Jeder möchte ein Held sein, ganz besonders Geeks wie ich. Und Motivations- und Produktivitäts-Ratgeber steigern gern die Bereitschaft dazu. Ihre Botschaft: Wer sich durch eine Krise durchbeißt anstatt aufzugeben, erntet am Ende den Triumph. Man muss sich nur ausreichend Mühe geben und die richtigen Methoden anwenden — die man natürlich von den Ratgebern lernen kann.
Das ist Quatsch. Wahre Selbstadministration hat viel damit zu tun, die eigenen Fähigkeiten, aber auch die eigenen Grenzen zu erkennen und konsequent mit ihnen umzugehen.
Nehmen wir einmal an, Du hast eine Aufgabe angenommen und für sie einen Aufwand von zwei Stunden veranschlagt. Drei Stunden später stellst Du jedoch fest, dass erst ein Viertel erledigt ist. Die Schätzung war komplett daneben. Zeit, ein ganzer Mann respektive eine ganze Frau zu sein. “Jetzt kann ich ja auch nicht mehr aufhören. Ich hab schon drei Stunden reingesteckt! Das wär’ doch gelacht, wenn ich das nicht hinbekomme.” Der Held in Dir übernimmt, krempelt die Ärmel hoch, schaltet mit zornigem Blick E-Mail, IM und andere Störungsquellen ab und stürzt sich mit noch mehr Schwung in die Arbeit. Manchmal klappt das sogar.
Aber wie sieht es denn jetzt mit Kosten und Nutzen aus? Aus zwei Stunden wurden zwölf. Wie viele wichtige Dinge hätten in dieser Zeit erledigt werden können? Du musstest sie verdrängen, weil dir Deine Fehleinschätzung peinlich war. Mit Produktivität hat das nichts mehr zu tun.
Es ist wichtig, ein Tal von einer Sackgasse zu unterscheiden. Marketing-Guru Seth Godin hat über diesen Unterschied ein interessantes Buch mit dem Titel The Dip geschrieben. Seine Botschaft: Manche Talsohlen (“Dips”) wollen durchschritten und ihre Wände erklommen werden, um zu neuen Höhen zu kommen. Aber manche Dinge fallen einfach deshalb schwer, weil sie schlicht die falschen Dinge sind! Wer sie nicht erkennt und nicht aufgibt, wird viel Energie, Zeit und Geld sinnlos verbrennen.
Das gilt gleichermaßen für Unternehmen wie für Einzelpersonen. Ein kritischer Blick (manchmal muss er von außen kommen, weil er von Scheuklappen versperrt wird) und eine beherzte Entscheidung können der Schlüssel dazu sein, sich neu zu orientieren und etwas anderes zum Erfolg zu führen; sei es eine Produkteinführung oder eine Karriereentscheidung.
Die Welt braucht Helden — in Situationen, in denen ein hohes Risiko eingegangen werden muss, um das drohende Unheil abzuwenden. Die sind selten. Wer glaubt, dass es immer nur ausreichend viel Mühe braucht, um Großes zu erreichen, ruft auch bei Call-in-TV-Sendungen an.
moreIn meinen Seminaren für Software-Entwicklung empfehle ich dringend, die Dinge, die man sich bei komplexeren Konstrukten gedacht hat, in Kommentaren zu dokumentieren. Zu schnell vergisst man, warum man sich für den jeweils vorliegenden Ansatz entschieden hat und muss sich später erst wieder mühsam hineindenken. Aufzeichnungen senken hier den Aufwand und die Fehlerquote.
In meinem Vortrag über Getting Things Done habe ich zudem hervorgehoben, dass es sehr wichtig ist, alles aus dem Kopf zu bekommen, was wir noch anpacken müssen. So kann das Gehirn alle seine grauen Zellen auf die Aufgabe ansetzen, mit der wir uns gerade auseinandersetzen. Ich hatte schon immer Schwierigkeiten, mir spontan Dinge zu merken — eine Ablenkung und sie sind weg. Seit ich mir deshalb angewöhnt habe, mir alles Wichtige aufzuschreiben, muss ich weit weniger um Entschuldigung für meine Verpeiltheit bitten als früher.
Mein Notizbuch und Stift begleiten mich fast überall hin. So kann ich alles festhalten, was gerade noch flüchtig durch meinen Kopf geistert. Damit gehören für mich Stirnrunzler wie “Was wollte ich Marko noch fragen?”, “Wo war dieser Laden nochmal? Ich bin mal mit der Straßenbahn dran vorbei gefahren…” oder “Da war doch was, das ich noch mit meinem Team besprechen muss…” fast komplett der Vergangenheit an.
Aus diesen Erfahrungen heraus haben mich die Gründe, die das Positivity Blog für das Aufschreiben von Aufgaben, Gedanken und anderen Dingen anführt, sofort angesprochen:
Ich geh dann mal laufen. 
Das Ziel von “Getting Things Done” ist es, die Menge von Aufgaben zu beherrschen, mit der man kämpft, und dabei gleichzeitig entspannt zu sein. Du hast vielleicht noch nicht alles erledigt, aber alles im Griff. Diese Entspannung soll auch dann nicht schwinden, wenn man sich die offenen Aufgaben anschaut, um einige zu anzupacken. Was bringt es, zu sehen, dass ich noch zur Bank muss, wenn ich gerade mein Abendessen hatte und jetzt noch ein wenig am Computer sitze? Das ist eine Aufgabe, über die ich im Moment weder nachdenken noch mir Sorgen machen sollte. Das GTD-Kontext verteilt deshalb alle Aufgaben auf Kontext-Listen, die mir nur diejenigen zeigt, die ich in meiner jeweiligen Situation auch erledigen kann.
Naheliegend sind Kontexte wie “@Telefon”, denn dessen Aufgaben kann ich nur erledigen, wenn ich gerade ein Telefon in Reichweite habe und meine Umgebung das Telefonieren auch zulässt. Aber wenn ich nur zuhause telefonieren kann, weil ich im Büro keine Privatgespräche führen darf und kein Handy besitze, reicht auch der Kontext “@Zuhause”. “@Lesen” hingegen ist kein Kontext, sondern eine Kategorie. Lese-Aufgaben sollten dem Kontext zugeordnet werden, in dem ich Zugriff auf den Lesestoff habe und zum Lesen komme. PDF-Dateien kann ich in “@Computer” lesen, Webseiten in “@Online” und meinen Steuerbescheid in “@Zuhause”.
Im Laufe der Zeit lernt man, sinnvolle Kontexte von Scheinkontexten zu unterscheiden. Glücklicherweise erspart uns Rolf F. Katzenberger leidvolle Irrwege durch seinen Artikel “Was ist (k)ein GTD-Kontext?“. Rolf erklärt darin, was sinnvolle Kontexte sind und wie sie sich von Scheinkontexten unterscheiden. Wer GTD effektiv einsetzen will, für den ist der Artikel ein Muss.
moreDie “Aufschieberitis”, auch “Prokrastination” genannt, kennt jeder von uns. Und die meisten strengen sich auch an, sie zu besiegen — manche mehr, manche weniger erfolgreich. In seinem Artikel “20 Procrastination Hacks” gibt Autor Scott Young folgende Tipps, um diese Produktivitätsbremse in den Griff zu bekommen:
Gewöhne dich ans Gleich-Erledigen: Aufschieberitis ist eine Angewohnheit. Man kann sie sich also auch abgewöhnen. Das erfordert zwar einige Wochen Disziplin, danach wird es aber immer einfacher, seine Aufgaben gleich zu erledigen. Scott half es, sich ein Schild “MACHS GLEICH!” an den Rechner zu kleben und dieses zu lesen, wenn ihn mal wieder die Motivation zu verlassen drohte.
Erledige die wichtigste Aufgabe zuerst: Sich am Morgen sofort die wichtigste Aufgabe zu greifen und zu erledigen, noch bevor man sich in die E-Mails und RSS-Feeds stürzt, sorgt dafür, dass der schlimmste imaginäre Last gleich zu Beginn des Tages verschwindet.
Nimm dir nur 10 Minuten vor: Schwere Aufgaben verlieren ihren Schrecken, wenn man sich sagt, dass man sich ihnen nur 10 Minuten lang widmen wird. 10 Minuten sind nicht so schwer. Und hat man erst mal angefangen, kann aus den 10 Minuten durchaus auch mehr werden.
Zerlege Aufgaben in kleine Schritte: In ähnlicher Weise wie der vorige Tipp hilft die Salami-Taktik: eine Aufgabe, die man Häppchen für Häppchen erledigt, erscheint nicht mehr so riesig.
Liebe deine Aufgaben: Die Aufschieberitis schlägt dann zu, wenn einem die jeweilige Aufgabe nicht behagt. Suche dir einfach eine andere Aufgabe, die dir gerade besser liegt.
Arbeit gegen Pause 30:10: Beschränke das Erledigen auf 30 Minuten konzentrierter Arbeit und gönne dir 10 Minuten für E-Mails, Chat und Co. Ich nenne das “Disziplin per Eieruhr” und teile mir die Zeit in 20 Minuten Arbeit, 10 Minuten Internet und 5 Minuten Pause ein.
Setze dir Termine: Viele Leute brauchen ein Ultimatum, um in Gang zu kommen — manche sogar ein überschrittenes. Gib deinen Aufgaben also einen Erledigungstermin.
Öffentlichen Druck erzeugen: Leistungsdruck gegenüber Anderen kann das Ultimatum noch verstärken. Sag jemandem per E-Mail einen Termin für die Erledigung zu und bitte ihn/sie vielleicht auch, dich rechtzeitig davor nochmal anzusprechen.
Setze eine Belohnung aus: Schaffe etwas Vorfreude auf das Abhaken einer Aufgabe und verleihe der Sache etwas Angenehmes, indem du dir selbst eine Belohnung in Aussicht stellst.
Nicht erledigen ist eine Option: Wenn du dich innerlich gegen etwas sträubst, sollst du es vielleicht auch nicht tun. Manche Aufgaben kann man aussitzen. Oder der Auftraggeber legt plötzlich selbst keinen Wert mehr auf sie, wenn man ihn nochmals darauf anspricht.
Schalte um auf positives Denken: Denke an den Gewinn durch eine Aufgabe statt an die Hürden auf dem Weg. Suche nach deinem Motiv — nach dem, was dich motiviert.
Schalte Ablenkungen aus: Wo E-Mail, Instant Messaging und neue Twitter-Meldungen locken, hat die Aufschieberitis leichtes Spiel. Ausschalten, arbeiten.
Miss die Zeit: Halte dir sich selbst vor Augen, wie viel Zeit du verschwendest, indem du für eine Weile Buch darüber führst. So werden die Zeitfresser schnell aufgedeckt.
Bereite dich vor: Viele Aufgaben sind ohne Vorbereitung nicht zu schaffen. Lege dir die nötigen Werkzeuge und Materialien bereit, Tasse Tee dazu und dann los.
Besiege deine Angst: Welche Befürchtungen blockieren dich? Angst vor Versagen? Vor Kritik? Frage dich, was der schlimmste Fall ist, der eintreten kann. Bewusst darüber nachzudenken ist der erste Schritt dazu, die Angst in den Griff zu bekommen.
Lege dir einen Antreiber zu: Wenn du dich nicht selbst motivieren kannst, kann dir ja vielleicht ein Kollege oder Familienmitglied verbal in den Hintern treten, um dich in Gang zu bringen.
Warte bis zuletzt: Bring dich selbst in die Zwangslage, eine Aufgabe erledigen zu müssen, weil gerade noch ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Lege das Erledigen einer Aufgabe, die eine Stunde dauert, knapp eine Stunde vor den Termin.
Gezieltes Aufschieben: Setze einen dicken Brocken, der noch etwas Zeit hat, ganz oben auf die Liste, und andere wichtige Aufgaben darunter. Wenn du nun die erste Aufgabe “zunächst mal” aufschiebst, packst du automatisch die wichtigen Aufgaben an, die darunter stehen. Und wenn neue wichtige Aufgaben dazu kommen, verdrängen sie den dicken Brocken von der Spitze, sodass dieser dann auch erledigt wird.
Als Bonus erklärt Scott die “Prokrastiziplin”. Sie besteht aus drei Regeln. Regel Nr. 1: Du kannst Aufgaben nicht einfach ignorieren. Regel Nr. 2: Du musst sie auf eine Liste setzen, die du den Tag über immer wieder anschaust. Und Regel Nr. 3: Du musst deine Fortschritte jemandem mitteilen — wenn du keine gemacht hast, erkläre die Gründe dafür.
Mir persönlich gefällt der erste Tipp am besten. Es gibt gute und schlechte Angewohnheiten. Und man kann mit etwas Mühe und Struktur schlechte in gute umwandeln. Aufschieberitis ist da keine Ausnahme.
moreSchon der englische Begriff “work-life balance” ist bezeichnend: auf der einen Seite steht die Arbeit, auf der anderen Seite das “Leben” — als gehöre die Arbeit nicht zum Leben dazu. Eine ganzheitliche Sicht ist das sicher nicht. Ich bin der Meinung, dass die Arbeit genauso zum Leben gehört wie die Freizeit, die man allein oder mit anderen Menschen verbringt. Die Frage nach dem Anteil, den die Arbeit am gesamten Leben hat, ist allerdings berechtigt und auch wichtig. Zu ihrer Beantwortung ist in Bloggerkreisen kaum jemand berufener als Zen-Organisator Leo Babauta. In “10 Ways for a Web Worker to Achieve Work-Life Balance” gibt er uns folgende Hinweise, um das Ausufern der Arbeit zu vermeiden:
Nicht andauernd online bleiben: Das Büro durch mobile Geräte wie Blackberrys mit in die Freizeit zu nehmen nimmt dem “Feierabend” seinen Sinn und Nutzen. Und nicht nur die Freizeit wird besser, wenn Sie sich mal vom Internet trennen, sondern auch manche Arbeit.
Arbeit beschränken: Niemand kann rund um die Uhr arbeiten. Klare Arbeitszeiten helfen dabei, sich auf das zu konzentrieren, was gerade angesagt ist.
Dem Leben Priorität einräumen: Welche Dinge mögen Sie noch außer dem Arbeiten? Reservieren und nehmen Sie sich Zeit für sie, sonst haben geplante Arbeitszeiten nur halb so viel Sinn.
Kleine Aufgaben zusammenfassen: Wenn Sie eine ganze Reihe kleiner Aufgaben in einem Rutsch erledigen, ersparen Sie sich den jedes Mal neu nötigen Anlauf.
Tagesziele definieren: Machen Sie sich klar, welche ihrer vielen Aufgaben Sie heute erledigen wollen und können. So vermeiden Sie die Enttäuschung darüber, dass bis zum Ende des Arbeitstages einfach nicht alles erledigt werden kann.
Besprechungen und Kommunikation einschränken: Die Zeit, die Sie damit verbringen, fehlt Ihnen beim Bearbeiten Ihrer anderen Aufgaben.
Schwere Dinge zuerst erledigen: Beginnen Sie mit vollen Batterien, um die harten Brocken anzupacken und heben Sie sich die netten Sachen für den Schluss auf.
Entschleunigen: Weder die Arbeit noch die Zeit außerhalb sollten Sie im stressigen Express-Modus verbringen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Dinge gut zu erledigen und ihre angenehmen Seiten zu entdecken.
Zeit in Blöcke einteilen: Planen Sie angemessene Zeiträume für die verschiedenen Dinge ein, die Ihnen wichtig sind — in der Arbeit und in der Freizeit.
Standhaft sein: Lassen Sie sich nicht gleich von Ihren Plänen abbringen und haben Sie den Mut, auch mal “Nein” zu sagen.
Diese Hinweise mögen trivial und selbstverständlich erscheinen. Aber wenn ich mein Arbeitsleben kritisch betrachte, tut es gut, sie mir ins Gedächtnis zurückzurufen. Vielleicht geht es ihnen ja ähnlich? Schreiben Sie Ihre Erfahrungen als Kommentar auf diesen Artikel!
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