Michael Hyatt gibt in seinem Blog nützliche Tipps, wie du eine schnelle Antwort auf deine E-Mail bekommst:
Zusammenfassend kann man sagen, dass das Ziel beim Schreiben von E-Mails umfassende Klarheit sein muss: Klarheit über den Empfänger, über das Ziel der Anfrage, über ihren Inhalt und ihre Dringlichkeit. Dann weiß der Empfänger sofort, was von ihm erwartet wird und er hat die Möglichkeit, effektiv zu reagieren.
moreNeben der Höflichkeit, beim Schreiben einer E-Mail auf Rechtschreibung und Grammatik zu achten, kann man noch auf einige Kleinigkeiten achten, damit die Nachricht einen professionellen Eindruck erweckt.
In Setup Your Email to Look Professional gibt Mark Shead dazu einige gute Tipps:
Lasse deinen Namen statt deiner Adresse anzeigen. Wenn du eine E-Mail verschickst, sollte sie deinen Namen als Absender anzeigen, nicht (nur) deine E-Mail-Adresse. Dazu muss er im Mailprogramm eingetragen und ggf. noch eine Option aktiviert werden.
Gib deinen vollen Namen an. Manche Leute benutzen gern allein ihren Vornamen, aber wenn jemand deine Mails in einem vollen Postfach sucht, könnte die Erkenntnis, welcher “Tom” das wohl ist, schwer werden.
Verwende keinen Spitznamen. Herauszufinden zu müssen, wer hinter einem Pseudonym steckt, nervt. Es mag aus Gründen der Privatsphäre sinnvoll erscheinen, den realen Namen zu verstecken, aber dann nimmt der Empfänger die Nachricht eventuell nicht ernst oder wertet sie im schlimmsten Fall als Spam.
Vermeide komplizierte Formatierungen. Aus den Möglichkeiten, die das eigene Mailprogramm bietet, um Mitteilungen hübsch zu gestalten, sollte man nicht schließen, dass sie beim Empfänger in gleicher Form angezeigt werden. Das Ergebnis kann im schlimmsten Fall ein unverständliches Durcheinander sein.
Wähle einen professionellen Kontonamen. Vielleicht war “hanfmeister@web.de” seinerzeit eine gute Idee und deine Freunde verstehen den versteckten Humor. Jemand, der dich noch nicht kennt, wird jedoch nicht die gleichen Schlüsse ziehen.
Verwende deine eigene Domain. Wer eine Website mit einer eigenen Domain betreibt, sollte letztere auch für E-Mail verwenden. Ich verstehe es nicht, wenn Firmen zwar mit einer eigenen Web-Domain werben, dann aber eine T-Online-Adresse für E-Mail angeben. Schließlich sind beides Internet-Dienste und eine gemeinsame Domain hilft beim Merken der Kontaktdaten.
Nutze Textbausteine. Wer immer wieder die gleichen Texte in E-Mails schreibt (zum Beispiel Grußformeln oder Antworten auf häufig gestellte Fragen), sollte sich durch eine Textbaustein-Software helfen lassen. Unter Mac OS X gibt es dafür RapidoWrite oder MailTemplate.
Halte Signaturen kurz. Zwei bis vier Zeilen sind genug. Niemand hat Interesse an deiner Lebensgeschichte, immer und immer wieder. Wer sich für Details interessiert, wird dem Link folgen, der sicherlich in der Signatur enthalten ist. Und bitte verzichte vor allem auf diese unsinnigen Rechtshinweise (“Wenn Sie diese Mail unberechtigt erhielten, vergessen Sie bitte sofort alles, was sie gerade an Peinlichkeiten gelesen haben.”)
Als Bonus füge ich noch hinzu:
Wenn Firmen ihre Rettung darin suchen, einen E-Mail-freien Tag einzuführen, liegt das daran, dass durch die gedankenlose Verwendung elektronischer Post viel Zeit und Energie verschwendet wird.
Lifehack.org stellt deshalb die Frage “Erhöht das Internet wirklich deine Produktivität?” Aus diesem Artikel habe ich folgende Denkanstöße abgeleitet:
Wenn sich jeder ein paar grundsätzliche Gedanken macht, bevor er oder sie neue Mitteilungen verschickt, bleibt E-Mail ein effektives Kommunikationsmittel und wir können uns den “E-Mail-freien Tag” sparen.
moreAuf salon.com habe ich eine gute Beschreibung von 10 Situationen gefunden, in denen E-Mail einfach keine gute Kommunikationsform ist.
Für die meisten dieser Situationen ist der direkte sprachliche Kontakt weitaus effizienter. Es ist daher sinnvoll, zumindest das Telefon in die Hand zu nehmen. In bestimmten Fällen bleibt sogar nur das Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Bevor du das Fenster “neue E-Mail” aufmachst, solltest du dich also fragen, ob ein Anruf, eine kurzer Besuch oder eine Besprechung nicht die Methode ist, die effizienter zum Ziel führt.
Wo ist dann dann E-Mail überhaupt sinnvoll? Übrig bleiben einfache, eindeutige und direkte Anfragen an eine oder wenige Personen. Als Messlatte für die Komplexität kann gelten, dass das Schreiben der Antwort in weniger als einer Minute möglich ist.
moreMit diesem Beitrag starte ich eine Serie über den produktiven Einsatz von E-Mail. In dieser Woche werde ich täglich einen neuen Post rund um das Thema “Produktive E-Mails” veröffentlichen.
Dieser erste Artikel lehnt sich an den Eintrag “10 simple tips for using email” auf Lifehack.org an.
Eine Trennung zwischen Beruf und den sozialen Aktivitäten ist sinnvoll. Mit dem Feierabend sollte der Arbeitstag auch wirklich zu Ende sein. Mir ist es aber schon passiert, dass mir eine Firmen-E-Mail, die mir beim Lesen meiner privaten Post ins Auge gefallen ist, den ganzen Abend versaut hat. Mit getrennten Mailkonten kannst du am Abend deine privaten E-Mails lesen, ohne dir Gedanken oder gar Sorgen über berufliche Belange machen zu müssen.
Wenn es um eine wirklich wichtige Angelenheit geht, ist E-Mail oft genug nicht das beste Medium. Noch weniger sogar, wenn du dich über jemanden geärgert hast. In solchen Fällen ist das persönliche Gespräch an Effektivität nicht zu überbieten.
Wenn es eine Lektion gibt, die wir aus Jahren der schriftlichen Internet-Kommunikation lernen können, ist es diese: Es rächt sich, beim Schreiben einer Mail die Zurückhaltung zu verlieren. E-Mail macht Fehlverhalten einfacher, weil sie unpersönlich ist. So entstehen Situationen, die schnell eskalieren. Deshalb ist es wichtig, das eigene Verhalten zu kontrollieren.
Viele ignorieren den Betreff einer E-Mail, wenn er ständig dem Schema “Re: Irgendeine irrelevante Info” entspricht. Im schlimmsten Fall wird die Nachricht als Spam interpretiert und gelöscht. Ein guter Betreff hingegen erhöht die Chance, dass die E-Mail auch wirklich gelesen wird.
Dass es sich um eine E-Mail handelt, bedeutet nicht, dass wir wie Erstklässler schreiben oder SMS-Kurzsprache verwenden müssen. Solche Mails strahlen Faulheit und fehlende Sorgfalt aus. Wenn du keine Zeit für eine saubere Antwort hast, heb sie dir für später auf. Halte E-Mails kurz, aber ignoriere nicht einfach die Grundlagen von Rechtschreibung und Grammatik.
E-Mails dürfen ruhig kurz und prägnant sein. Wenn eine doch mal länger sein muss, teile sie in Abschnitte auf, die gut zu lesen sind. Grundsätzlich sollte eine E-Mail aber nicht aus mehr als fünf oder sechs Sätzen bestehen. Das macht es sowohl dem Schreiber als auch der Leserin einfach, den Kerngedanken zu erfassen.
(An dieser Stelle wandte meine Freundin ein, dass diese Längenbeschränkung natürlich nicht für den freundschaftlichen Austausch in Form “elektronischer Briefe” gilt.)
Wenn dir jemand wichtige Dokumente, Dateien oder Nachrichten schickt, stelle sicher, dass du zumindest mit einer kurzen Bestätigung antwortest. Damit vermeidest du Unsicherheit beim Absender, ob alles angekommen ist.
Bei immer wiederkehrenden Antworten bereitest du am besten Textbausteine vor, die du als Datei auf Platte oder im Entwürfe-Ordner deines Postfachs bereitlegen kannst. Vor dem Absenden solltest du den Text noch personalisieren, zum Beispiel durch Einfügen des Namens des Empfängers.
Auf diese Art bitte ich z.B. Kollegen, dass sie Aufträge an mein Team nicht per Massenmail, sondern über das Ticketsystem einreichen mögen.
Es gibt Software (z.B. RapidoWrite für den Mac), die das Einfügen vorgefertigter Textbausteine sehr komfortabel macht.
E-Mails an große Empfängerkreise tragen immer die Gefahr mit sich, Leute mit uninteressanten Antworten zu belästigen oder sich gar vor der ganzen Gruppe zu blamieren. Je kürzer die Empfängerliste, desto besser. Neue Mitarbeiter sollten auf diesen Stolperstein aufmerksam gemacht werden.
Mit einer gehaltvollen, aber nicht zu langen Signatur sehen E-Mails professionell aus und ersparen es dem Absender, ständig die gleichen Informationen eintippen zu müssen. Der Signatur kann der Empfänger alternative Kontaktmöglichkeiten und zusätzliche Informationen über den Absender entnehmen.
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