20 Tipps gegen Stress
on August 20th, 2007 by Jochen
Leo Babauta ist eine unerschöpfliche Quelle von Tipps zu produktivem, aber ausgewogenen Leben. In seinem Artikel 20 Ways to Eliminate Stress From Your Life auf ZenHabits erklärt er, auf was man achten sollte, wenn man weniger an Stress leiden will.
- Identifizieren Sie Stressfaktoren. Wer jeden Tag ein paar Minuten investiert, um sich darüber klar zu werden, welche wiederkehrenden Dinge, welche Personen oder Ereignisse zu Stress führen, kann Wege finden, sie zu vermeiden. Und bei den Dingen, die man nicht vermeiden kann, gibt es wahrscheinlich zumindest Möglichkeiten, sie etwas netter zu gestalten.
- Vermeiden Sie unnötige Verpflichtungen. Nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben, in der Familie oder bei Freizeitaktivitäten gibt es Verpflichtungen, die uns unter Druck setzen. Hier mal ein Auge drauf zu werfen und kritisch zu fragen, ob der Nutzen den Stress rechtfertigt, kann entlastend wirken.
- Aufschieberitis. Wir alle tun es, und wir zahlen den Preis dafür. (Diesen Artikel wollte ich schon vor Wochen schreiben…) In den Himmel wachsende Stapel und Aufgabenlisten tragen zu Frust und Unzufriedenheit bei. Sich das “Gleich erledigen” anzugewöhnen und nach Gründen zu suchen, die das Erledigen zu einer positiven Erfahrung machen, hilft gegen Prokrastination.
- Unordnung. Zu einem gewissen Grad sind wir alle desorganisiert. Selbst mit dem besten Ordnungsschema neigt man dazu, irgendwann wieder ins Chaos zu verfallen. Nun ist es nicht besonders entspannend, wenn unsere Umgebung unordentlich ist und wir deshalb unser Zeug nicht mehr finden. Fangen Sie doch mit dem Aufräumen einfach gleich bei Ihrem Schreibtisch an, und arbeiten Sie sich dann voran!
- Zu spät kommen. Spät dran sein bedeutet gestresst sein. Wir machen uns hektisch zurecht, beeilen uns auf dem Weg und sind die ganze Zeit durch den Gedanken gestresst, dass wir schlecht aussehen und zu spät kommen. Sich anzugewöhnen, pünktlich zu sein, lässt diesen Stress verschwinden. Dabei hilft es, die Zeit zu stoppen, die man gewöhnlich braucht, um sich fertigzumachen und zum Ziel zu gehen oder zu fahren. Meist unterschätzt man nämlich diese Zeiten. Die Belohnung dafür, mit Hilfe dieser Zeiten rückwärts zu rechnen und mit noch 10 Minuten Puffer einzutreffen, ist ein richtig gutes Gefühl.
- Kontrollbedürfnis. Wenn wir dem Wahn aufsitzen, der Meister aller Klassen zu sein, wird’s stressig — vor allem, wenn dann etwas oder jemand nicht so funktioniert, wie wir es wollen. Das einzige, was man (einigermaßen) kontrollieren kann, ist man selbst, und daran gilt es erst einmal zu arbeiten. Bei anderen Leuten und Dingen hilft es in vielen Situationen, einfach zu akzeptieren, wie sie arbeiten. Sie sollten außerdem lernen, sich von Aufgaben zu trennen und sie zu delegieren. Die Kontrolle über andere Leute und Situationen aufzugeben ist ein wichtiger Schritt zu weniger Stress.
- Multitasking. Es mag den Anschein von Produktivität haben, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, aber in Wirklichkeit hindert es uns daran, uns auf ein Ziel zu konzentrieren und es zu erreichen — und stresst uns in der Zwischenzeit. Stellen Sie auf Singletasking um.
- Eliminieren Sie Energiefresser. Wenn Sie (wie oben beschrieben) Ihr Leben analysiert haben und Dinge gefunden haben, die Ihnen Stress verursachen, werden Sie womöglich auch Dinge gefunden haben, die Ihnen die Energie rauben. Bestimmte Dinge laugen uns mehr aus, als sie wert sind. Identifizieren Sie sie und schalten Sie sie aus. Mehr Energie und weniger Stress machen sich gut in der Bilanz.
- Meiden Sie schwierige Leute. Sie kennen sie: Wenn Sie nur eine Minute nachdenken, fallen Ihnen alle Personen — Chefs, Mitarbeiter, Kunden, Freunde, Familie usw. — ein, die Ihnen das Leben schwer machen. Sie könnten sie natürlich damit konfrontieren, aber das wird sicherlich schwierig werden. Lassen Sie sie einfach links liegen.
- Vereinfachen Sie Ihr Leben. Vereinfachen Sie Arbeitsabläufe, Verpflichtungen, Informationsquellen, unordentliche Zimmer oder die Masse an Dingen, die Sie beschäftigen — und der Stress nimmt ab.
- Entkalendern Sie. Schaffen Sie mehr freie Zeiten. Sie müssen nicht jede Minute Ihres Lebens verplanen. Lernen Sie, Besprechungen zu meiden und lange Zeiträume zu behalten, in denen Sie entweder große Brocken anpacken oder die kleinen reihenweise erledigen können. Sollte jemand nach einer Unterredung anfragen, versuchen Sie zuerst, es per E-Mail oder Telefon abzuhandeln. Wenn das nicht klappt, vermeiden Sie zumindest die blockierte Zeit, indem Sie darum bitten, dann einfach anzurufen und zu sehen, ob Sie Zeit haben. Es ist toll, einen freien Kalender zu haben.
- Machen Sie langsam. Anstatt durchs Leben zu rasen, lernen Sie doch, die Dinge langsam anzugehen. Genießen Sie Ihr Essen, die Leute um Sie herum, die Natur. Allein dieser Schritt kann Tonnen von Stress ersparen.
- Helfen Sie anderen. Es klingt widersprüchlich, sich noch mehr Aufgaben aufzubürden, um anderen Leuten zu helfen, obwohl Sie schon genug zu tun haben, aber wenn Sie Ihrem Leben eins hinzufügen sollten, dann das. Die Hilfe für andere, ob das nun freiwillige Mitarbeit bei einer caritativen Organisation ist oder einfach nur bewusst Mitgefühl für die Menschen um einen herum zu entwickeln, schenkt einem nicht nur ein sehr gutes Gefühl, es verringert auch irgendwie den Stresslevel. Natürlich gelingt das nicht, wenn Sie versuchen, andere zu steuern oder dabei hektisch und geschäftig agieren — bleiben Sie locker, haben Sie Spaß und lassen Sie die Dinge sich entwickeln, während Sie das Leben anderer verbessern.
- Entspannen Sie sich immer wieder. Es ist wichtig, den Arbeitstag immer wieder durch Minipausen zu unterbrechen. Halten Sie inne, massieren Sie Ihre Schultern, Nacken, Kopf, Hände und Arme. Stehen Sie auf, um sich zu strecken, gehen Sie ein paar Schritte, trinken Sie ein wenig Wasser. Gegen Sie raus und genießen Sie die frische Luft und den wunderschönen Himmel. Sprechen Sie mit jemandem, den Sie mögen. Im Leben geht es nicht nur um Produktivität. Achten Sie aber darauf, sich Online-Aktivitäten nicht zum Ausspannen anzugewöhnen — kommen Sie mal vom Computer weg.
- Kündigen Sie. Das ist ein drastischer Hinweis, für die meisten wahrscheinlich zu drastisch. Aber mit hoher Wahrscheinlichkeit ist tatsächlich Ihr Job der größte Stressfaktor. Aus den Bürozeiten auszubrechen, Ihr Einkommen zu automatisieren und etwas zu finden, was Sie wirklich mit Hingabe tun, für das Sie Leidenschaft entwickeln können, kann Ihnen ein positives und deutlich weniger stressiges Leben bringen. Denken Sie kurz drüber nach, bevor Sie es ablehnen — es könnten hier Möglichkeiten versteckt sein, die Sie noch nicht in Betracht gezogen haben.
- Vereinfachen Sie Ihre Aufgabenliste. Alles auf Ihrer To-Do-Liste erledigen zu wollen wird Sie garantiert stressen. Lernen Sie, Ihre Aufgaben auf das Wesentliche zu reduzieren und Sie werden ihre Bearbeitung viel mehr genießen können.
- Treiben Sie Sport. Ein weit verbreiteter Rat zum Stressabbau — weil er funktioniert. Sport zu treiben hilft auch, Stress zu vermeiden, und schafft Zeiträume, um nachzudenken und sich zu entspannen. Und, was ebenfalls wichtig ist: Sie werden fit. Eine fitte Person kann viel besser mit Stress umgehen. Umgekehrt ist ungesundes Leben ein Stressfaktor für sich, vor allem, wenn es ins Krankenhaus führt.
- Ernähren Sie sich gesund. Das geht natürlich Hand in Hand mit dem Sport als Methode gegen Stress. Werden Sie gesünder und eine große Stressquelle wird verschwinden. Außerdem habe ich festgestellt, dass fettes Essen mich in schlechtere Laune versetzt und sofort zu mehr Stress beiträgt.
- Seien Sie dankbar. Dieser Tipp mag nicht so offensichtlich sein wie manche andere, aber eine Einstellung der Dankbarkeit ist ein Weg, positiv zu denken, negatives Denken aus dem Leben zu verbannen und so Stress zu reduzieren. Lernen Sie, dankbar dafür zu sein, was Sie haben, für die Menschen in Ihrem Leben, und betrachten Sie es als Geschenk. Mit dieser Perspektive auf Ihr Leben wird der Stress schrumpfen und die Freude wachsen. Eine Siegerformel.
- Zen-mäßige Umgebung. Nehmen Sie sich Zeit, Ihren Schreibtisch frei zu räumen (wie oben erwähnt) und verändern Sie sogar, wenn Sie das hinter sich haben, Ihren Schreibtisch und Ihre Arbeitsumgebung, auch die Dinge zuhause so lange, bis Sie eine einfache, friedvolle, Zen-mäßige Umgebung geschaffen haben. Es wird viel stressloser sein, in einer solchen Umgebung zu arbeiten als in einer, die verräumt und ablenkend ist.
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Backpack deutlich verbessert
on August 6th, 2007 by Jochen
Backpack von 37signals war schon vor mehr als einem Jahr für lange Zeit mein Organisationswerkzeug Nr. 1. Es handelt sich dabei um eine Webanwendung, die der Benutzerin Seiten zur Verfügung stellt, auf der sie Listen, Notizen, Dateien und Bilder unterbringen kann. Seiten können auf Wunsch auch anderen zugänglich gemacht werden, um gemeinsam an ihren Inhalten zu arbeiten. Ein kleiner Kalender und die Möglichkeit, sich zu bestimmten Terminen per E-Mail oder SMS benachrichtigen zu lassen, runden das Angebot ab. Was sich aus diesen Bausteinen so alles machen lässt, zeigt der Hersteller in einer Übersicht und in einer Beispielsammlung.
Bevor ich Vitalist fand, nutzte ich Backpack als GTD-Lösung: für jeden Kontext legte ich eine Seite an, auf der ich beliebig viele Aktionslisten unterbringen konnte. Dass ich mit mehr als 5 Seiten auf eine der kostenpflichtigen Ausbaustufen wechseln musste, störte mich nicht, denn hier war schon früh der Nutzen von Web-2.0-Anwendungen zu spüren. Vitalist zeigte sich etwas später allerdings deutlich flexibler, was den Umgang mit Listen und Aufgaben anging, sodass ich Backpack aufgab und meine Nutzung wieder auf 5 Seiten beschränkte.
Mit dem noch frischen Update hat 37signals einige wichtige Funktionen hinzugefügt oder verbessert:
- Alle Inhalte können innerhalb der Seite beliebig verschoben werden.
- Inhalte können auf eine neue oder bestehende Seite gezogen werden.
- Es wurde eine Suchfunktion hinzugefügt.
- Durch Trennlinien kann eine Seite gegliedert werden.
- Die Werkzeugleiste wurde übersichtlicher gestaltet.
- Es sind nun mehrere Fotosammlungen auf einer Seite möglich.
- Listen, Notizen und Bilder können nun besser mit Titeln versehen werden.
- Für öffentliche Seiten gibt es nun einen RSS-Feed.
- Alternativ zum Benutzernamen kann nun auch OpenID für den Login verwendet werden.
Insbesondere die einfache Verlagerung von Inhalten per Drag&Drop innerhalb der Seite, auf eine andere bestehende Seite oder auf eine neu anzulegende Seite macht den Umgang mit größeren Sammlungen ganz einfach. Und die mit einem Titel versehenen Trennlinien helfen ungemein, die Übersicht über eine Seite zu behalten.
Ich werde Backpack jetzt wahrscheinlich wieder mit größerer Begeisterung nutzen. Allerdings nicht mehr nur als persönliches Organisations-Werkzeug, sondern zur Zusammenarbeit mit anderen. Auf Backpack-Seiten kann man nämlich auch prima Aufgabenlisten für eine Arbeitsgruppe sammeln, Dokumente eines Projekts zentral ablegen oder Bilder austauschen. Dass Backpack nun über die Änderungen an einer Seite per RSS-Feed informiert, unterstützt dabei schnelle Reaktionen innerhalb des Teams.
Ich denke, dass dann auch schnell wieder eine kostenpflichtige Ausbaustufe nötig sein wird. Aber das ist mir die einfache Handhabung und die effektive Kommunikation innerhalb kleiner Projekte wert.
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Planen allein reicht nicht
on Juli 13th, 2007 by Jochen
Es gibt so viele tolle Produktivitäts-Anwendungen für den Web- oder Offlinebetrieb, die mir das Gefühl geben, alles im Griff zu haben: sämtliche Aufgaben sind notiert, in Kontexte gegliedert, mit Terminen und Prioritäten versehen. Dieses gute Gefühl schwindet allerdings dann, wenn ich mal in meiner Aufgabenliste zwei Bildschirmhöhen weit scrollen muss, denn dann hat mich die Realität wieder: planen und erledigen sind nämlich ganz unterschiedliche Dinge.
Diese Erkenntnis wird auf Doodles sehr schön veranschaulicht: 
(Doodle by Lee.)
Insbesondere das Internet liefert uns ständig neue Ablenkungen von dem, was wir eigentlich vorhatten. Über das Thema “Ablenkungen und Unterbrechungen” werde ich demnächst mehr schreiben. Bis dahin gebe ich hier einfach mal meine eigene Erfahrung weiter: E-Mail, IM, Twitter und Skype abzuschalten hilft wirklich dabei, den Rechner zur Abwechslung einmal produktiv zu nutzen.
Ob ich an diesem Wochenende dazu kommen werde, meinen Lebenslauf zu aktualisieren? 
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Warum wir Multitasking den Computern überlassen sollten
on Juli 5th, 2007 by Jochen
“Multitasking” ist ein Begriff aus der Informationstechnik. Er bezeichnet eine Technik, mit der ein Computer mehrere Aufgaben scheinbar gleichzeitig abarbeiten kann, auch wenn er nur einen einzigen Prozessor hat, der immer nur einen Befehl gleichzeitig ausführen kann. Dazu bedient man sich sogenannter “Zeitscheiben”: der Prozessor arbeitet immer nur einen Sekundenbruchteil an einer bestimmten Aufgabe. Dann merkt er sich, wie weit er war und führt dann eine andere Aufgabe fort. Dazu muss er zunächst den Zustand wiederherstellen, in der sich ihre Abarbeitung befand, bevor sich der Rechner der nächsten Aufgabe widmete. Aber auch hier geht es nur einen Sekundenbruchteil weiter. Für den Benutzer hat das Ganze den Anschein, als liefen viele Arbeitsprozesse gleichzeitig. Ein wichtiger Faktor für die Güte des Multitaskings ist, wie effizient die sogenannten “Kontextwechsel” zwischen den einzelnen Aufgaben erfolgen. Eine wichtige Verbesserung zwischen den Versionen 2.4 und 2.6 des Linux-Kernels war zum Beispiel die Optimierung der Kontextwechsel.
Inzwischen wenden wir das Wort “Multitasking” auch auf Menschen an, die viele “Bälle gleichzeitig in der Luft haben”. Das Problem: unser Gehirn ist keine CPU und vor allem die Kontextwechsel machen uns schwer zu schaffen. Ein “Interrupt” kann uns komplett aus der gedanklichen Bahn werfen und es kann Minuten dauern, bis wir wieder an der Stelle weitermachen können, an der wir unterbrochen wurden. Ein Artikel über Arbeitspsychologie auf Spiegel Online beschreibt das so:
Alles gleichzeitig, lautet an vielen Arbeitsplätzen das Gebot der Stunde: Telefon, viele Computerprogramme und ein Handy streiten zeitgleich um die Aufmerksamkeit. Wer sich aber so vereinnahmen lässt und alles auf einmal tun will, macht mehr Fehler, verschwendet Zeit – und verlernt das Denken.
Unter dem Titel “Schön der Reihe nach statt Multitasking” spricht sich Katrin Blawat daher für das Singletasking aus.
Psychologen, Neurowissenschaftler und Ökonomen widersprechen mittlerweile einhellig: Der Mensch mache bei solchem Vorgehen haufenweise Fehler, sein Gehirn sei der Doppelbelastung nicht gewachsen. Er verplempere sogar Zeit, und zwar mehr als ein Viertel, weil er Fehler wieder ausbügeln und sich an die jeweils nächste Aufgabe erinnern müsse.
Dies wurde in Studien mit Hilfe von Kernspintomografen belegt, in denen die Aktivitäten im Gehirn beim ständigen Springen zwischen verschiedenen Aufgaben gemessen wurden. Das Resultat der Mediziner ist drastisch:
Multitasking fördert einen schizoiden Denkstil und lässt das Gedächtnis verkümmern
Wie können wir diesem Effekt möglichst entgegentreten? Hier ein paar Tipps:
- Aufgabenlisten, die nach dem GTD-Modell in Kontexte gegliedert sind, helfen dabei, in der jeweiligen Situation die passendste Aufgabe anzupacken.
- Was man schreibt, das bleibt: Damit keine Gedanken verloren gehen, sollte ein Notizwerkzeug bereitstehen. Für viele wird das ein Computer sein, mir persönlich liegt ein kleines Notizbuch mehr, das ich überall benutzen kann.
- Ein fester Arbeitsrythmus unterstützt den Fokus auf das Wesentliche. Ich arbeite nach dem Schema 20-10-5: 20 Minuten konzentriertes Arbeiten auf ein Ziel hin, 10 Minuten Info- und Orga-Pause, 5 Minuten Erholung. Dann baue ich erneut Konzentration auf.
- Während der Arbeitsphase sollten Sie alle vermeidbaren Unterbrechungen unterbinden. Am besten beenden Sie alle E-Mail-Benachrichtungen und Instant Messenger. Vielleicht schalten Sie am besten auch gleich Ihr Handy aus.
- Wenn Ihnen zwischendurch andere Themen und Aufgaben einfallen, sollten Sie sie auf Papier oder im Computer festhalten. Jetzt ist noch nicht die Zeit, sich mit ihnen zu beschäftigen.
- Bei “Non-maskable Interrupts”, also Unterbrechungen, die Sie nicht verhindern können (z.B. wenn der Chef etwas von Ihnen will), ahmen Sie den Kontextwechsel eines Computers nach: Halten Sie schnell die wichtigen Ergebnisse in Ihren Notizen fest, sodass Sie mit ihnen später möglichst verlustfrei weiterarbeiten können.
- In der Info- und Orga-Pause können Sie sich dann auch mal auf den neuesten Stand Ihrer E-Mails bringen, RSS-Feeds lesen und prüfen, ob neue Gegebenheiten die Korrektur Ihrer Planung erfordern.
Schon in meinem Artikel über Getting Things Done habe ich die Parabel zitiert, in der ein Mönch feststellt: “Wenn ihr steht, dann geht ihr schon”. Besser — und gesünder! — arbeiten wir, wenn wir uns immer nur einer Aufgabe widmen.
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Tipps gegen das Verpeilen
on Juni 17th, 2007 by Jochen
Die Autorin des Anti-Verpeil-Howto arbeitet derzeit an einem Workshop mit konkreten Anweisungen und Übungsaufgaben, die helfen, die Aufschieberitis zu bekämpfen. Vorab hat Su-Shee jetzt schon mal einige Antiverpeil-Tipps veröffentlicht. Unbedingt lesen — das Folgende ist nur eine kurze Zusammenfassung:
- Antiverpeilen durch intelligentes Verpeilen: Wie man beim Aufschieben wenigstens die Frustration gering hält, die einen schnell in einen Teufelskreis stürzt.
- Verpeilen gegen Erledigen aufrechnen: Manchmal ist es weniger nervig, etwas einfach zu erledigen, als sich darüber einen Kopf zu machen, dass man es noch nicht erledigt hat. Dazu passt die GTD-Regel “Wenn etwas in 2 Minuten zu erledigen ist, tu es sofort!”
- First things first – Verpeiler edition: Räumt man den größten Brocken als ersten weg, lösen sich manche Knoten im Verpeiler-Hirn von selbst.
- Den Teufel nicht mit dem Beelzebub austreiben: Wer versucht, Verpeilen durch Überorganisation zu bekämpfen, legt sich schnell erst recht lahm.
- Scheuklappen aufsetzen: oder auch “Ran an den Feind”, “Augen zu und durch”. Bevor man den schlafenden Drachen endlich angreift, alles wegräumen, was stört (z.B. IM) und alles bereitlegen, was hilft (z.B. Schokolade).
- “Wenn du dein Zimmer aufgeräumt hast, darf du “Otto” gucken!”: Sich für die Erledigung unangenehmer Aufgaben zu belohnen, kann ein zusätzlicher Antrieb sein. (Er kann aber auch schnell dick machen.)
- Zeit vertrödeln durch “lohnt sich ja eh nicht mehr…”: Man kann mit der verfügbaren Zeit verblüffend viel anfangen.
- Prosaischer Realismus mit Bodenhaftung: aka “Das Bessere ist der Feind des Guten”. Irgendwann muss man alles mal gut sein lassen.
- Verpeilen durch Tatendrang: Motivation ist gut. Aber nur, wenn man sie für das Wesentliche kanalisiert.
Susanne beobachtet genau, wie und warum Verpeiler ihre Zeit verschleudern. Ihre Hinweise sind deshalb allen zu empfehlen, die sich regelmäßig fragen, wieso sie bestimmte Dinge immer noch nicht fertig haben.
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