Zwischenprüfung

on May 31st, 2009 by Jochen

Manche Verhaltensweisen, die wir gelegentlich an den Tag legen, grenzen ans Krankhafte. Zum Beispiel ertappe ich mich gelegentlich dabei, mich in einer Schleife zu verlieren: E-Postfach-Prüfen, Newsfeeds-Lesen, Twitter überfliegen, Website anschauen, E-Postfach-prüfen… Als würde ich auf irgendwas warten, ohne genau zu wissen, auf was. Im englischen Sprachraum bezeichnet man solches Verhalten als OCD — “obsessive compulsive disorder”.

Manchmal reicht es, sich gelegentlich eine kleine Frage zu stellen, um aus dieser Todesschleife der Produktivität auszubrechen:

Angenommen, ich würde jemanden bezahlen, das zu tun, was ich gerade tue: hätte ich das Gefühl, dass das Geld gut angelegt ist?

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Links der Woche (weekly)

on May 24th, 2009 by Jochen


Posted from Diigo. The rest of my favorite links are here.

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Die 10 besten Tipps für E-Mail-Produktivität

on May 5th, 2009 by Jochen

Im Artikel “Top 10 Email Productivity Boosters” listet das Lifehacker-Blog wichtige Tipps auf, die den Umgang mit E-Mail effizient machen:

  1. Markiere/Priorisiere Nachrichten, die allein an dich gerichtet sind

Insbesondere im beruflichen Umfeld erhält man viele E-Mails, weil man zu einem Verteiler gehört oder im “CC”-Feld (“Carbon Copy”, eigentlich also die altertümliche Durchschlagskopie per Schreibmaschine) eingetragen wurde. Für einen Empfänger unter vielen haben solche Mails meist keine große Wichtigkeit. Ich lasse solche E-Mails in einen eigenen Ordner namens “Notme” wegsortieren. Alternativ kann man natürlich E-Mails, bei denen man (vielleicht sogar als einziger) im “To”-Feld steht, besonders hervorheben lassen.

  1. Definiere wichtige Filter

E-Mails, die von Newslettern, Mailinglisten und anderen weniger wichtigen Quellen stammen, kann man per Filterfunktion automatisch wegsortieren lassen. Damit verbleiben im Eingangskorb weitestgehend nur noch die wirklich relevanten Nachrichten.

  1. Lerne fortgeschrittene Suchfunktionen

Viele E-Mail-Programme (z.B. Apple Mail) und Web-Maildienste (allen voran Google Mail) haben leistungsfähige Suchfunktionen. Hat man erst einmal die Gewissheit erlangt, E-Mails bei Bedarf schnell wiederfinden zu können, verwendet man die Archiv-Funktion gern und häufig, was den Eingangskorb von antiken Mitteilungen säubert.

  1. Bearbeite E-Mails in Blöcken

Das alte Übel der Unterbrechungen: ein Eingangsanzeiger, der die Ankunft jeder einzelnen E-Mail optisch oder gar akustisch signalisiert, verleitet dazu, sich ständig neu mit dem Posteingang zu beschäftigen. Weitaus effizienter ist es, zu wenigen, definierten Zeiten einen ganzen Rutsch an Mitteilungen zu bearbeiten.

  1. Lass dir Dateien per E-Mail schicken

Diesen Tipp halte ich für ein Gimmick: Natürlich kann man ein E-Mail-Programm trainieren, auf den Eingang einer E-Mail bestimmten Inhalts mit dem Versand einer Datei zu antworten. Zu diesem Zweck eignen sich aber spezialisierte Dienste wie Dropbox deutlich besser.

  1. Gruppiere und organisiere deine Kontakte

Ein leicht zu verstehender und umzusetzender Hinweis: gut organisierte Kontakte erleichtern es, ganze Gruppen von Empfängern zu erreichen.

  1. Verwalte deine E-Mails nach einem bewährten System

Ob das dann drei oder dreißig Ordner sind, ist Geschmackssache. Wichtig ist, dass man sich diszipliniert an das selbst gegebene System hält. Sonst bleibt man nur auf einem Haufen “Zu bearbeiten”-Ordnern sitzen.

  1. Lass dich an Anhänge erinnern

Jedem ist es schon passiert: “Anbei das Dokument als Datei” im Text, “Senden” gedrückt und dann: “Mist, das Anhängen vergessen!”. Inzwischen bieten manche Programme und Web-Maildienste eine Funktion, die Stichworte wie “Attachment” oder “Anhang” erkennen und vor dem Senden prüfen, dass auch Dateien angefügt wurden.

  1. Konsolidiere mehrere Adressen in ein Postfach

Die Verwendung mehrerer Postfächer zum Zweck vielfältiger Absenderadressen ist oft vermeidbarer Aufwand. Ich lasse alle eingehenden E-Mails unabhängig von der Empfängeradresse (von denen ich im Laufe der Zeit viele angesammelt habe) an mein zentrales Google-Mail-Postfach weiterleiten und kann dort wiederum für meine E-Mails die jeweils zu verwendende Absenderadresse auswählen.

  1. Automatisiere viel verwendete Textbausteine

Mit Hilfsprogrammen wie TextExpander kann man sich viel Tipparbeit für ständig wiederkehrende Phrasen ersparen. So kann ich zum Beispiel mit eingängigen Kürzeln verschiedene Grußformeln einfügen (MFG: “Mit freundlichem Gruß”, LGR: “Liebe Grüße”, HGR: “Herzliche Grüße”, usw.). Auch größere Textbausteine wie die Vorlage für meinen täglichen Statusbericht kann ich mit wenigen Tastendrücken abrufen. Textexpander rechnet sogar mit, wie viel Zeit mir das erspart.

Was sind eure Tipps für den effizienten Umgang mit elektronischer Post? Schreibt sie in die Kommentare!

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Warum Spätaufsteher produktiver sind

on May 4th, 2009 by Jochen

Im direkten Gegensatz zum früheren Eintrag Warum Frühaufsteher produktiver sind steht eine neue Studie: “Es sind die Spätaufsteher, die den Vorteil haben und die frühen Vögel in der Leistung überrunden”, erklärt Philippe Peigneux, Professor für Klinische Neuropsychologie an der Freien Universität Brüssel. Zusammen mit Co-Autorin Christina Schmidt hat Peigneux seine überraschenden Erkenntnisse kürzlich im Magazin “Science” veröffentlicht.

Mittels Magnetresonanz-Tomographie wurden 30 Probanden untersucht, die entweder extreme Frühaufsteher oder extreme Langschläfer sind. Die einen standen zwischen 5 und 6 Uhr morgens auf, die anderen gegen Mittag. In dem Bereich des Gehirns, das für die Aufmerksamkeitsspanne zuständig ist, beobachteten die Forscher nach ca. 10 Stunden bei den Frühaufstehern gegenüber der anderen Gruppe einen deutlichen Leistungsabfall.

Dass sie erst spät am Abend ihr Leistungshoch erreichen, ist ein Problem für die Langschläfer. Denn darauf ist das gesellschaftliche Leben nicht ausgerichtet. Wer bis in die Nacht arbeitet und dann am Morgen wieder zur Arbeit oder zur Schule geht, läuft Gefahr, einen faulen oder unmotivierten Eindruck zu hinterlassen — dabei ist er oder sie schlichtweg unausgeschlafen. Die Erkenntnis der Forscher: Lässt man diese Menschen nach ihrem Rhytmus leben, übertreffen sie die Morgen-Fraktion.

Welcher Gruppe man angehört, kann genetisch bedingt sein: Jeweils 15 Prozent der Bevölkerung gehören zu einem Ende des Spektrums, der Rest wird allerdings “neutral” geboren.

Frage an die Leser: Frühaufsteher oder Nachtarbeiter? Outet euch in den Kommentaren!

(via Globe and Mail)

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Das Manifest des Kults des Fertig

on May 2nd, 2009 by Jochen

Im “The Cult of Done Manifesto” verfasste Bre Pettis ein leidenschaftliches Plädoyer für das Erledigen von Aufgaben. Übersetzt lautet das Manifest so:

  1. Es gibt drei Zustände des Seins: Nichtwissen, Handlung und Vollendung.
  2. Akzeptiere, dass alles ein Entwurf ist. Das hilft, es fertig zu machen.
  3. Es gibt keine Überarbeitungsphase.
  4. So zu tun, als wüsstest du, was du tust, ist fast das gleiche wie zu wissen, was du tust; also nimm an, dass du weißt, was du tust, selbst wenn das nicht der Fall ist, und bring es zu Ende.
  5. Verbanne Prokrastination. Wenn du für die Erledigung einer Idee mehr als eine Woche brauchst, lass sie sein.
  6. Das Ziel, etwas zu erledigen, ist nicht, fertig zu sein, sondern andere Dinge zu erledigen.
  7. Wenn du fertig bist, kannst du es wegwerfen.
  8. Lache über Perfektion. Sie ist langweilig und hindert dich am fertig werden.
  9. Die Leute ohne dreckige Hände haben Unrecht. Etwas zu tun gibt dir Recht.
  10. Versagen gilt als Erledigen. Also mach Fehler.
  11. Zerstörung ist eine Art des Erledigens.
  12. Wenn du eine Idee hast und im Internet veröffentlichst, zählt das als ein Geist des Fertig.
  13. Fertig ist der Motor von mehr.

Joshua Rothaas hat aus dem englischen Original ein nettes Poster gestaltet:

Cult of Done Manifesto

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