Backpack von 37signals war schon vor mehr als einem Jahr für lange Zeit mein Organisationswerkzeug Nr. 1. Es handelt sich dabei um eine Webanwendung, die der Benutzerin Seiten zur Verfügung stellt, auf der sie Listen, Notizen, Dateien und Bilder unterbringen kann. Seiten können auf Wunsch auch anderen zugänglich gemacht werden, um gemeinsam an ihren Inhalten zu arbeiten. Ein kleiner Kalender und die Möglichkeit, sich zu bestimmten Terminen per E-Mail oder SMS benachrichtigen zu lassen, runden das Angebot ab. Was sich aus diesen Bausteinen so alles machen lässt, zeigt der Hersteller in einer Übersicht und in einer Beispielsammlung.
Bevor ich Vitalist fand, nutzte ich Backpack als GTD-Lösung: für jeden Kontext legte ich eine Seite an, auf der ich beliebig viele Aktionslisten unterbringen konnte. Dass ich mit mehr als 5 Seiten auf eine der kostenpflichtigen Ausbaustufen wechseln musste, störte mich nicht, denn hier war schon früh der Nutzen von Web-2.0-Anwendungen zu spüren. Vitalist zeigte sich etwas später allerdings deutlich flexibler, was den Umgang mit Listen und Aufgaben anging, sodass ich Backpack aufgab und meine Nutzung wieder auf 5 Seiten beschränkte.
Mit dem noch frischen Update hat 37signals einige wichtige Funktionen hinzugefügt oder verbessert:
Insbesondere die einfache Verlagerung von Inhalten per Drag&Drop innerhalb der Seite, auf eine andere bestehende Seite oder auf eine neu anzulegende Seite macht den Umgang mit größeren Sammlungen ganz einfach. Und die mit einem Titel versehenen Trennlinien helfen ungemein, die Übersicht über eine Seite zu behalten.
Ich werde Backpack jetzt wahrscheinlich wieder mit größerer Begeisterung nutzen. Allerdings nicht mehr nur als persönliches Organisations-Werkzeug, sondern zur Zusammenarbeit mit anderen. Auf Backpack-Seiten kann man nämlich auch prima Aufgabenlisten für eine Arbeitsgruppe sammeln, Dokumente eines Projekts zentral ablegen oder Bilder austauschen. Dass Backpack nun über die Änderungen an einer Seite per RSS-Feed informiert, unterstützt dabei schnelle Reaktionen innerhalb des Teams.
Ich denke, dass dann auch schnell wieder eine kostenpflichtige Ausbaustufe nötig sein wird. Aber das ist mir die einfache Handhabung und die effektive Kommunikation innerhalb kleiner Projekte wert.
more“Multitasking” ist ein Begriff aus der Informationstechnik. Er bezeichnet eine Technik, mit der ein Computer mehrere Aufgaben scheinbar gleichzeitig abarbeiten kann, auch wenn er nur einen einzigen Prozessor hat, der immer nur einen Befehl gleichzeitig ausführen kann. Dazu bedient man sich sogenannter “Zeitscheiben”: der Prozessor arbeitet immer nur einen Sekundenbruchteil an einer bestimmten Aufgabe. Dann merkt er sich, wie weit er war und führt dann eine andere Aufgabe fort. Dazu muss er zunächst den Zustand wiederherstellen, in der sich ihre Abarbeitung befand, bevor sich der Rechner der nächsten Aufgabe widmete. Aber auch hier geht es nur einen Sekundenbruchteil weiter. Für den Benutzer hat das Ganze den Anschein, als liefen viele Arbeitsprozesse gleichzeitig. Ein wichtiger Faktor für die Güte des Multitaskings ist, wie effizient die sogenannten “Kontextwechsel” zwischen den einzelnen Aufgaben erfolgen. Eine wichtige Verbesserung zwischen den Versionen 2.4 und 2.6 des Linux-Kernels war zum Beispiel die Optimierung der Kontextwechsel.
Inzwischen wenden wir das Wort “Multitasking” auch auf Menschen an, die viele “Bälle gleichzeitig in der Luft haben”. Das Problem: unser Gehirn ist keine CPU und vor allem die Kontextwechsel machen uns schwer zu schaffen. Ein “Interrupt” kann uns komplett aus der gedanklichen Bahn werfen und es kann Minuten dauern, bis wir wieder an der Stelle weitermachen können, an der wir unterbrochen wurden. Ein Artikel über Arbeitspsychologie auf Spiegel Online beschreibt das so:
Alles gleichzeitig, lautet an vielen Arbeitsplätzen das Gebot der Stunde: Telefon, viele Computerprogramme und ein Handy streiten zeitgleich um die Aufmerksamkeit. Wer sich aber so vereinnahmen lässt und alles auf einmal tun will, macht mehr Fehler, verschwendet Zeit – und verlernt das Denken.
Unter dem Titel “Schön der Reihe nach statt Multitasking” spricht sich Katrin Blawat daher für das Singletasking aus.
Psychologen, Neurowissenschaftler und Ökonomen widersprechen mittlerweile einhellig: Der Mensch mache bei solchem Vorgehen haufenweise Fehler, sein Gehirn sei der Doppelbelastung nicht gewachsen. Er verplempere sogar Zeit, und zwar mehr als ein Viertel, weil er Fehler wieder ausbügeln und sich an die jeweils nächste Aufgabe erinnern müsse.
Dies wurde in Studien mit Hilfe von Kernspintomografen belegt, in denen die Aktivitäten im Gehirn beim ständigen Springen zwischen verschiedenen Aufgaben gemessen wurden. Das Resultat der Mediziner ist drastisch:
Multitasking fördert einen schizoiden Denkstil und lässt das Gedächtnis verkümmern
Wie können wir diesem Effekt möglichst entgegentreten? Hier ein paar Tipps:
Schon in meinem Artikel über Getting Things Done habe ich die Parabel zitiert, in der ein Mönch feststellt: “Wenn ihr steht, dann geht ihr schon”. Besser — und gesünder! — arbeiten wir, wenn wir uns immer nur einer Aufgabe widmen.
moreDie Autorin des Anti-Verpeil-Howto arbeitet derzeit an einem Workshop mit konkreten Anweisungen und Übungsaufgaben, die helfen, die Aufschieberitis zu bekämpfen. Vorab hat Su-Shee jetzt schon mal einige Antiverpeil-Tipps veröffentlicht. Unbedingt lesen — das Folgende ist nur eine kurze Zusammenfassung:
Susanne beobachtet genau, wie und warum Verpeiler ihre Zeit verschleudern. Ihre Hinweise sind deshalb allen zu empfehlen, die sich regelmäßig fragen, wieso sie bestimmte Dinge immer noch nicht fertig haben.
moreEtwas ausführlicher als meine kurze Einführung in Getting Things Done beschreibt Johannes Kleske auf imgriff.com das Organisationskonzept von David Allen.
Inzwischen hat er fünf Teile seiner GTD-Grundlagen-Serie veröffentlicht:
Ich bin gespannt, wie es weitergeht!
moreVor Jahren war die ABC-Methode das Patentrezept des Zeitmanagements, und heute ist es wohl “Getting Things Done”. “GTD” ist in aller Munde, aber um was geht es denn da?
Getting Things Done ist ein System der Selbstorganisation, das David Allen in seinem populären gleichnamigen Buch vorgestellt hat. Sein Konzept hat das Ziel, den Anwender zu entlasten, seinen “Arbeitsspeicher” so leer wie möglich zu halten. Allen hat dazu einen Organisationsprozess entworfen, der es ermöglicht, Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen — entweder, weil sie erledigt sind oder weil sie sicher in einer guten Ablage verwahrt wurden.
Dieser Artikel soll einen kurzen Einblick in das GTD-System geben, ohne den Anspruch der Vollständigkeit zu erheben. Wer das System einmal selbst ausprobieren will, sollte wirklich das Buch lesen und beginnen, seine Ansätze in der Praxis anzuwenden.
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