Dass die Einteilung von Aufgaben in “Hohe Priorität”, “Mittlere Priorität” und “Niedrige Priorität” nicht besonders effektiv ist, ist inzwischen eine weit verbreitete Erkenntnis. Das Getting-Things-Done-Konzept verzichtet sogar mit der Begründung, dass alle ernstzunehmenden Aufgaben gleich wichtig seien, bewusst auf jegliche Priorisierung. In Introducing A New Way Of Prioritizing, warnt der Autor jedoch davor, dass dieses Schwarz-Weiß-Denken zum Burnout führen kann, weil es dazu verleitet, ständig etwas zu tun. Er empfiehlt, Aufgaben nach folgendem Schema zu priorisieren:
Dabei ist zu beachten, dass eine Kategorie die anderen nicht ausschließt. Schließlich kann man eine Aufgabe erledigen wollen, auch wenn sie gleichzeitig auf einer Verpflichtung beruht. Die höhere Priorität hat allerdings immer das meiste Gewicht.
Dem Eindruck, dass dies nichts anderes als die klassische A-B-C-Einteilung ist, hält der Autor entgegen, dass die Bezeichnungen viel klarer sind und die Notwendigkeit der Aktion betonen. Außerdem stellen sie sinnvolle Stufen einer Eskalation dar: ist eine Rechnung hereingekommen, wird man sie in der Regel zuerst bezahlen wollen. Lässt man sie für einige Tage liegen, sollte man sie langsam bezahlen, um eine Mahnung zu vermeiden. Ist diese aber ebenfalls hereingeflattert, muss die Rechnung bezahlt werden, wenn man auf Inkasso oder ein Mahnverfahren keine Lust hat.
Das zweite Beispiel “Urlaub” spricht mir gerade aus der Seele: steigt die Arbeitslast, will man mal ein paar Tage frei nehmen. Spätestens, wenn sich negative Auswirkungen bemerkbar machen, sollte man wirklich einen Urlaubsantrag stellen. Wird dennoch der gesunde Bereich der Belastung überschritten, muss eine Pause sein.
In diesem Sinne: ein schönes Wochenende!
moreMit dem Herbstwetter sinkt gelegentlich auch die Laune und Motivation. Ein paar Methoden, wie man einen unproduktiven Tag retten kann, zählt der Artikel Back To Work: How to Kickstart a Low-Productivity Day auf LifeHacker.com auf:
Herumspazieren. Egal ob im Büro, im Gebäude oder draußen. Irgendwo passieren immer positive Dinge, die den Geist wieder auf Trab bringen.
Einen Wecker stellen und während dieser Zeit an einer bestimmten Sache arbeiten. Nach 5, 10 oder 20 Minuten kann dabei ein Ergebnis herauskommen, das demonstriert, was Konzentration bringen kann. Vielleicht lässt sich das sogar wiederholen, aber zumindest eine Sache ist auf jeden Fall erledigt.
Ein gutes Arbeits-Buch aufschlagen und fünf Minuten lang lesen. Die Frage, wie sich das Gelesene auf eine aktuelle Aufgabe anwenden lässt, bringt oft überraschende Inspiration.
Sich an jemanden wenden, den man bewundert. Das Internet macht die Welt zum globalen Dorf, und überraschend viele bekannte Autoren, Blogger, Musiker usw. reagieren auf einen Kontakt.
Postkarten an zwei weiter weg wohnende Freunde verschicken. Diesen Punkt verstehe ich nicht ganz — damit soll man den eigenen Lebensort besser zu schätzen lernen?
Die diesen Tipps zugrunde liegenden psychologischen Prinzipien sind:
Also, wenns demnächst mal wieder neblig ist, draußen oder im eigenen Kopf, probiert mal den einen oder anderen Tipp aus!
moreIm Artikel “Produktiver werden durch ein freundliches ‘Nein!’ geht imgriff.com auf eine wichtige Methode der Selbstorganisation ein, nämlich die “Negative Erwartungsbestätigung Interessierter Nachfragen”, abgekürzt: NEIN.
So effektiv die Verfahren zur Verwaltung von Aufgaben auch sind, seien es GTD oder ABC-Priorisierung oder andere, sie können nur den Mangel verwalten. Ich meine den Mangel an Gedächtnis, an Zeit, an Geschwindigkeit, an Motivation oder Energie. Dieser Mangel verhindert schließlich, dass wir alle Aufgaben immer sofort und zur vollen Zufriedenheit aller Beteiligten erledigen können.
Wollen wir das Dilemma, in das uns die übliche Vielzahl an Aufgaben bringt, vermeiden, statt es nur abzumildern, müssen wir das Wachstum unserer To-Do-Listen verhindern. Ein freundliches, aber bestimmtes “Nein” ist der Schlüssel dazu.
Was Ja-Sager von Nein-Sagern unterscheidet und wie Sie eine effektive Ablehnung formulieren — insbesondere, wenn sie dem Chef gilt –, finden Sie auf imgriff.com.
moreScott H Youngs Artikel “10 Tips for Staying Productive While Being Scheduled to Death” kam genau pünktlich, als hätte Scott meine mentalen Hilferufe gehört. “Zu Tode verplant” ist eine gute Beschreibung meiner aktuellen Situation, in der ich andauernd Besprechungen mit mehr Leuten halten muss als ich auf Anhieb aufzählen kann.
Der daraus resultierende Terminplan ist das genaue Gegenteil von dem, was man zur Erledigung von Aufgaben braucht. Hierfür sind nämlich längere freie Zeiträume ideal.
Zunächst unterscheidet Scott Projekte von Ereignissen. Während Projekte wenig bis keine zeitlichen Einschränkungen haben, sind Ereignisse an feste Termine gebunden. Das meistgehasste Ereignis im Berufsleben dürfte das “Meeting” sein. In einem Minenfeld von Ereignissen wird es schwer, mit den Projekten weiterzukommen. Scotts folgende Tipps helfen aber dabei:
Den Hinweis auf das mobile Arbeiten kann ich bestätigen. Ich liebe meinen MacBook Pro, seine ganze hilfreiche Software und das Überall-Büro im Web. Virtuelle Desktops erlauben es mir, alle Programme, die ich zur Planung und für meine aktuelle Arbeit benutze, offen zu lassen und einfach zwischen ihnen zu wechseln. Was ich noch nicht umgesetzt habe, aber seit einigen Wochen plane, ist der Projektkiller-Tag. In der kommenden Woche werde ich den wohl mal ausprobieren.
moreWenn ein Mitarbeiter aus dem eigenen Team in sein Daily (eine Art E-Mail-Logbuch) schreibt:
Heute zum ersten mal aus meiner ToDo-Liste einen Tagesplan erstellt, Zeiten geschätzt und das ganze in den Kalender übertragen. Es war der strukturierteste Arbeitstag seit langem. Bis auf eine Kleinigkeit habe ich alles erledigt, was ich erledigen wollte, und bei einer anderen Sache auch noch etwas mehr. Es war sogar Zeit, ein, zwei U-Boote und eine kleine Störung zu bearbeiten, ohne dass der Rahmen gesprengt wurde. Erstaunlich, wirklich erstaunlich. Auch Timsato1 buchen und Daily schreiben ist einfacher und geht besser, weil man im Kalender sieht, wann man was gemacht hat. Kann das nur empfehlen.
dann hat man in puncto Selbstadministrations-Training nicht alles falsch gemacht.
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