Zitat, das in mir sofort eine Saite zum Klingen brachte:
Was das Thema E-Mail angeht sind wir alle Masochisten
In diesem Artikel geht es um Valentin Groebner, der sich für den ganzen Oktober hindurch ein E-Mail-Fasten auferlegt hatte und darüber in der FAZ schrieb. Seine Erkenntnis:
E-Mail ist deswegen eine so erbarmungslose Textsorte, weil sie ihren Adressaten immer schon erreicht hat, ganz egal, was er tut und wo er ist. Deswegen genießen wir es selbst so sehr, E-Mails zu schreiben und loszuschicken. Denn beides ist mit einem vagen Gefühl von „erledigt!“ verbunden, das befriedigend ist, weil sonst im Arbeitsalltag eher selten.
Auf der Empfängerseite werden diese vermeintlich erledigten Aufgaben dann zu neuen Aufgaben. Und die kommen dann als Bumerang in der Antwort wieder zum Absender zurück. Das ist der Teufelskreis der elektronischen Post.
Dementsprechend schließt Groebner mit den Worten:
Alle klagen über E-Mails. Denn niemand will sie lesen. Aber jeder will welche schreiben. Und zwar viele. Und dann, vermute ich, sich über die Antworten beschweren.
Vielleicht ist es wirklich gut, mal die Finger vom E-Mail-Programm zu lassen. Oder zumindest sich gut zu überlegen, wann man es sicher ohne Reue nutzt. Tipps dazu finden sich im Artikel auf work.innovation.
moreMit dem vorigen Eintrag bin ich vorläufig am Ende meiner Serie von E-Mail-Tipps angekommen. Natürlich werde ich aber von Zeit zu Zeit immer wieder auf dieses Thema zu sprechen kommen, denn E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Und Produktivität braucht fast immer Kommunikation.
Bis dahin hinterlasse ich noch einige Links mit weiteren nützlichen Hinweisen, wie wir mit E-Mail effektiv umgehen können:
moreE-Mail ist inzwischen tatsächlich zu einem Stressfaktor geworden. In den vorigen Artikeln habe ich beschrieben, wie man die eigenen E-Mails so gestaltet, dass sie schnell zum gewünschten Ziel führen. Beim Empfänger sollte auf diese Weise kein Stress entstehen.
Hier soll es nun noch darum gehen, wie man bei sich selbst E-Mail-bedingten Stress vermeiden kann. Auf “Web Worker Zen” fand ich 5 Wege, mit E-Mail-Stress umzugehen:
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