30 Minuten. Meistens die Standard-Dauer von Besprechungen, die über Outlook organisiert werden. Sie hat zur Folge, dass so manche Besprechung länger dauert als nötig und außerdem danach die Zeit fehlt, pünktlich zur nächsten Besprechung zu erscheinen, weil diese ebenfalls wieder auf einer 30-Minuten-Grenze liegt.
Nicole Steinbok hat sich dafür eine Lösung ausgedacht und präsentiert sie in folgendem (englischsprachigen) Video in Form eines iGNiTe-Vortrags:
Das im Vortrag erwähnte Poster findest du auf www.22minutemeeting.info.
Das Format der iGNiTe-Vorträge mit exakt 20 Folien à 15 Sekunden ist übrigens eine weitere Abhilfe für einen weit verbreiteten Zeitfresser: lange, ineffiziente Präsentationen.
moreSchon oft habe ich es erlebt, wie Teilnehmer nach einer mehr oder weniger fruchtlosen Besprechung mal kurz überschlugen, was diese Zusammenkunft dem Unternehmen in etwa an Kosten verursachte. Es ist gut, sich diese Gedanken zu machen, denn Zeit ist hier wirklich Geld. Nur ist es im Nachhinein zu spät!
Früher setzt die Besprechungskosten-Uhr an, auf die ich über Gerald Hensel gestoßen bin:
Man stellt sie einfach zu Beginn einer Besprechung auf den Tisch und gibt die Anzahl der Teilnehmer sowie deren durchschnittlichen Stundensatz ein. Ein Druck auf den beleuchteten Knopf startet den Kostenzähler. Er erinnert alle Teilnehmer daran, dass es nicht nur Zeit und Nerven spart, sich kurz zu fassen und auf ein konkretes Ergebnis hinzuarbeiten.
Das Gerät trägt den Namen “Bring TIM!®”, wobei “TIM” für “Time Is Money” steht, und ist auf http://www.bringtim.com/ erhältlich.
more“Gähn — schon wieder eine Tippsammlung, wie man Meetings gut vorbereitet und durchführt? Wie langweilig!”
Nein, dies soll kein Nullachtfünfzehn-Rat werden. Shira Levine verfolgt einen ganz anderen Ansatz für die produktive Nutzung der Zeit, die wir in Besprechungen verbringen. Auf OpenForum.com hat sie Ihre Liste “10 produktive Sachen, die man heimlich in Meetings tun kann” veröffentlicht. Jeden Punkt hat sie mit konkreten Beispielen versehen, die ich hier auslasse:
Als Bonuspunkt fügte Shira dann noch “Körperpflege” hinzu.
Vielleicht sollte jemand, in dessen Besprechungen sich die Kollegen nur noch mit solchen Beschäftigungen zu helfen wissen, sich selbst mal Vorschlag Nr. 5 zu Herzen nehmen. Am besten außerhalb einer Besprechung.
(via ToolBlog)
PS: Von einem auffälligen Beispiel für wirklich effektive Besprechungsführung berichtet die BusinessWeek.
moreWenn man in Büros nach Zeitfressern fragt, kommt sehr schnell das Thema “Besprechungen” zutage. Auch ich brauche nicht lange nachzudenken, bis mir Termine der letzten Wochen einfallen, die reine Zeitverschwendung waren. Klar, ohne Besprechungen wird eine Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Ziel nicht funktionieren. Aber wenn sie schlecht vorbereitet und gehalten werden, gehen schnell ganze Personentage flöten. Und das Schlimmste ist, dass sich manche Kollegen dann nicht einmal einer Schuld bewusst sind. Sie beraumen kurzerhand ein “Folgemeeting” an.
Mike Monteiro hat sich ein außergewöhnliches Gegenmittel einfallen lassen: Wenn Zeit nicht mehr wertgeschätzt wird, dann muss ihr wieder ein Wert verliehen werden. Er fertigte zu diesem Zweck “Meeting Tokens” an — kleine Holzmünzen, die jeweils eine Viertelstunde Besprechungszeit wert sind.
Ich glaube nicht, dass sich jeder darauf einließe, wenn ich diese “Währung meiner Zeit” einführen würde. Spätestens bei ranghöheren Kollegen wird die Idee auf wenig Gegenliebe stoßen. Und dass in jedem Beutel auch noch eine Sondermünze, der “Red Merlin” (benannt nach Produktivitätsguru Merlin Mann), enthalten sein soll, mit dem man eine Besprechung sofort abbrechen kann, trägt wohl auch nicht dazu bei, dieser Limitierung der Ressource Zeit mehr Sozialverträglichkeit zu geben.
Aber ich finde, die Tokens machen den Wert, den Zeit nicht nur für den Einzelnen, sondern auch für das Unternehmen hat, wieder sichtbar und greifbar. Deshalb gefällt mir die Idee grundsätzlich sehr.
Was tut ihr, damit ihr eure Zeit nicht in Besprechungen verschwendet?
(via 43folders.com)
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