“Ich bin immer skeptisch, wenns um organisierte Religionen geht”, erklärte Martin in Bits und so #107, als das Gespräch der Podcast-Runde auf OmniFocus, eine GTD-Applikation für Mac und iPhone, kam. Ein interessanter Gedanke! Gewisse Anmutungen einer Religion hat man schon, wenn man sich die Anhänger des “Getting Things Done”-Konzepts anschaut.
Prüfen wir mal die naturwissenschaftliche Definition von Religion, wie sie in der Wikipedia zu finden ist:
Evolutionsforscher wie der Biologe Richard Dawkins und die Psychologin Susan Blackmore stellten die Theorie der Meme auf, und versuchten damit das Phänomen Religion zu erfassen. Dawkins bezeichnet 1991 eine Religion als Gruppe von Ideen und Denkmustern, die sich gegenseitig bestärken und gemeinsam auf ihre Verbreitung hinwirken (Memplex).
Passt. Man muss nur mal die Ergebnisse einer Twittersuche nach GTD anschauen. Es soll sogar Leute geben, die GTD ganze Blogs widmen. 
Grundlage dieser Einordnung bildet die Beobachtung, dass durch Religionen Handlungen und Überzeugungen erfolgreich verbreitet werden können, die außerhalb ihres religiösen Kontexts sinnlos scheinen oder im Gegensatz zur objektiven Realität stehen.
Ich zitiere Winnie aus obiger Bits-und-so-Folge: “Ich kann nicht für jeden Ort, wo ich einkaufe, einen Kontext anlegen. Das ist Schwachsinn.” Aber genau so in David Allens Buch veranschaulicht.
Voraussetzung zur Verbreitung von religiösen Gedanken sind laut Dawkins die Bereitschaft zur wörtlichen Weitergabe von Glaubenssätzen und zur Befolgung der in ihnen kodierten Anweisungen.
Wer denkt da nicht gleich an die 2-Minuten-Regel und das konsequente Aufteilen von “Projekten” in “Nächste Aktionen”, die wir wieder in “Kontexte” einordnen?
Da haben wirs. Mit David Allen als oberstem Propheten ist Getting Things Done nicht nur religiöse Organisation, sondern auch organisierte Religion! Wahrscheinlich sogar die bestorganisierte Religion. Jedenfalls, wenn man von den sündigen Jüngern absieht, die die rituelle Reinigung, von Insidern “Weekly Review” genannt, auslassen.
moreIm vergangenen Jahr hielt ich auf dem Blogcamp Switzerland einen Vortrag mit dem Thema “Getting Blogs Done”, in dem ich erklärte, wie ich die GTD-Methoden beim Bloggen einsetze. Schon damals konnte ich auf die Publikumsfrage, wie viele Einträge ich damit denn raushauen könnte, keine beeindruckenden Zahlen nennen. Und wenn ich mir das Datum des vorigen Blogeintrags anschaue, sieht es um meine Blog-Produktivität noch düsterer aus.
Allerdings wäre der Kommentar “Und, Jochen — was bringt dir dein Getting Things Done? Ich seh nix.” etwa so treffend, als würde ich meiner sportbesessenen Nachbarin entgegenhalten: “Ich kann nicht erkennen, was dir deine teuren Laufschuhe bringen — offenbar kommt kein einziger Kilometer dabei raus.” Mit drei gerissenen Bändern läuft man halt etwa so viel wie man bloggt, wenn keine Zeit dafür da ist.
Letzteres ist bei mir aktuell der Fall und ein Grund, warum ich mit dem Begriff “Zeitmanagement” meine Schwierigkeiten habe. Denn dass man Zeit nicht managen kann, habe ich gerade in den letzten Wochen wieder schmerzlich erfahren müssen. Die Zeit tickt vorbei, und kein Verfahren dieser Welt kann sie aufhalten oder nach Wunsch formen. Das einzige, was man tun kann, ist, die Zeit, die einem bleibt, effektiv auf den Gebieten einzusetzen, die wichtig sind. Bei mir sind das zuerst meine Freundin und mein Job. Beruflich baue ich derzeit eine neue IT-Abteilung auf und zuhause eine Familie. Beides ist Neuland für mich und vielfach fehlen mir noch die eingespielten Methoden, um wirklich effektiv zu handeln. Deshalb fordern viele Probleme noch mehr Zeit als unbedingt nötig und fressen so die Reserven auf, die sonst fürs Bloggen übrig blieben.
Wofür ich hingegen schon bewährte Werkzeuge habe, ist für die simple Abarbeitung von Aufgaben. Hätte ich in den vergangenen Wochen nicht auf das zurückgreifen können, was ich in den letzten Jahren über Selbstadministration gelernt habe, wäre ich in der Flut meiner Aufgaben hoffnungslos untergegangen. Gut, manche Dinge schaffte und schaffe ich nicht zum gewünschten Termin, und andere blieben ganz auf der Strecke. Aber das liegt daran, dass auch für GTD-Anwender der Tag nur 24 Stunden hat. In den meisten Fällen überwiegt bei mir dennoch das gute Gefühl, die wichtigen Dinge erledigt oder sie zumindest festgehalten zu haben, um ihnen die nötige Aufmerksamkeit zu sichern.
Bin ich mit meinen Selbstadministrations-Methoden doppelt so produktiv wie meine Kollegen und Freunde? Wahrscheinlich nicht. Aber oft bin ich nur halb so gestresst — weil ich weiß, dass die Themen, in die ich meine knappe Zeit investiere, die richtigen sind.
Ich hoffe, dass auch dieses Blog bald wieder regelmäßig zu ihnen gehört.
moreMit dem Motto “A Single Place For All Your Notes!” geht Evernote an den Start. Die neue Webanwendung geht in puncto Online-Notizbuch einen Schritt weiter als bekannte Web-2.0-Applikationen wie Backpack oder Desktop-Software wie Eagle Filer (beide nutze ich selbst täglich). Evernote speichert nicht nur Textschnipsel, die man per Webbrowser oder Mobiltelefon dort ablegt, sondern verarbeitet auch Bilder.
Dabei beschränkt es sich aber nicht darauf, Notizen und Bilder zu speichern und nach Bedarf wieder darzustellen. Eine Text- und Handschrifterkennung macht es möglich, in Bildern enthaltene Informationen per Cut&Paste in andere Anwendungen zu übernehmen. Das soll sogar mit Notizen funktionieren, die man im Restaurant auf die Serviette geschrieben und per Handykamera auf Evernote.com hochgeladen hat.
Damit man Informationen per E-Mail einliefern kann, erhält jeder Nutzer eine geheime Adresse. Komfortabel wird die Nutzung von Evernote durch eine lokal installierte Desktop-Anwendung, die es bislang für Windows und Mac OS X gibt.
Notizen können nachträglich zu Aufgabenlisten umgewandelt werden, indem man Ankreuzkästchen hinzufügt. So wird Evernote auch zur To-Do-Verwaltung.
Der Dienst bezeichnet sich als “ausgelagertes Langzeitgedächtnis” und macht tatsächlich einen innovativen Eindruck. Ich werde ihn in den nächsten Wochen testen und meine Erkenntnisse bloggen. Leider verfügt mein Handy nicht über eine Kamera, sodass ich hier etwas improvisieren muss. Einen Gedanken auch unterwegs schnell per E-Mail an meine private Evernote-Adresse festzuhalten funktioniert jedenfalls schon mal einwandfrei.
moreWenn mir ein längerer Zeitraum zur Erledigung kleinerer Aufgaben zur Verfügung steht, arbeite ich gern nach der 20-10-5-Methode: 20 Minuten konzentrierte Arbeit, 10 Minuten Information (RSS-Feeds) und Kommunikation (E-Mail) und 5 Minuten AFK (Away From Keyboard). Danach gehts wieder von vorn los. So schrumpft die Aufgabenliste schneller als meine Motivation.
Als Zeitnehmer eignen sich dabei Eieruhren, Weckprogramme oder die Kalender-Software. Einen Tipp für Leute, die Hintergrundmusik nicht beim Arbeiten stört, fand ich im “The Clutter Diet Blog”: Time Yourself with Your iPod!. Der iPod hat einen eingebauten Schlaftimer, der ihn nach einer voreingestellten Zeit abschaltet. Nun lässt sich dieser auch als Arbeitstimer verwenden: wenn die Musik aufhört, darf man auch die Arbeit für kurze Zeit hinlegen1.
Die rüde Unterbrechung durch den Schlaftimer empfinde ich sogar als hilfreich, denn ich ertappe mich oft dabei, dass ich die Software-Eieruhr einfach wegklicke und weitermache; besonders fatal ist das in der 10-Minuten-Phase. Deshalb bestimmt jetzt der iPod meine Arbeitsphasen.
Scott H Youngs Artikel “10 Tips for Staying Productive While Being Scheduled to Death” kam genau pünktlich, als hätte Scott meine mentalen Hilferufe gehört. “Zu Tode verplant” ist eine gute Beschreibung meiner aktuellen Situation, in der ich andauernd Besprechungen mit mehr Leuten halten muss als ich auf Anhieb aufzählen kann.
Der daraus resultierende Terminplan ist das genaue Gegenteil von dem, was man zur Erledigung von Aufgaben braucht. Hierfür sind nämlich längere freie Zeiträume ideal.
Zunächst unterscheidet Scott Projekte von Ereignissen. Während Projekte wenig bis keine zeitlichen Einschränkungen haben, sind Ereignisse an feste Termine gebunden. Das meistgehasste Ereignis im Berufsleben dürfte das “Meeting” sein. In einem Minenfeld von Ereignissen wird es schwer, mit den Projekten weiterzukommen. Scotts folgende Tipps helfen aber dabei:
Den Hinweis auf das mobile Arbeiten kann ich bestätigen. Ich liebe meinen MacBook Pro, seine ganze hilfreiche Software und das Überall-Büro im Web. Virtuelle Desktops erlauben es mir, alle Programme, die ich zur Planung und für meine aktuelle Arbeit benutze, offen zu lassen und einfach zwischen ihnen zu wechseln. Was ich noch nicht umgesetzt habe, aber seit einigen Wochen plane, ist der Projektkiller-Tag. In der kommenden Woche werde ich den wohl mal ausprobieren.
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