Ich bin unheimlich vergesslich. Ständig die Nase im Wind der Technikwelt und die Gedanken sprunghaft wie junge Hasen — da haben viele Ideen keine lange Lebenserwartung. Zuerst hat mich das ständig in die Bredoille gebracht und meine Lieben verärgert. Dann habe ich angefangen, mir konsequent alles aufzuschreiben.
Johannes nennt dieses Prinzip “Alles muss raus” — aus dem Kopf. Damit man sich mit einem guten Gewissen der Sache zuwenden kann, die man gerade vor der Nase hat, sollte man das, was gerade hinter ihr herumhuscht, in einem “Eingangskorb” zwischenparken und später nochmal in Augenschein nehmen. In seinem Artikel zählt Johannes einige Lösungen auf:
Wie Mika Shea in seinem Artikel Anatomy of a system for Getting Things Done beschreibt, ist der Eingangskorb eine von vier Komponenten, die David Allens Organisationsprinzip benötigt. Hinzu kommen noch
Ich habe hier schon einiges ausprobiert — PDAs genauso wie teure Zeitplanbücher. Herauskristallisiert hat sich inzwischen eine Mischlösung aus digitalen und analogen Mitteln. The Ubertech beschreibt es perfekt in seinem Blog Geek’s Guide to Getting Things Done:
I use Vitalist, Google Calendar and have an allegedly smart phone, but nothing can replace siting down with a chai tea latte, G2 pen, Moleskine and charting your destiny…
Wie ich mit Vitalist effizient meine Aufgabenlisten verwalte, habe ich ja bereits beschrieben. Mein Nokia E61 kennt alle meine Kontakte — schließlich verbindet es mich auch oft genug mit ihnen. Es erfährt sie durch Synchronisation mit dem Mac, und auf die gleiche Weise lernt es auch meine privaten und beruflichen Termine.
Es muss aber nicht immer Technik sein: Um wichtige Dinge dauerhaft festzuhalten, verlasse ich mich seit einiger Zeit auf ein simples Notizbuch, das ich fast immer mit mir rumtrage. Ich habe es in verschiedene Abschnitte unterteilt, in die ich Gesprächsnotizen, Einfälle und Aufgaben schreibe. Letztere werden regelmäßig in Vitalist übertragen. Meine Gedanken aber lasse ich im Notizbuch heranreifen, praktischerweise ganz unabhängig von Strom, Tischplatz oder Internetverbindung.
Und am liebsten bei einer Tasse Chai Latte.
moreDiese Weisheit aus dem Buch Kohelet der Bibel wurde von den Byrds in ein schönes Lied vertont: “To everything (turn, turn, turn) there is a season…”.
Sie fiel mir wieder ein, als ich Chris Brogans Artikel A new time budget las. Das Muster, das Chris vorstellt, lautet “10-20-5-20-5″. Es teilt eine Stunde in fünf Etappen ein:
Danach startet der Turnus von neuem.
Dieses Modell hilft dabei, die Balance zwischen Information und Kommunikation auf der einen Seite und dem Erledigen anstehender Aufgaben auf der anderen zu halten. Ich umschreibe das so: “Die Eieruhr ergänzt, was an Disziplin fehlt.” Und ich benutze tatsächlich ein Countdown-Programm, das mich rechtzeitig zur Pause aus der Arbeit reißt. 
Hier ist auch der Knackpunkt dieses Modells: 20 Minuten ist nicht immer die passende Zeitspanne für die effektive Erledigung der Arbeit. Heute morgen habe ich Chris’ Modell zum Bloggen verwendet und ich war verblüfft, wie konzentriert ich meine Artikel geschrieben habe. Meine E-Mails und Feeds habe ich halt in drei 10-Minuten-Etappen gelesen anstatt in einem großen Block, und auch das empfand ich als angenehm.
Für andere Tätigkeiten mögen 20 Minuten aber zu kurz sein. Wer an einem Musikstück arbeitet, wird vielleicht lieber doppelt so lange komponieren, um sich nicht ständig neu hineindenken zu müssen.
Nun stellt das ja kein Problem dar, denn das Modell lässt sich natürlich in Reihenfolge und Dauer der Etappen variieren. Ich persönlich stelle zum Beispiel ungern den 10-minütigen Teil für die “Ablenkungen” an den Anfang. Mir ist es lieber, zuerst 20 Minuten lang am Wesentlichen zu arbeiten, bevor ich mir 10 Minuten lang “süße Information” aus den Weiten des WWW gönne.
Generell finde ich das Etappen-Modell sehr hilfreich. Es unterstützt mich dabei, “die Dinge geregelt zu kriegen”, ohne mich ganz der kleinen Zeitdiebe berauben zu wollen, die mir wichtig für die Kontakt- und Know-how-Pflege sind.
Wie ist es bei euch? Habt ihr einen besonderen Arbeitsrythmus? Passt das Etappen-Modell für euch oder würdet ihr es abwandeln?
moreGerade wir Informationsjunkies wissen sehr genau, wo unsere Zeit verloren geht. “Boah, jetzt wird’s aber Zeit, wieder was zu arbeiten!” — wer kennt diesen Gedanken nicht, der einen beschleicht, nachdem man von Website zu Website gesurft ist oder 133 neue Blogeinträge gelesen hat?
Zwei Bloggerkollegen, Leo und Punkey, haben die schlimmsten Produktivitätskiller im Internet ausgemacht:
Sie haben alle gemeinsam, dass sie uns schnell in Aktivitäten verstricken, die uns davon abhalten, das zu tun, was gerade wichtig ist. Ob wir uns nun von Link zu Link oder von Feed zu Feed hangeln: die Zeit vergeht, ohne dass unsere wohlgepflegten To-Do-Listen kürzer werden. Und oft ist das so viel Zeit, dass uns zum Erledigen unserer Aufgaben nicht mehr genug bleibt.
Noch schlimmer wird es, wenn wir dazu noch die Benachrichtigungsfunktion der jeweiligen Anwendung aktivieren: Ein “Sie haben Post.” reißt uns dann regelmäßig aus der Konzentration, nur damit wir kurz den “Spam melden”-Knopf anklicken. Jede noch so kleine Unterbrechung kostet uns Minuten, die wir brauchen, um unsere Konzentration wieder herzustellen. Das gleiche gilt natürlich für Meldungen wie “Ich fahr dann mal nach Berlin rein” via Twitter oder “Hey, Lust auf Döner heute abend?” als Instant Message. Und wenn die neue E-Mail uns auch noch dazu verleitet, gleich eine Antwort zu schreiben, bleibt hinterher oft das ungute Gefühl “Da war doch was, was ich erledigen wollte…”
Hat man die Produktivitätskiller erst einmal identifiziert, wird es leichter, sie im Schach zu halten (“Kenne deinen Feind.”). Sie deshalb zu verbannen, halte ich für Extremismus. Alle genannten Anwendungen haben ihren Sinn und Nutzen für uns.
Maß halten ist angesagt, das ist nicht anders als mit Süßigkeiten. Dazu bietet es sich an, feste Zeiten für sie einzuplanen und sie außerhalb dieser Zeiten zu deaktivieren: Mail-Benachrichtigung aus, IM-Programm auf “Nicht stören”, Twitterific beenden. Mit anderen Worten: Raum schaffen für die Konzentration auf das Wesentliche.
Ein gutes Schema, das hilft, die meiste Zeit produktiv zu nutzen, und dennoch auch den tückischen Online-Anwendungen ihren (beschränkten) Platz einräumt, werde ich morgen beschreiben.
moreVor Jahren war die ABC-Methode das Patentrezept des Zeitmanagements, und heute ist es wohl “Getting Things Done”. “GTD” ist in aller Munde, aber um was geht es denn da?
Getting Things Done ist ein System der Selbstorganisation, das David Allen in seinem populären gleichnamigen Buch vorgestellt hat. Sein Konzept hat das Ziel, den Anwender zu entlasten, seinen “Arbeitsspeicher” so leer wie möglich zu halten. Allen hat dazu einen Organisationsprozess entworfen, der es ermöglicht, Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen — entweder, weil sie erledigt sind oder weil sie sicher in einer guten Ablage verwahrt wurden.
Dieser Artikel soll einen kurzen Einblick in das GTD-System geben, ohne den Anspruch der Vollständigkeit zu erheben. Wer das System einmal selbst ausprobieren will, sollte wirklich das Buch lesen und beginnen, seine Ansätze in der Praxis anzuwenden.
moreVitalist ist eine Web-2.0-Anwendung, um Aufgaben zu verwalten. Ihr liegt das “Getting Things Done”-Konzept von David Allen zugrunde, was man auf Anhieb daran erkennt, dass sie mit “Nächsten Aktionen”, “Kontexten” und “Projekten” arbeitet.
Ich selbst habe mich entschieden, alle meine beruflichen und privaten Aufgaben mit Hilfe von Vitalist zu verwalten. In diesem Artikel will ich einen kurzen Einblick in die Gründe dafür geben.
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