“ALPEN” steht hier nicht für das Gebirge, sondern für fünf wichtige Schritte, die es im Laufe der Zeit erleichtern, genug Zeit für die eigenen Aufgaben einzuplanen und den Tagesablauf effizient zu organisieren:
Macht man sich diese fünf Schritte zur Gewohnheit, verfeinert man im Laufe der Zeit die Fähigkeit, Aufwände realistisch zu schätzen und den Tag so zu organisieren, dass Aufgaben sauber erledigt werden können.
Die ALPEN-Methode stellt auch eine sinnvolle Ergänzung des GTD-Prinzips dar: GTD hilft bekanntlich, Projekte in atomare Aufgaben herunterzubrechen und diese der Reihe nach abzuarbeiten. Die dabei auftretende Frage, wann welche Aufgabe am effizientesten bearbeitet werden kann, wird mit ALPEN einfacher zu beantworten.
Im Detail wird die ALPEN-Methode in der Wikipedia besprochen.
(Via Bewerberblog)
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Im vergangenen Jahr hielt ich auf dem Blogcamp Switzerland einen Vortrag mit dem Thema “Getting Blogs Done”, in dem ich erklärte, wie ich die GTD-Methoden beim Bloggen einsetze. Schon damals konnte ich auf die Publikumsfrage, wie viele Einträge ich damit denn raushauen könnte, keine beeindruckenden Zahlen nennen. Und wenn ich mir das Datum des vorigen Blogeintrags anschaue, sieht es um meine Blog-Produktivität noch düsterer aus.
Allerdings wäre der Kommentar “Und, Jochen — was bringt dir dein Getting Things Done? Ich seh nix.” etwa so treffend, als würde ich meiner sportbesessenen Nachbarin entgegenhalten: “Ich kann nicht erkennen, was dir deine teuren Laufschuhe bringen — offenbar kommt kein einziger Kilometer dabei raus.” Mit drei gerissenen Bändern läuft man halt etwa so viel wie man bloggt, wenn keine Zeit dafür da ist.
Letzteres ist bei mir aktuell der Fall und ein Grund, warum ich mit dem Begriff “Zeitmanagement” meine Schwierigkeiten habe. Denn dass man Zeit nicht managen kann, habe ich gerade in den letzten Wochen wieder schmerzlich erfahren müssen. Die Zeit tickt vorbei, und kein Verfahren dieser Welt kann sie aufhalten oder nach Wunsch formen. Das einzige, was man tun kann, ist, die Zeit, die einem bleibt, effektiv auf den Gebieten einzusetzen, die wichtig sind. Bei mir sind das zuerst meine Freundin und mein Job. Beruflich baue ich derzeit eine neue IT-Abteilung auf und zuhause eine Familie. Beides ist Neuland für mich und vielfach fehlen mir noch die eingespielten Methoden, um wirklich effektiv zu handeln. Deshalb fordern viele Probleme noch mehr Zeit als unbedingt nötig und fressen so die Reserven auf, die sonst fürs Bloggen übrig blieben.
Wofür ich hingegen schon bewährte Werkzeuge habe, ist für die simple Abarbeitung von Aufgaben. Hätte ich in den vergangenen Wochen nicht auf das zurückgreifen können, was ich in den letzten Jahren über Selbstadministration gelernt habe, wäre ich in der Flut meiner Aufgaben hoffnungslos untergegangen. Gut, manche Dinge schaffte und schaffe ich nicht zum gewünschten Termin, und andere blieben ganz auf der Strecke. Aber das liegt daran, dass auch für GTD-Anwender der Tag nur 24 Stunden hat. In den meisten Fällen überwiegt bei mir dennoch das gute Gefühl, die wichtigen Dinge erledigt oder sie zumindest festgehalten zu haben, um ihnen die nötige Aufmerksamkeit zu sichern.
Bin ich mit meinen Selbstadministrations-Methoden doppelt so produktiv wie meine Kollegen und Freunde? Wahrscheinlich nicht. Aber oft bin ich nur halb so gestresst — weil ich weiß, dass die Themen, in die ich meine knappe Zeit investiere, die richtigen sind.
Ich hoffe, dass auch dieses Blog bald wieder regelmäßig zu ihnen gehört.
moreWenn mir ein längerer Zeitraum zur Erledigung kleinerer Aufgaben zur Verfügung steht, arbeite ich gern nach der 20-10-5-Methode: 20 Minuten konzentrierte Arbeit, 10 Minuten Information (RSS-Feeds) und Kommunikation (E-Mail) und 5 Minuten AFK (Away From Keyboard). Danach gehts wieder von vorn los. So schrumpft die Aufgabenliste schneller als meine Motivation.
Als Zeitnehmer eignen sich dabei Eieruhren, Weckprogramme oder die Kalender-Software. Einen Tipp für Leute, die Hintergrundmusik nicht beim Arbeiten stört, fand ich im “The Clutter Diet Blog”: Time Yourself with Your iPod!. Der iPod hat einen eingebauten Schlaftimer, der ihn nach einer voreingestellten Zeit abschaltet. Nun lässt sich dieser auch als Arbeitstimer verwenden: wenn die Musik aufhört, darf man auch die Arbeit für kurze Zeit hinlegen1.
Die rüde Unterbrechung durch den Schlaftimer empfinde ich sogar als hilfreich, denn ich ertappe mich oft dabei, dass ich die Software-Eieruhr einfach wegklicke und weitermache; besonders fatal ist das in der 10-Minuten-Phase. Deshalb bestimmt jetzt der iPod meine Arbeitsphasen.
Heute will ich mal wieder eine nützliche Anwendung empfehlen, die man dank WWW von überall aus benutzen kann: MindMeister.
MindMeister ermöglicht die Erstellung von Mind Maps im Web. Dabei werden die Mind Maps auf den Servern des Anbieters gespeichert und stehen dem Bearbeiter daher jederzeit zur Verfügung, ja sogar weiteren Personen, die zur Ansicht oder gar Bearbeitung berechtigt wurden.
Mind Maps gehen von einem zentralen Stichwort oder Gedanken aus und verzweigen sich dann immer mehr in Details und Teilaspekte1.
Ganz ehrlich: MindMeister begeistert mich. Bisher erstellte ich Mind Maps lokal auf meinem Rechner in der kostenlosen Anwendung Freemind. Trotz der Tatsache, dass MindMeister im Webbrowser abläuft, steht der Komfort der Bedienung Freemind in keiner Weise nach — sie ist sogar verblüffend ähnlich.
Den Umstieg auf MindMeister erleichtert die Importfunktion für Dateien der Applikationen Freemind und MindManager. Auch der umgekehrte Weg ist per Export möglich.
Nun mag eine Webanwendung so nutzerfreundlich sein wie sie will — ohne Internetverbindung ist sie tot. Das gilt aber nicht für MindMeister! Dank Google Gears verfügt sie über einen Offline-Modus, in dem sie zwar im Browser, aber ohne Internetverbindung abläuft. Schaltet man später wieder auf “online”, werden alle lokal gespeicherten Änderungen mit dem MindMeister-System synchronisiert.
MindMeister gibt es als kostenloses, aber auf sechs Maps beschränktes Angebot sowie als kostenpflichtige Premium-Version ohne Beschränkung, dafür aber mit verschlüsseltem SSL-Zugriff. Um sich einen Eindruck zu schaffen, darf man die Premium-Möglichkeiten für einen Monat kostenlos testen.
Ich arbeite intensiv mit Mindmaps, weil sie mir die schrittweise Verfeinerung meiner Ideen, Beobachtungen und Konzepte erleichtern. Dass ich sie auf MindMeister.com von überall aus bearbeiten und sogar mit anderen teilen kann, macht die 38,50 € im Jahr für das Premium-Angebot zu einem sehr interessanten Angebot.
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