Aufschieberitis ist für viele ein Problem, denn sie hindert einen nicht nur daran, die eigenen Aufgaben erledigt zu bekommen, sondern sie wirkt auch nach über den Frust und die Schuldgefühle, die sie verursacht.
Folgerichtig ist der Artikel “11 Causes and Cures for Procrastination” unter “Stressmanagement” abgelegt. Wer den Hang zur Prokrastination nicht einfach als Charaktereigenschaft abhaken will, findet hier die folgenden Hinweise auf mögliche Ursachen und Lösungsansätze:
Fehlt noch ein nützlicher Tipp? Liebe Leser, wie haltet ihr die Aufschieberitis im Zaum?
moreZeitmanagement für Studenten: Carpe Diem
Heutzutage ist nicht nur die arbeitende Bevölkerung im Dauerstress, nein, es erwischt jetzt auch die Studenten. Sie müssen sich an der Universität komplett selbst organisieren. Nicht ganz einfach.
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In der IT gibt es das “Continuity Management” — die Planung von Abläufen zur Behandlung ungeplanter Störungen. Der Gedanke dahinter ist: Je weniger Improvisation nötig ist, um einem Notfall zu begegnen, desto schneller bekommt man ihn in den Griff und desto weniger Folgeschäden sind zu befürchten.
Die IT mag der erste Ort sein, wo man solche klar definierten Prozesse sucht (und immer noch zu selten findet). Aber was spricht dagegen, ein Incident Management auch für andere Bereiche des beruflichen und privaten Lebens einzurichten? Überall können unerwartet U-Boote auftauchen, und dann herumzurennen wie ein geköpftes Huhn wird die Situation garantiert nicht verbessern. Hier einige Beispiele für solche U-Boote:
Wenn solche Ereignisse nicht in Stress ausarten sollen, ist Vorbereitung notwendig. Wir brauchen einen Plan B. Wir brauchen sogar viele B-Pläne. So, wie wir uns in der Schule Zeit nehmen mussten, um einen Feueralarm zu üben, brauchen wir jetzt etwas Zeit, um Abläufe und Informationen zu dokumentieren, die uns in Notsituationen helfen.
Hier einige Denkanstöße:
Am besten stellst du dir bei jeder Sache, die wichtig ist, die Frage: “Was kann schiefgehen?” Von der so entstehenden Liste ausgehend kannst du dir dann mögliche Reaktionen überlegen. So negativ zu denken mag unangenehm sein. Ich zum Beispiel bin Optimist durch und durch; ich denke nicht gern an Katastrophen. Aber noch weniger will ich gestresst sein. Einen Plan B zu haben hilft schon im Vorfeld, ruhiger mit einer wichtigen Sache zu hantieren — ganz zu schweigen von dem Zeitpunkt, in dem das Zeug den Ventilator trifft.
moreManchmal wird der Druck einfach zu groß. Verpflichtungen und Termine nehmen überhand, das Telefon klingelt am laufenden Band, Brände flammen an verschiedenen Ecken gleichzeitig auf und wir sind mittendrin. Das geht jedem von uns mal so — für manche ist das sogar Alltag.
Wie bekommt man das Leben dann wieder in den Griff, wie schafft man es, die Schlagzahl wieder auf ein gesundes Maß zu senken? Einfach ist das in vielen Situationen nicht, das weiß ich aus eigener Erfahrung, aber ich möchte ein paar Tipps dazu geben. Angeregt dazu hat mich ein Artikel von Leo Babauta, und wenn Thomas sich mehr zu seinen Artikeln wünscht, kann ich das nicht einfach ignorieren. 
Hier also einige Taktiken gegen Stress durch Überlastung:
1. Innehalten. Egal, wie schlimm die Strömung ist — mit Panik wird es dir jedenfalls nicht gelingen, wieder in ruhigeres Fahrwasser zu kommen. Oder, um es mit einem anderen Bild zu sagen: Wenn es dir im Karussell schlecht wird, hilft nur Aussteigen. Also: Stop. Tief durchatmen. Ein paar Schritte durchs Stockwerk gehen, oder raus an die frische Luft. Nein, die Arbeit wird dadurch nicht weniger. Aber wenn du erst mal ein bisschen Distanz gewonnen hast, kannst du anschließend wieder in den Nahkampf gehen, jetzt jedoch gezielt.
2. Aufräumen und ordnen. Vor einiger Zeit saß ich verzweifelt vor dem Rechner, weil nichts voran ging. Bis mir klar wurde, dass mich die schiere Menge überlastete. Zu viele Tabs offen im Firefox, zu viel Zeug über den Schreibtisch verstreut, zu viele Themen im Kopf. Ich hab also die Tastatur weg geschoben und aufgeräumt. Im Browser hab ich alle gerade nicht benötigten Tabs geschlossen, die URLs der wichtigen vermerkte ich vorher als Aufgabe. Post, Geschirr und anderes Zeug verfrachtete ich dorthin, wo sie besser aufgehoben waren: Eingangskorb, Spüle und Mülleimer. Und was mir sonst noch im Kopf herumging, ließ ich ebenfalls in mein GTD-System abfließen. Dann ging ich mit einer frischen Tasse Tee wieder an die Arbeit — und plötzlich klappte es.
3. Auswählen. Als Orga-Freak schwebt man noch mehr in der Gefahr als andere, sich zu viel vorzunehmen. Als ob der Druck, den andere auf einen ausüben, nicht schon genug sei, dreht man die Schraube selbst noch weiter an. Wie idiotisch! Die einzig richtige Antwort auf “Oh Gott, das alles schaff ich doch niemals!” ist manchmal: “Stimmt! Und — auf was davon willst du dich statt dessen konzentrieren?” Und diese ein, zwei, maximal drei Sachen kommen auf eine sichtbare Liste und werden der Reihe nach angepackt. “Was ist das Wesentliche?” ist für mich eine unglaublich wichtige Frage geworden.
4. Vertagen und delegieren. Was ist aber nun mit dem Rest? Wir können ihn nicht einfach verdrängen — jedenfalls nicht ohne Konsequenzen. Hier bleibt einem nichts anderes übrig, als mit allen, mit denen man Verpflichtungen eingegangen ist, neu zu verhandeln. Das ist nicht immer einfach, aber ich habe auch schon oft genug auf die Bitte um etwas mehr Zeit die erleichternde Antwort erhalten: “Du, kein Problem. Ich brauch das erst nächste Woche.” Dann wird für die Erledigung eine feste Zeit eingeplant und der Zeiger steht wieder im grünen Bereich. Wichtig ist nur, an dieser Stelle nicht gleich wieder den Fehler zu begehen, sich für einen Tag zu viel vorzunehmen.
Ein Weg, Zusagen trotz Überlastung einzuhalten, ist Delegation. Ergibt es sich, dass ein Kollege tatsächlich Zeit hat, die Aufgabe zu übernehmen, muss ich lediglich noch die Zeit und das Vertrauen investieren, sie ihm ordentlich zu übergeben. Wer aber nicht mal fragt, hat seine überquellende To-Do-Liste verdient.
5. Ablehnen. Es gibt ein Konzept, das ist noch kürzer zu schreiben und noch effektiver als GTD: “NO.” Wenn jemand meine Unterstützung braucht, erwartet er oder sie auch Qualität. Die kann ich aber einfach nicht liefern, solange noch die anderen Aufgaben meine volle Aufmerksamkeit benötigen. Der Auftraggeber muss sich also entweder jemand anderen suchen oder warten. Sollte die neue Aufgabe (ausnahmsweise) so wichtig sein, dass sie nicht warten kann, muss halt eine andere hinten anstehen. In dem Fall ersetze ich das “Nein” durch “Gut, welche deiner anderen drei Sachen lasse ich dafür liegen?”
6. Sammeln. Oft ist es ein Haufen Kleinzeug, der uns die Zeit stiehlt, die wir für das Wesentliche bräuchten. Es hilft, sich für Dinge wie das Beantworten von E-Mail, Papierkram und Telefonanrufe einen zusammenhängenden Zeitraum im Kalender zu reservieren. Dann kann man oft im Minutentakt Aufgaben aus der Liste streichen (ich liebe dieses Gefühl), die einen sonst immer wieder zwischendurch gepiesackt hätten.
moreSchon der englische Begriff “work-life balance” ist bezeichnend: auf der einen Seite steht die Arbeit, auf der anderen Seite das “Leben” — als gehöre die Arbeit nicht zum Leben dazu. Eine ganzheitliche Sicht ist das sicher nicht. Ich bin der Meinung, dass die Arbeit genauso zum Leben gehört wie die Freizeit, die man allein oder mit anderen Menschen verbringt. Die Frage nach dem Anteil, den die Arbeit am gesamten Leben hat, ist allerdings berechtigt und auch wichtig. Zu ihrer Beantwortung ist in Bloggerkreisen kaum jemand berufener als Zen-Organisator Leo Babauta. In “10 Ways for a Web Worker to Achieve Work-Life Balance” gibt er uns folgende Hinweise, um das Ausufern der Arbeit zu vermeiden:
Nicht andauernd online bleiben: Das Büro durch mobile Geräte wie Blackberrys mit in die Freizeit zu nehmen nimmt dem “Feierabend” seinen Sinn und Nutzen. Und nicht nur die Freizeit wird besser, wenn Sie sich mal vom Internet trennen, sondern auch manche Arbeit.
Arbeit beschränken: Niemand kann rund um die Uhr arbeiten. Klare Arbeitszeiten helfen dabei, sich auf das zu konzentrieren, was gerade angesagt ist.
Dem Leben Priorität einräumen: Welche Dinge mögen Sie noch außer dem Arbeiten? Reservieren und nehmen Sie sich Zeit für sie, sonst haben geplante Arbeitszeiten nur halb so viel Sinn.
Kleine Aufgaben zusammenfassen: Wenn Sie eine ganze Reihe kleiner Aufgaben in einem Rutsch erledigen, ersparen Sie sich den jedes Mal neu nötigen Anlauf.
Tagesziele definieren: Machen Sie sich klar, welche ihrer vielen Aufgaben Sie heute erledigen wollen und können. So vermeiden Sie die Enttäuschung darüber, dass bis zum Ende des Arbeitstages einfach nicht alles erledigt werden kann.
Besprechungen und Kommunikation einschränken: Die Zeit, die Sie damit verbringen, fehlt Ihnen beim Bearbeiten Ihrer anderen Aufgaben.
Schwere Dinge zuerst erledigen: Beginnen Sie mit vollen Batterien, um die harten Brocken anzupacken und heben Sie sich die netten Sachen für den Schluss auf.
Entschleunigen: Weder die Arbeit noch die Zeit außerhalb sollten Sie im stressigen Express-Modus verbringen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Dinge gut zu erledigen und ihre angenehmen Seiten zu entdecken.
Zeit in Blöcke einteilen: Planen Sie angemessene Zeiträume für die verschiedenen Dinge ein, die Ihnen wichtig sind — in der Arbeit und in der Freizeit.
Standhaft sein: Lassen Sie sich nicht gleich von Ihren Plänen abbringen und haben Sie den Mut, auch mal “Nein” zu sagen.
Diese Hinweise mögen trivial und selbstverständlich erscheinen. Aber wenn ich mein Arbeitsleben kritisch betrachte, tut es gut, sie mir ins Gedächtnis zurückzurufen. Vielleicht geht es ihnen ja ähnlich? Schreiben Sie Ihre Erfahrungen als Kommentar auf diesen Artikel!
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