Dawn Foster gesteht auf WebWorker Daily ihr “Dirty Little Task Management Secret“: Das Vergeben von Prioritäten an ihre Aufgaben klappte hinten und vorne nicht. Das war die Aufteilung ihrer Aufgaben zum Zeitpunkt ihrer Erkenntnis: 95% “sehr hoch”, 4% “hoch”, 1% “normal” Priorität und keine einzige Aufgabe in den Kategorien “niedrig” und “sehr niedrig”.
Ihr Schema zur Vergabe von Prioritäten sah so aus:
Dawn geriet damit schnell in das Problem, dass sie ständig Aufgaben mit “sehr hoher” Priorität auf den nächsten Tag verschieben musste, weil für sie einfach nicht genug Zeit zur Verfügung stand.
Um aus diesem Trott auszubrechen, stellte sie ein neues Schema auf:
Mit dieser Aufteilung hofft sie, eine gesündere Aufteilung ihrer Aufgaben zu erzielen und besser mit deren Erledigung voran zu kommen. Ich bin optimistisch, dass ihr das gelingt.
Das offizielle “Getting Things Done”-Konzept kennt keine Prioritäten, um so dynamisch wie möglich zu bleiben. Dennoch muss man bei der Entscheidung, welche Aufgaben als nächste dran sind, irgendeine Art der Differenzierung anwenden. Dawns Schema, die unwichtigen von den wichtigen Aufgaben und die wichtigen von den dringenden zu unterscheiden, ist eine Möglichkeit, diese Entscheidung zu treffen.
Ganz ähnlich gehe auch ich vor, wenn ich morgens meine MIT-Liste der “Most Important Tasks” aufstelle. Ich benutze OmniFocus und setze bei jeder Aufgabe, der ich mich heute auf jeden Fall widmen muss, die Flaggen-Markierung. Den Überblick über meine MIT gibt mir ein entsprechend konfigurierter Filter.
Vergibst du Prioritäten an deine Aufgaben? Schreib einen Kommentar, nach welchem Schema du dabei vorgehst!
moreDass die Einteilung von Aufgaben in “Hohe Priorität”, “Mittlere Priorität” und “Niedrige Priorität” nicht besonders effektiv ist, ist inzwischen eine weit verbreitete Erkenntnis. Das Getting-Things-Done-Konzept verzichtet sogar mit der Begründung, dass alle ernstzunehmenden Aufgaben gleich wichtig seien, bewusst auf jegliche Priorisierung. In Introducing A New Way Of Prioritizing, warnt der Autor jedoch davor, dass dieses Schwarz-Weiß-Denken zum Burnout führen kann, weil es dazu verleitet, ständig etwas zu tun. Er empfiehlt, Aufgaben nach folgendem Schema zu priorisieren:
Dabei ist zu beachten, dass eine Kategorie die anderen nicht ausschließt. Schließlich kann man eine Aufgabe erledigen wollen, auch wenn sie gleichzeitig auf einer Verpflichtung beruht. Die höhere Priorität hat allerdings immer das meiste Gewicht.
Dem Eindruck, dass dies nichts anderes als die klassische A-B-C-Einteilung ist, hält der Autor entgegen, dass die Bezeichnungen viel klarer sind und die Notwendigkeit der Aktion betonen. Außerdem stellen sie sinnvolle Stufen einer Eskalation dar: ist eine Rechnung hereingekommen, wird man sie in der Regel zuerst bezahlen wollen. Lässt man sie für einige Tage liegen, sollte man sie langsam bezahlen, um eine Mahnung zu vermeiden. Ist diese aber ebenfalls hereingeflattert, muss die Rechnung bezahlt werden, wenn man auf Inkasso oder ein Mahnverfahren keine Lust hat.
Das zweite Beispiel “Urlaub” spricht mir gerade aus der Seele: steigt die Arbeitslast, will man mal ein paar Tage frei nehmen. Spätestens, wenn sich negative Auswirkungen bemerkbar machen, sollte man wirklich einen Urlaubsantrag stellen. Wird dennoch der gesunde Bereich der Belastung überschritten, muss eine Pause sein.
In diesem Sinne: ein schönes Wochenende!
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