Dawn Foster gesteht auf WebWorker Daily ihr “Dirty Little Task Management Secret“: Das Vergeben von Prioritäten an ihre Aufgaben klappte hinten und vorne nicht. Das war die Aufteilung ihrer Aufgaben zum Zeitpunkt ihrer Erkenntnis: 95% “sehr hoch”, 4% “hoch”, 1% “normal” Priorität und keine einzige Aufgabe in den Kategorien “niedrig” und “sehr niedrig”.
Ihr Schema zur Vergabe von Prioritäten sah so aus:
Dawn geriet damit schnell in das Problem, dass sie ständig Aufgaben mit “sehr hoher” Priorität auf den nächsten Tag verschieben musste, weil für sie einfach nicht genug Zeit zur Verfügung stand.
Um aus diesem Trott auszubrechen, stellte sie ein neues Schema auf:
Mit dieser Aufteilung hofft sie, eine gesündere Aufteilung ihrer Aufgaben zu erzielen und besser mit deren Erledigung voran zu kommen. Ich bin optimistisch, dass ihr das gelingt.
Das offizielle “Getting Things Done”-Konzept kennt keine Prioritäten, um so dynamisch wie möglich zu bleiben. Dennoch muss man bei der Entscheidung, welche Aufgaben als nächste dran sind, irgendeine Art der Differenzierung anwenden. Dawns Schema, die unwichtigen von den wichtigen Aufgaben und die wichtigen von den dringenden zu unterscheiden, ist eine Möglichkeit, diese Entscheidung zu treffen.
Ganz ähnlich gehe auch ich vor, wenn ich morgens meine MIT-Liste der “Most Important Tasks” aufstelle. Ich benutze OmniFocus und setze bei jeder Aufgabe, der ich mich heute auf jeden Fall widmen muss, die Flaggen-Markierung. Den Überblick über meine MIT gibt mir ein entsprechend konfigurierter Filter.
Vergibst du Prioritäten an deine Aufgaben? Schreib einen Kommentar, nach welchem Schema du dabei vorgehst!
more“Gähn — schon wieder eine Tippsammlung, wie man Meetings gut vorbereitet und durchführt? Wie langweilig!”
Nein, dies soll kein Nullachtfünfzehn-Rat werden. Shira Levine verfolgt einen ganz anderen Ansatz für die produktive Nutzung der Zeit, die wir in Besprechungen verbringen. Auf OpenForum.com hat sie Ihre Liste “10 produktive Sachen, die man heimlich in Meetings tun kann” veröffentlicht. Jeden Punkt hat sie mit konkreten Beispielen versehen, die ich hier auslasse:
Als Bonuspunkt fügte Shira dann noch “Körperpflege” hinzu.
Vielleicht sollte jemand, in dessen Besprechungen sich die Kollegen nur noch mit solchen Beschäftigungen zu helfen wissen, sich selbst mal Vorschlag Nr. 5 zu Herzen nehmen. Am besten außerhalb einer Besprechung.
(via ToolBlog)
PS: Von einem auffälligen Beispiel für wirklich effektive Besprechungsführung berichtet die BusinessWeek.
moreAufschieberitis ist für viele ein Problem, denn sie hindert einen nicht nur daran, die eigenen Aufgaben erledigt zu bekommen, sondern sie wirkt auch nach über den Frust und die Schuldgefühle, die sie verursacht.
Folgerichtig ist der Artikel “11 Causes and Cures for Procrastination” unter “Stressmanagement” abgelegt. Wer den Hang zur Prokrastination nicht einfach als Charaktereigenschaft abhaken will, findet hier die folgenden Hinweise auf mögliche Ursachen und Lösungsansätze:
Fehlt noch ein nützlicher Tipp? Liebe Leser, wie haltet ihr die Aufschieberitis im Zaum?
moreIm “The Cult of Done Manifesto” verfasste Bre Pettis ein leidenschaftliches Plädoyer für das Erledigen von Aufgaben. Übersetzt lautet das Manifest so:
Joshua Rothaas hat aus dem englischen Original ein nettes Poster gestaltet:
Auf 18 Tricks to Instantly Improve your GTD System habe ich eine Liste mit nützlichen Anregungen gefunden, die helfen, das eigene System zu optimieren. Sie sind sinnvollerweise in die verschiedenen GTD-Phasen unterteilt:
Halte das Wichtigste aus jedem Anruf und jedem Gespräch fest, bevor du zum nächsten übergehst.
Dein Werkzeug zum Allzeit-Notieren sollte auch wirklich allzeit bereit sein.
Versieh alles, auch Sprachnotizen, mit einer Zeitangabe.
Entwickle ein persönliches Notiz- und Abkürzungssystem.
Filtere im voraus.
Arbeite stets an einem sauberen Schreibtisch mit nur einem Gegenstand vor dir.
Verwende wirklich einen 2-Minuten-Timer.
Halte das Ergebnis deines Nachdenkens und Arbeitens immer fest.
Halte alle Werkzeuge und Materialien in Griffweite bereit.
Suche die Hemmschuhe in deinem System.
Halte dich strikt an die Konzepte “Projekt”, “Sammler” (tickler file) und “Irgendwann-Aufgaben”.
Gehe stets anhand einer Checkliste vor.
Reserviere dafür einen wöchentlichen Termin.
Belohne dich für eine saubere Nachbearbeitung.
Führe täglich eine kleine Nachbearbeitungsrunde durch.
Markiere und gruppiere zu Beginn jedes Tages deine wichtigsten Aufgaben.
Erledige ähnliche Aufgaben auf einmal.
Erledige das “Krötenschlucken” immer zuerst.
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