Auf salon.com habe ich eine gute Beschreibung von 10 Situationen gefunden, in denen E-Mail einfach keine gute Kommunikationsform ist.
Für die meisten dieser Situationen ist der direkte sprachliche Kontakt weitaus effizienter. Es ist daher sinnvoll, zumindest das Telefon in die Hand zu nehmen. In bestimmten Fällen bleibt sogar nur das Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Bevor du das Fenster “neue E-Mail” aufmachst, solltest du dich also fragen, ob ein Anruf, eine kurzer Besuch oder eine Besprechung nicht die Methode ist, die effizienter zum Ziel führt.
Wo ist dann dann E-Mail überhaupt sinnvoll? Übrig bleiben einfache, eindeutige und direkte Anfragen an eine oder wenige Personen. Als Messlatte für die Komplexität kann gelten, dass das Schreiben der Antwort in weniger als einer Minute möglich ist.
moreMit diesem Beitrag starte ich eine Serie über den produktiven Einsatz von E-Mail. In dieser Woche werde ich täglich einen neuen Post rund um das Thema “Produktive E-Mails” veröffentlichen.
Dieser erste Artikel lehnt sich an den Eintrag “10 simple tips for using email” auf Lifehack.org an.
Eine Trennung zwischen Beruf und den sozialen Aktivitäten ist sinnvoll. Mit dem Feierabend sollte der Arbeitstag auch wirklich zu Ende sein. Mir ist es aber schon passiert, dass mir eine Firmen-E-Mail, die mir beim Lesen meiner privaten Post ins Auge gefallen ist, den ganzen Abend versaut hat. Mit getrennten Mailkonten kannst du am Abend deine privaten E-Mails lesen, ohne dir Gedanken oder gar Sorgen über berufliche Belange machen zu müssen.
Wenn es um eine wirklich wichtige Angelenheit geht, ist E-Mail oft genug nicht das beste Medium. Noch weniger sogar, wenn du dich über jemanden geärgert hast. In solchen Fällen ist das persönliche Gespräch an Effektivität nicht zu überbieten.
Wenn es eine Lektion gibt, die wir aus Jahren der schriftlichen Internet-Kommunikation lernen können, ist es diese: Es rächt sich, beim Schreiben einer Mail die Zurückhaltung zu verlieren. E-Mail macht Fehlverhalten einfacher, weil sie unpersönlich ist. So entstehen Situationen, die schnell eskalieren. Deshalb ist es wichtig, das eigene Verhalten zu kontrollieren.
Viele ignorieren den Betreff einer E-Mail, wenn er ständig dem Schema “Re: Irgendeine irrelevante Info” entspricht. Im schlimmsten Fall wird die Nachricht als Spam interpretiert und gelöscht. Ein guter Betreff hingegen erhöht die Chance, dass die E-Mail auch wirklich gelesen wird.
Dass es sich um eine E-Mail handelt, bedeutet nicht, dass wir wie Erstklässler schreiben oder SMS-Kurzsprache verwenden müssen. Solche Mails strahlen Faulheit und fehlende Sorgfalt aus. Wenn du keine Zeit für eine saubere Antwort hast, heb sie dir für später auf. Halte E-Mails kurz, aber ignoriere nicht einfach die Grundlagen von Rechtschreibung und Grammatik.
E-Mails dürfen ruhig kurz und prägnant sein. Wenn eine doch mal länger sein muss, teile sie in Abschnitte auf, die gut zu lesen sind. Grundsätzlich sollte eine E-Mail aber nicht aus mehr als fünf oder sechs Sätzen bestehen. Das macht es sowohl dem Schreiber als auch der Leserin einfach, den Kerngedanken zu erfassen.
(An dieser Stelle wandte meine Freundin ein, dass diese Längenbeschränkung natürlich nicht für den freundschaftlichen Austausch in Form “elektronischer Briefe” gilt.)
Wenn dir jemand wichtige Dokumente, Dateien oder Nachrichten schickt, stelle sicher, dass du zumindest mit einer kurzen Bestätigung antwortest. Damit vermeidest du Unsicherheit beim Absender, ob alles angekommen ist.
Bei immer wiederkehrenden Antworten bereitest du am besten Textbausteine vor, die du als Datei auf Platte oder im Entwürfe-Ordner deines Postfachs bereitlegen kannst. Vor dem Absenden solltest du den Text noch personalisieren, zum Beispiel durch Einfügen des Namens des Empfängers.
Auf diese Art bitte ich z.B. Kollegen, dass sie Aufträge an mein Team nicht per Massenmail, sondern über das Ticketsystem einreichen mögen.
Es gibt Software (z.B. RapidoWrite für den Mac), die das Einfügen vorgefertigter Textbausteine sehr komfortabel macht.
E-Mails an große Empfängerkreise tragen immer die Gefahr mit sich, Leute mit uninteressanten Antworten zu belästigen oder sich gar vor der ganzen Gruppe zu blamieren. Je kürzer die Empfängerliste, desto besser. Neue Mitarbeiter sollten auf diesen Stolperstein aufmerksam gemacht werden.
Mit einer gehaltvollen, aber nicht zu langen Signatur sehen E-Mails professionell aus und ersparen es dem Absender, ständig die gleichen Informationen eintippen zu müssen. Der Signatur kann der Empfänger alternative Kontaktmöglichkeiten und zusätzliche Informationen über den Absender entnehmen.
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