Vor kurzem habe ich das Buch “Drive” zu lesen begonnen, in dem Daniel H. Pink betrachtet, was uns wirklich motiviert und antreibt. Die “intrinsische Motivation”, also der Antrieb, der nicht von außen, sondern aus uns selbst heraus entsteht, spielt darin eine wichtige Rolle. Diese antreibende Wirkung haben zum Beispiel die Freude an den eigenen Fortschritten und der positive Wettbewerb innerhalb eines Teams. Dazu passt ein interessanter Kommunikationsansatz, den ich auf GigaOm gefunden habe. Der Artikel bezieht sich auf das Buch “9 Steps to Work Less and Do More“. Darin beschreibt “Get It Done Guy” Stever Robbins den “action day”, was ins Deutsche recht gut mit “Aktivtag” zu übersetzen ist. Robbins beschreibt die Besonderheit des Aktivtags mit folgenden Worten:
“Du besorgst dir mit deinen Freunden eine Konferenzleitung. Ihr vereinbart einen stündlichen Termin, zum Beispiel immer zur vollen Stunde. Zu jedem Termin liest eine Person (du?) die Teilnehmerliste vor. Jede genannte Person erklärt, was sie in der vergangenen Stunde getan hat. Dann erklärt sie, was sie in der kommende Stunde erledigen wird. Hat jeder Bericht erstattet, legt ihr wieder auf und geht an die Arbeit!”
Es geht also darum, mindestens eine Stunde vorauszudenken und sich gegenüber dem Team auf eine Aufgabe festzulegen. Nach einer Stunde legt man dann Rechenschaft darüber ab, wie das Ganze in der Praxis aussah. Diese Mischung aus Planung, Transparenz und Verbindlichkeit hat mich sofort fasziniert und heute haben wir sie zum ersten Mal in der Firma ausprobiert.
Als virtuelles Internet-Unternehmen kam für uns aber natürlich kein antiquiertes synchrones Medium mit enorm verlustbehafteter Audio-Übertragung in Frage. 
Statt dessen nutzten wir eine eigens für den Aktivtag in unserem Yammer-Netzwerk eingerichtete Gruppe. Jeweils (mehr oder weniger) zur vollen Stunde informierten wir einander durch kurze Postings, was wir seit der letzten Meldung erledigt hatten. Hier einige Beispiele:
Es hat wirklich Spaß gemacht, die eigenen Fortschritte mitzuteilen und gleichzeitig zu sehen, an was der Kollege gerade arbeitet. Auch die Transparenz im virtuellen Team wurde auf diese Weise deutlich verbessert. Entsprechend positiv war auch das Feedback: “Das Konzept Aktivtag gefällt mir! Fühlt sich fast so an, als würden wir in einem Büro zusammensitzen.”
Zugegeben, der Verbindlichkeitsfaktor kam dieses Mal zu kurz, das werden wir bei den nächsten Malen verbessern.
Ab sofort ist der Mittwoch also unser offizieller Aktivtag. Ich bin aber jetzt schon sicher, dass sich unsere Fortschrittsmeldungen nicht mehr allein auf diesen Wochentag beschränken werden…
more30 Minuten. Meistens die Standard-Dauer von Besprechungen, die über Outlook organisiert werden. Sie hat zur Folge, dass so manche Besprechung länger dauert als nötig und außerdem danach die Zeit fehlt, pünktlich zur nächsten Besprechung zu erscheinen, weil diese ebenfalls wieder auf einer 30-Minuten-Grenze liegt.
Nicole Steinbok hat sich dafür eine Lösung ausgedacht und präsentiert sie in folgendem (englischsprachigen) Video in Form eines iGNiTe-Vortrags:
Das im Vortrag erwähnte Poster findest du auf www.22minutemeeting.info.
Das Format der iGNiTe-Vorträge mit exakt 20 Folien à 15 Sekunden ist übrigens eine weitere Abhilfe für einen weit verbreiteten Zeitfresser: lange, ineffiziente Präsentationen.
moreSchon oft habe ich es erlebt, wie Teilnehmer nach einer mehr oder weniger fruchtlosen Besprechung mal kurz überschlugen, was diese Zusammenkunft dem Unternehmen in etwa an Kosten verursachte. Es ist gut, sich diese Gedanken zu machen, denn Zeit ist hier wirklich Geld. Nur ist es im Nachhinein zu spät!
Früher setzt die Besprechungskosten-Uhr an, auf die ich über Gerald Hensel gestoßen bin:
Man stellt sie einfach zu Beginn einer Besprechung auf den Tisch und gibt die Anzahl der Teilnehmer sowie deren durchschnittlichen Stundensatz ein. Ein Druck auf den beleuchteten Knopf startet den Kostenzähler. Er erinnert alle Teilnehmer daran, dass es nicht nur Zeit und Nerven spart, sich kurz zu fassen und auf ein konkretes Ergebnis hinzuarbeiten.
Das Gerät trägt den Namen “Bring TIM!®”, wobei “TIM” für “Time Is Money” steht, und ist auf http://www.bringtim.com/ erhältlich.
more“Gähn — schon wieder eine Tippsammlung, wie man Meetings gut vorbereitet und durchführt? Wie langweilig!”
Nein, dies soll kein Nullachtfünfzehn-Rat werden. Shira Levine verfolgt einen ganz anderen Ansatz für die produktive Nutzung der Zeit, die wir in Besprechungen verbringen. Auf OpenForum.com hat sie Ihre Liste “10 produktive Sachen, die man heimlich in Meetings tun kann” veröffentlicht. Jeden Punkt hat sie mit konkreten Beispielen versehen, die ich hier auslasse:
Als Bonuspunkt fügte Shira dann noch “Körperpflege” hinzu.
Vielleicht sollte jemand, in dessen Besprechungen sich die Kollegen nur noch mit solchen Beschäftigungen zu helfen wissen, sich selbst mal Vorschlag Nr. 5 zu Herzen nehmen. Am besten außerhalb einer Besprechung.
(via ToolBlog)
PS: Von einem auffälligen Beispiel für wirklich effektive Besprechungsführung berichtet die BusinessWeek.
moreDie Instant-Messaging-Applikation gehört zu den ersten Programmen, die viele auf Produktivität bedachte Anwender beenden, wenn sie mit ihrer Arbeit ernsthaft vorankommen wollen. Schließlich gelten Unterbrechungen durch plauderhafte Buddys als Gift für effektives Arbeiten.
Nun haben aber amerikanische Wissenschaftler in einer Studie über Instant Messaging im Büro herausgefunden, dass IM durchaus helfen kann, die Produktivität und Konzentration zu verbessern.
Die an den Universitäten Irvine und Columbus arbeitenden Forscher stellten durch Beobachtung von rund neunhundert Büroangestellten fest, dass eine Unterbrechung per IM-Fenster weit weniger störend wirkt als ein Telefonanruf oder gar das persönliche Erscheinen am Schreibtisch des Kollegen. Zudem kann man per IM-Statusmeldung oder durch vorübergehendes Beenden der Software signalisieren, dass man gerade konzentriert arbeiten und nicht gestört werden möchte.
Ich werde gleich mal ein paar Kollegen neu in meine Buddyliste eintragen. Mein Jabber-Konto hat übrigens die Kennung “geewiz@web.de”. Kontaktanfragen meiner Leser sind mehr als willkommen, aber beachtet bitte meine Statusmeldung.
(Via new-worxs.de)
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