Weitere Artikel zum Thema E-Mail

on Dezember 10th, 2007 by Jochen

Mit dem vorigen Eintrag bin ich vorläufig am Ende meiner Serie von E-Mail-Tipps angekommen. Natürlich werde ich aber von Zeit zu Zeit immer wieder auf dieses Thema zu sprechen kommen, denn E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Und Produktivität braucht fast immer Kommunikation.

Bis dahin hinterlasse ich noch einige Links mit weiteren nützlichen Hinweisen, wie wir mit E-Mail effektiv umgehen können:

more

E-Mail-Stress vermeiden

on Dezember 9th, 2007 by Jochen

E-Mail ist inzwischen tatsächlich zu einem Stressfaktor geworden. In den vorigen Artikeln habe ich beschrieben, wie man die eigenen E-Mails so gestaltet, dass sie schnell zum gewünschten Ziel führen. Beim Empfänger sollte auf diese Weise kein Stress entstehen.

Hier soll es nun noch darum gehen, wie man bei sich selbst E-Mail-bedingten Stress vermeiden kann. Auf “Web Worker Zen” fand ich 5 Wege, mit E-Mail-Stress umzugehen:

  1. Antworte einfach nicht. Jede Antwort fordert wieder eine Reaktion heraus. Diesen “Teufelskreis” kann man durchbrechen.
  2. Widerstehe dem Drang, ständig dein Postfach zu sichten. Mal ehrlich: Wie viele Nachrichten sind wirklich so dringend, dass sie nicht eine Weile im Postfach liegen dürfen?
  3. Bearbeite deine elektronische Post nur einmal oder zweimal pro Tag. Nicht die Häufigkeit zählt, sondern die Gründlichkeit.
  4. Mach dein Postfach leer. Dem GTD-Prinzip entsprechend sollte für jede Mail im Posteingang entschieden werden, ob sie gleich gelesen oder delegiert und danach gleich gelöscht oder archiviert werden kann. Falls nicht, sollte sie der nötigen Aktion gemäß einsortiert werden.
  5. Halte deine Antworten kurz. Schnell geschrieben — schnell verstanden — schnell erledigt!

more

Wie du schnellere Antworten auf deine E-Mails bewirkst

on Dezember 8th, 2007 by Jochen

Michael Hyatt gibt in seinem Blog nützliche Tipps, wie du eine schnelle Antwort auf deine E-Mail bekommst:

  • Schreib auch den Namen des Empfängers in das Adressfeld. Die übliche Form ist “Hans Mustermann <hans.mustermann@selbstadministration.de>”. Der Empfänger kann so einfacher erkennen, dass die Mail direkt an ihn adressiert wurde und nicht an einen unpersönlichen Mailverteiler.
  • Beschränke die Mitteilung auf ein Thema.
  • Nenne dein Anliegen gleich im ersten Satz. Ich würde sogar sagen, dass der Betreff genau hierfür gedacht ist. Denn hier werden schon die mentalen Weichen des Empfängers gestellt. Wenn das Betreff-Feld für eine verständliche Erklärung zu kurz ist, gehört der Zweck der E-Mail gleich an ihren Beginn.
  • Halte die Mitteilung kurz. Je weniger der Empfänger lesen muss, desto mehr Zeit bleibt ihm zur Beantwortung deiner Anfrage.
  • Mache es deutlich, wenn deine Anfrage eilig oder zeitkritisch ist. Damit verbesserst du die Chancen, dass sich der Empfänger aus dem Wust seines Postfachs gleich mit deinem Anliegen beschäftigt.

Zusammenfassend kann man sagen, dass das Ziel beim Schreiben von E-Mails umfassende Klarheit sein muss: Klarheit über den Empfänger, über das Ziel der Anfrage, über ihren Inhalt und ihre Dringlichkeit. Dann weiß der Empfänger sofort, was von ihm erwartet wird und er hat die Möglichkeit, effektiv zu reagieren.

more

Wie E-Mails professionell aussehen

on Dezember 7th, 2007 by Jochen

Neben der Höflichkeit, beim Schreiben einer E-Mail auf Rechtschreibung und Grammatik zu achten, kann man noch auf einige Kleinigkeiten achten, damit die Nachricht einen professionellen Eindruck erweckt.

In Setup Your Email to Look Professional gibt Mark Shead dazu einige gute Tipps:

  1. Lasse deinen Namen statt deiner Adresse anzeigen. Wenn du eine E-Mail verschickst, sollte sie deinen Namen als Absender anzeigen, nicht (nur) deine E-Mail-Adresse. Dazu muss er im Mailprogramm eingetragen und ggf. noch eine Option aktiviert werden.

  2. Gib deinen vollen Namen an. Manche Leute benutzen gern allein ihren Vornamen, aber wenn jemand deine Mails in einem vollen Postfach sucht, könnte die Erkenntnis, welcher “Tom” das wohl ist, schwer werden.

  3. Verwende keinen Spitznamen. Herauszufinden zu müssen, wer hinter einem Pseudonym steckt, nervt. Es mag aus Gründen der Privatsphäre sinnvoll erscheinen, den realen Namen zu verstecken, aber dann nimmt der Empfänger die Nachricht eventuell nicht ernst oder wertet sie im schlimmsten Fall als Spam.

  4. Vermeide komplizierte Formatierungen. Aus den Möglichkeiten, die das eigene Mailprogramm bietet, um Mitteilungen hübsch zu gestalten, sollte man nicht schließen, dass sie beim Empfänger in gleicher Form angezeigt werden. Das Ergebnis kann im schlimmsten Fall ein unverständliches Durcheinander sein.

  5. Wähle einen professionellen Kontonamen. Vielleicht war “hanfmeister@web.de” seinerzeit eine gute Idee und deine Freunde verstehen den versteckten Humor. Jemand, der dich noch nicht kennt, wird jedoch nicht die gleichen Schlüsse ziehen.

  6. Verwende deine eigene Domain. Wer eine Website mit einer eigenen Domain betreibt, sollte letztere auch für E-Mail verwenden. Ich verstehe es nicht, wenn Firmen zwar mit einer eigenen Web-Domain werben, dann aber eine T-Online-Adresse für E-Mail angeben. Schließlich sind beides Internet-Dienste und eine gemeinsame Domain hilft beim Merken der Kontaktdaten.

  7. Nutze Textbausteine. Wer immer wieder die gleichen Texte in E-Mails schreibt (zum Beispiel Grußformeln oder Antworten auf häufig gestellte Fragen), sollte sich durch eine Textbaustein-Software helfen lassen. Unter Mac OS X gibt es dafür RapidoWrite oder MailTemplate.

  8. Halte Signaturen kurz. Zwei bis vier Zeilen sind genug. Niemand hat Interesse an deiner Lebensgeschichte, immer und immer wieder. Wer sich für Details interessiert, wird dem Link folgen, der sicherlich in der Signatur enthalten ist. Und bitte verzichte vor allem auf diese unsinnigen Rechtshinweise (“Wenn Sie diese Mail unberechtigt erhielten, vergessen Sie bitte sofort alles, was sie gerade an Peinlichkeiten gelesen haben.”)

Als Bonus füge ich noch hinzu:

  1. Formuliere einen aussagekräftigen Betreff. Der Betreff stellt beim Empfänger bereits vor dem Lesen der E-Mail mentale Weichen. Deshalb ist ein nichts sagender oder gar leerer Betreff eine verpasste Chance für eine effektive Antwort.

more

Wie man E-Mail effektiv einsetzt

on Dezember 6th, 2007 by Jochen

Wenn Firmen ihre Rettung darin suchen, einen E-Mail-freien Tag einzuführen, liegt das daran, dass durch die gedankenlose Verwendung elektronischer Post viel Zeit und Energie verschwendet wird.

Lifehack.org stellt deshalb die Frage “Erhöht das Internet wirklich deine Produktivität?” Aus diesem Artikel habe ich folgende Denkanstöße abgeleitet:

  • Frage dich jedesmal: “Ist die Nachrichtig wirklich notwendig?”
  • Fasse dich kurz. 5 Sätze oder weniger ist ein guter Standard.
  • Schau nicht zwanghaft nach neuen E-Mails. Zwei oder drei Mal am Tag sollte reichen.
  • Check deine E-Mail vor allem nicht, weil du gerade nichts besseres zu tun hast.
  • Wenn du dein Postfach sichtest, tu es gründlich: entscheide für jede Mail, ob du sie gleich löschst oder sie in einen geeigneten Ordner verschiebst.
  • Vermeide um jeden Preis, dich auf Auseinandersetzungen einzulassen. Die Unpersönlichkeit bei E-Mails führt oft dazu, dass sich Dispute verschlimmern. Besser ist es, zu warten, abzukühlen und das persönliche Gespräch zu suchen.
  • Wenn du mehrere E-Mail-Adressen hast, leite sie in ein zentrales Postfach zusammen. Es ist allerdings empfehlenswert, persönliche und geschäftliche Mailkonten zu trennen.

Wenn sich jeder ein paar grundsätzliche Gedanken macht, bevor er oder sie neue Mitteilungen verschickt, bleibt E-Mail ein effektives Kommunikationsmittel und wir können uns den “E-Mail-freien Tag” sparen.

more
« Ältere Einträge

Login