In der IT gibt es das “Continuity Management” — die Planung von Abläufen zur Behandlung ungeplanter Störungen. Der Gedanke dahinter ist: Je weniger Improvisation nötig ist, um einem Notfall zu begegnen, desto schneller bekommt man ihn in den Griff und desto weniger Folgeschäden sind zu befürchten.
Die IT mag der erste Ort sein, wo man solche klar definierten Prozesse sucht (und immer noch zu selten findet). Aber was spricht dagegen, ein Incident Management auch für andere Bereiche des beruflichen und privaten Lebens einzurichten? Überall können unerwartet U-Boote auftauchen, und dann herumzurennen wie ein geköpftes Huhn wird die Situation garantiert nicht verbessern. Hier einige Beispiele für solche U-Boote:
Wenn solche Ereignisse nicht in Stress ausarten sollen, ist Vorbereitung notwendig. Wir brauchen einen Plan B. Wir brauchen sogar viele B-Pläne. So, wie wir uns in der Schule Zeit nehmen mussten, um einen Feueralarm zu üben, brauchen wir jetzt etwas Zeit, um Abläufe und Informationen zu dokumentieren, die uns in Notsituationen helfen.
Hier einige Denkanstöße:
Am besten stellst du dir bei jeder Sache, die wichtig ist, die Frage: “Was kann schiefgehen?” Von der so entstehenden Liste ausgehend kannst du dir dann mögliche Reaktionen überlegen. So negativ zu denken mag unangenehm sein. Ich zum Beispiel bin Optimist durch und durch; ich denke nicht gern an Katastrophen. Aber noch weniger will ich gestresst sein. Einen Plan B zu haben hilft schon im Vorfeld, ruhiger mit einer wichtigen Sache zu hantieren — ganz zu schweigen von dem Zeitpunkt, in dem das Zeug den Ventilator trifft.
moreWenn man in Büros nach Zeitfressern fragt, kommt sehr schnell das Thema “Besprechungen” zutage. Auch ich brauche nicht lange nachzudenken, bis mir Termine der letzten Wochen einfallen, die reine Zeitverschwendung waren. Klar, ohne Besprechungen wird eine Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Ziel nicht funktionieren. Aber wenn sie schlecht vorbereitet und gehalten werden, gehen schnell ganze Personentage flöten. Und das Schlimmste ist, dass sich manche Kollegen dann nicht einmal einer Schuld bewusst sind. Sie beraumen kurzerhand ein “Folgemeeting” an.
Mike Monteiro hat sich ein außergewöhnliches Gegenmittel einfallen lassen: Wenn Zeit nicht mehr wertgeschätzt wird, dann muss ihr wieder ein Wert verliehen werden. Er fertigte zu diesem Zweck “Meeting Tokens” an — kleine Holzmünzen, die jeweils eine Viertelstunde Besprechungszeit wert sind.
Ich glaube nicht, dass sich jeder darauf einließe, wenn ich diese “Währung meiner Zeit” einführen würde. Spätestens bei ranghöheren Kollegen wird die Idee auf wenig Gegenliebe stoßen. Und dass in jedem Beutel auch noch eine Sondermünze, der “Red Merlin” (benannt nach Produktivitätsguru Merlin Mann), enthalten sein soll, mit dem man eine Besprechung sofort abbrechen kann, trägt wohl auch nicht dazu bei, dieser Limitierung der Ressource Zeit mehr Sozialverträglichkeit zu geben.
Aber ich finde, die Tokens machen den Wert, den Zeit nicht nur für den Einzelnen, sondern auch für das Unternehmen hat, wieder sichtbar und greifbar. Deshalb gefällt mir die Idee grundsätzlich sehr.
Was tut ihr, damit ihr eure Zeit nicht in Besprechungen verschwendet?
(via 43folders.com)
moreTaskPaper ist in seiner reduzierten Schlichtheit geradezu genial.
Das sagt jedenfalls Ralf auf Twitter. Grund genug, sich die Organisationssoftware genauer anzuschauen.
TaskPaper ist im Grunde nicht mehr als eine grafische Oberfläche zur Pflege von Aufgabenlisten. Die Software ist für den Mac und speichert alle Informationen in einer simplen Textdatei. In meinem GTD-Vortrag habe ich ja betont, dass wir unsere Zeit und Energie nicht auf die Verwaltung, sondern auf die Erfüllung unserer Aufgaben verwenden sollten. Genau in diese Kerbe schlägt TaskPaper durch sein einfaches Konzept:
Wem also iGTD zu überzüchtet erscheint (ich persönlich mag die Funktionsvielfalt und Integration der Software), könnte mit TaskPaper glücklicher werden.
Übrigens: Wer schon selbst auf die Idee gekommen ist, seine Aufgaben einfach in einer Textdatei auf dem Mac zu pflegen und dazu den Editor Textmate benutzt, kann das mit dem Tasks bundle auch komfortabler gestalten.
moreUnter diesem Titel habe ich heute einen Vortrag beim BlogCamp Switzerland in Zürich gehalten. Dabei ging ich darauf ein, wie ich das “Getting Things Done”-Konzept auf das Bloggen anwende.
Peter Hogenkamp hat eine Kurzfassung des Vortrags live gebloggt. Ich möchte an dieser Stelle betonen, dass ich WoW nur aufgrund seiner Publikumswirksamkeit als mein “soziales Leben” bezeichnet habe. 
Die Folien zu meinem Vortrag “Getting Blogs Done” können Sie hier herunterladen.
moreIch bin in den letzten Monaten so oft nach dem “Getting Things Done”-Konzept gefragt worden, dass ich schließlich einen Vortrag darüber verfasst und inzwischen auch schon mehrfach gehalten habe. Heute habe ich ihn nun als Video zum Online-Anschauen produziert:
Link: sevenload.com
Der Vortrag wird Grundlage eines Online-Workshops sein, den ich demnächst auf Freistil-Consulting anbieten werde.
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