Kleine E-Mail-Tipps

on April 30th, 2007 by Jochen

Im Blog On/Off Tips habe ich ein paar nützliche Tipps gefunden, die das Arbeiten mit E-Mail ein wenig reibungsloser machen:

  • Das versehentliche Senden einer halb fertigen E-Mail vermeidet man, indem man die Empfänger erst ganz zum Schluss einträgt.
  • Wenn man Anhänge gleich zu Beginn hinzufügt, vergisst man sie nicht.
  • Screenshots sind als Anhang geschickter zu handhaben als direkt in die Mail kopiert.
  • Rechtschreib- und Grammatikprüfung verbessern den Eindruck einer Mail.
  • Einzeilige Nachrichten kann man direkt in der Betreffzeile unterbringen. Ein Kennzeichen wie “<eom>” (End Of Message) zeigt an, dass im Mailtext nichts mehr folgt.
  • Viele E-Mail-Programme (und Google Mail auch) haben eine Funktion, um alle Anhänge auf einen Schlag als Dateien abzulegen.

(Der Hinweis zum Herstellen von Screenshots gilt nur für Windows, deshalb habe ich ihn hier ausgelassen.)

Diese Tipps sind zwar wirklich keine Quantenphysik, aber wenn ich sehe, wie oft ich schon Mails ohne den benötigten Anhang verschickt habe, dann erscheinen sie mir so brauchbar, wie sie simpel sind.

more

Mails an Ichnich

on April 25th, 2007 by Jochen

“Wer zum Bäcker hat das Update durchgeführt und dabei die Konfigurationsänderung vergesssen?” “Ichnich.”

Ichnich ist ein Mitarbeiter, der hier schon lange arbeitet, viele Jahre länger als ich selbst. Interessanterweise bekomme ich seine E-Mails. Einen Haufen E-Mails. Deshalb habe ich einen speziellen Mail-Ordner für Ichnich angelegt.

Im Ernst: in einer Firma wie der meinen ist E-Mail wahrscheinlich das wichtigste Kommunikationsmedium. Das geht so weit, dass, wenn Besucher für jemanden kommen, dieser aber nicht telefonisch erreichbar ist, eine Suchmail an alle Mitarbeiter rausgeht. An hunderte von Mitarbeitern. Es gibt jeden Tag viel zu viele solcher E-Mails, die uns von Wichtigerem ablenken und unsere kostbare Zeit verschwenden. Andererseits wird von uns erwartet, dass wir auf jede wichtige E-Mail sofort antworten…

Ich habe nur ganz wenige E-Mail-Filter, aber einer davon hilft mir erheblich, mich auf wichtige E-Mails zu beschränken, und das ist der Ichnich-Filter: Jede E-Mail, die nicht an mich persönlich adressiert ist (z.B. Mailinglisten und CC-Kopien), wird in den “Ichnich”-Ordner verschoben. Wenn ich in meinen Posteingang schaue, sehe ich nur noch die Mails, die speziell an mich gerichtet sind. Diese bearbeite ich nach dem “Getting-Things-Done”-Prinzip: Mails, deren Bearbeitung weniger als 2 Minuten erfordert, werden sofort erledigt, und alle anderen in passende Ordner verschoben. Und dann geht’s mit einem leeren Posteingang weiter.

Die E-Mails an Ichnich fasse ich erst dann an, wenn ich wirklich die Zeit habe, mich mit “Zur Kenntnis”-Mails und anderen Massensendungen zu beschäftigen.

more
Neuere Einträge »

Login

Kategorien

Anzeige