Im work.innovation-Blog fand ich ein Zitat, das in mir sofort eine Saite zum Klingen brachte:
Was das Thema E-Mail angeht sind wir alle Masochisten
In diesem Artikel geht es um Valentin Groebner, der sich für den ganzen Oktober hindurch ein E-Mail-Fasten auferlegt hatte und darüber in der FAZ schrieb. Seine Erkenntnis:
E-Mail ist deswegen eine so erbarmungslose Textsorte, weil sie ihren Adressaten immer schon erreicht hat, ganz egal, was er tut und wo er ist. Deswegen genießen wir es selbst so sehr, E-Mails zu schreiben und loszuschicken. Denn beides ist mit einem vagen Gefühl von „erledigt!“ verbunden, das befriedigend ist, weil sonst im Arbeitsalltag eher selten.
Auf der Empfängerseite werden diese vermeintlich erledigten Aufgaben dann zu neuen Aufgaben. Und die kommen dann als Bumerang in der Antwort wieder zum Absender zurück. Das ist der Teufelskreis der elektronischen Post.
Dementsprechend schließt Groebner mit den Worten:
Alle klagen über E-Mails. Denn niemand will sie lesen. Aber jeder will welche schreiben. Und zwar viele. Und dann, vermute ich, sich über die Antworten beschweren.
Vielleicht ist es wirklich gut, mal die Finger vom E-Mail-Programm zu lassen. Oder zumindest sich gut zu überlegen, wann man es sicher ohne Reue nutzt. Tipps dazu finden sich im Artikel auf work.innovation.
moreDie Instant-Messaging-Applikation gehört zu den ersten Programmen, die viele auf Produktivität bedachte Anwender beenden, wenn sie mit ihrer Arbeit ernsthaft vorankommen wollen. Schließlich gelten Unterbrechungen durch plauderhafte Buddys als Gift für effektives Arbeiten.
Nun haben aber amerikanische Wissenschaftler in einer Studie über Instant Messaging im Büro herausgefunden, dass IM durchaus helfen kann, die Produktivität und Konzentration zu verbessern.
Die an den Universitäten Irvine und Columbus arbeitenden Forscher stellten durch Beobachtung von rund neunhundert Büroangestellten fest, dass eine Unterbrechung per IM-Fenster weit weniger störend wirkt als ein Telefonanruf oder gar das persönliche Erscheinen am Schreibtisch des Kollegen. Zudem kann man per IM-Statusmeldung oder durch vorübergehendes Beenden der Software signalisieren, dass man gerade konzentriert arbeiten und nicht gestört werden möchte.
Ich werde gleich mal ein paar Kollegen neu in meine Buddyliste eintragen. Mein Jabber-Konto hat übrigens die Kennung “geewiz@web.de”. Kontaktanfragen meiner Leser sind mehr als willkommen, aber beachtet bitte meine Statusmeldung. 
(Via new-worxs.de)
moreIm Artikel “Produktiver werden durch ein freundliches ‘Nein!’ geht imgriff.com auf eine wichtige Methode der Selbstorganisation ein, nämlich die “Negative Erwartungsbestätigung Interessierter Nachfragen”, abgekürzt: NEIN.
So effektiv die Verfahren zur Verwaltung von Aufgaben auch sind, seien es GTD oder ABC-Priorisierung oder andere, sie können nur den Mangel verwalten. Ich meine den Mangel an Gedächtnis, an Zeit, an Geschwindigkeit, an Motivation oder Energie. Dieser Mangel verhindert schließlich, dass wir alle Aufgaben immer sofort und zur vollen Zufriedenheit aller Beteiligten erledigen können.
Wollen wir das Dilemma, in das uns die übliche Vielzahl an Aufgaben bringt, vermeiden, statt es nur abzumildern, müssen wir das Wachstum unserer To-Do-Listen verhindern. Ein freundliches, aber bestimmtes “Nein” ist der Schlüssel dazu.
Was Ja-Sager von Nein-Sagern unterscheidet und wie Sie eine effektive Ablehnung formulieren — insbesondere, wenn sie dem Chef gilt –, finden Sie auf imgriff.com.
moreOft hat man in Teams und Gremien das Gefühl, dass das Vereinbaren von Terminen länger dauert als das geplante Treffen an sich. Der eine hat nur Dienstags Zeit, die andere geht Donnerstags in Urlaub, und für den dritten kommt ein Montagstermin gar nicht in Frage. Nach kurzer Zeit beschleicht einen das Gefühl, am besten einen Termin im nächsten Jahr anzupeilen, wo hoffentlich noch kaum jemand etwas vorhat. Kann man für die Terminplanung nicht mal zusammen an einen Tisch sitzen, wird das Ganze zu einer echten Nervenprüfung.
Erleichterung ist mit Doodle in Sicht. Und wer hat’s erfunden? Die Schweizer. 
Auf der Doodle-Website kann man ohne viel Federlesens eine Beschreibung und die in Frage kommenden Tage für den zu findenden Termin eintragen und die daraus entstehende URL per E-Mail an alle gewünschten Teilnehmer senden. Die können dann ankreuzen, welcher Tag passt und welcher nicht. Zur endgültigen Entscheidung kann der Organisator dann ablesen, welches der günstigste Termin ist, den die meisten wahrnehmen können.
Doodle gehört zur Kategorie “einfach, aber wirkungsvoll”. Der Dienst hat mir schon bei vielen Gelegenheiten geholfen, den Terminplanungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren.
Gerhard von abseits.de hat neben seiner Beschreibung auch gleich ein Anwendungsbeispiel “Feierhof 2007″ veröffentlicht.
(via Basic Thinking)
moreIm Blog On/Off Tips habe ich ein paar nützliche Tipps gefunden, die das Arbeiten mit E-Mail ein wenig reibungsloser machen:
(Der Hinweis zum Herstellen von Screenshots gilt nur für Windows, deshalb habe ich ihn hier ausgelassen.)
Diese Tipps sind zwar wirklich keine Quantenphysik, aber wenn ich sehe, wie oft ich schon Mails ohne den benötigten Anhang verschickt habe, dann erscheinen sie mir so brauchbar, wie sie simpel sind.
more
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