Im work.innovation-Blog fand ich ein Zitat, das in mir sofort eine Saite zum Klingen brachte:
Was das Thema E-Mail angeht sind wir alle Masochisten
In diesem Artikel geht es um Valentin Groebner, der sich für den ganzen Oktober hindurch ein E-Mail-Fasten auferlegt hatte und darüber in der FAZ schrieb. Seine Erkenntnis:
E-Mail ist deswegen eine so erbarmungslose Textsorte, weil sie ihren Adressaten immer schon erreicht hat, ganz egal, was er tut und wo er ist. Deswegen genießen wir es selbst so sehr, E-Mails zu schreiben und loszuschicken. Denn beides ist mit einem vagen Gefühl von „erledigt!“ verbunden, das befriedigend ist, weil sonst im Arbeitsalltag eher selten.
Auf der Empfängerseite werden diese vermeintlich erledigten Aufgaben dann zu neuen Aufgaben. Und die kommen dann als Bumerang in der Antwort wieder zum Absender zurück. Das ist der Teufelskreis der elektronischen Post.
Dementsprechend schließt Groebner mit den Worten:
Alle klagen über E-Mails. Denn niemand will sie lesen. Aber jeder will welche schreiben. Und zwar viele. Und dann, vermute ich, sich über die Antworten beschweren.
Vielleicht ist es wirklich gut, mal die Finger vom E-Mail-Programm zu lassen. Oder zumindest sich gut zu überlegen, wann man es sicher ohne Reue nutzt. Tipps dazu finden sich im Artikel auf work.innovation.
moreMit dem vorigen Eintrag bin ich vorläufig am Ende meiner Serie von E-Mail-Tipps angekommen. Natürlich werde ich aber von Zeit zu Zeit immer wieder auf dieses Thema zu sprechen kommen, denn E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Und Produktivität braucht fast immer Kommunikation.
Bis dahin hinterlasse ich noch einige Links mit weiteren nützlichen Hinweisen, wie wir mit E-Mail effektiv umgehen können:
moreE-Mail ist inzwischen tatsächlich zu einem Stressfaktor geworden. In den vorigen Artikeln habe ich beschrieben, wie man die eigenen E-Mails so gestaltet, dass sie schnell zum gewünschten Ziel führen. Beim Empfänger sollte auf diese Weise kein Stress entstehen.
Hier soll es nun noch darum gehen, wie man bei sich selbst E-Mail-bedingten Stress vermeiden kann. Auf “Web Worker Zen” fand ich 5 Wege, mit E-Mail-Stress umzugehen:
Michael Hyatt gibt in seinem Blog nützliche Tipps, wie du eine schnelle Antwort auf deine E-Mail bekommst:
Zusammenfassend kann man sagen, dass das Ziel beim Schreiben von E-Mails umfassende Klarheit sein muss: Klarheit über den Empfänger, über das Ziel der Anfrage, über ihren Inhalt und ihre Dringlichkeit. Dann weiß der Empfänger sofort, was von ihm erwartet wird und er hat die Möglichkeit, effektiv zu reagieren.
moreNeben der Höflichkeit, beim Schreiben einer E-Mail auf Rechtschreibung und Grammatik zu achten, kann man noch auf einige Kleinigkeiten achten, damit die Nachricht einen professionellen Eindruck erweckt.
In Setup Your Email to Look Professional gibt Mark Shead dazu einige gute Tipps:
Lasse deinen Namen statt deiner Adresse anzeigen. Wenn du eine E-Mail verschickst, sollte sie deinen Namen als Absender anzeigen, nicht (nur) deine E-Mail-Adresse. Dazu muss er im Mailprogramm eingetragen und ggf. noch eine Option aktiviert werden.
Gib deinen vollen Namen an. Manche Leute benutzen gern allein ihren Vornamen, aber wenn jemand deine Mails in einem vollen Postfach sucht, könnte die Erkenntnis, welcher “Tom” das wohl ist, schwer werden.
Verwende keinen Spitznamen. Herauszufinden zu müssen, wer hinter einem Pseudonym steckt, nervt. Es mag aus Gründen der Privatsphäre sinnvoll erscheinen, den realen Namen zu verstecken, aber dann nimmt der Empfänger die Nachricht eventuell nicht ernst oder wertet sie im schlimmsten Fall als Spam.
Vermeide komplizierte Formatierungen. Aus den Möglichkeiten, die das eigene Mailprogramm bietet, um Mitteilungen hübsch zu gestalten, sollte man nicht schließen, dass sie beim Empfänger in gleicher Form angezeigt werden. Das Ergebnis kann im schlimmsten Fall ein unverständliches Durcheinander sein.
Wähle einen professionellen Kontonamen. Vielleicht war “hanfmeister@web.de” seinerzeit eine gute Idee und deine Freunde verstehen den versteckten Humor. Jemand, der dich noch nicht kennt, wird jedoch nicht die gleichen Schlüsse ziehen.
Verwende deine eigene Domain. Wer eine Website mit einer eigenen Domain betreibt, sollte letztere auch für E-Mail verwenden. Ich verstehe es nicht, wenn Firmen zwar mit einer eigenen Web-Domain werben, dann aber eine T-Online-Adresse für E-Mail angeben. Schließlich sind beides Internet-Dienste und eine gemeinsame Domain hilft beim Merken der Kontaktdaten.
Nutze Textbausteine. Wer immer wieder die gleichen Texte in E-Mails schreibt (zum Beispiel Grußformeln oder Antworten auf häufig gestellte Fragen), sollte sich durch eine Textbaustein-Software helfen lassen. Unter Mac OS X gibt es dafür RapidoWrite oder MailTemplate.
Halte Signaturen kurz. Zwei bis vier Zeilen sind genug. Niemand hat Interesse an deiner Lebensgeschichte, immer und immer wieder. Wer sich für Details interessiert, wird dem Link folgen, der sicherlich in der Signatur enthalten ist. Und bitte verzichte vor allem auf diese unsinnigen Rechtshinweise (“Wenn Sie diese Mail unberechtigt erhielten, vergessen Sie bitte sofort alles, was sie gerade an Peinlichkeiten gelesen haben.”)
Als Bonus füge ich noch hinzu:
Neue Kommentare